Request For Proposals for The Selection of a Local Communication Consultancy Firm or Agency in Tunisia

New clarification added: Bonjour,Dans le cadre de la préparation de notre offre financière pour la consultation RFP/2026/63971 – Selection of a local communication consultancy firm or agency in Tunisia, nous souhaiterions obtenir quelques clarifications concernant les quantités de jours préremplies dans le fichier Excel de la Form B et le niveau d’implication attendu des différents membres de l’équipe.1) Pour le Team Leader, le fichier prévoit 10 jours pour l’« overall coordination, reporting and quality control » sur l’ensemble des 28 mois de la mission. Pourriez-vous nous confirmer si cette quantité est fixe ou si les soumissionnaires peuvent proposer un nombre de jours différent en fonction de leur méthodologie et de l’organisation de l’équipe ?2) Nous souhaiterions également clarifier plus précisément l’étendue du rôle du Team Leader. Est-il attendu qu’il/elle assure la coordination et la supervision de l’ensemble des trois composantes ainsi que la revue, le contrôle qualité et la validation interne des livrables produits par l’Event Manager/Coordinator, le Video Producer/Content Creator, le Graphic Designer et les éventuels prestataires, avant leur soumission à EOF ? Ou bien ces membres de l’équipe travailleront-ils directement avec EOF pour leurs livrables respectifs, le Team Leader intervenant principalement comme point focal général pour la coordination et le reporting ?3) Par exemple, concernant le Video Producer / Content Creator, le fichier semble prévoir un jour par vidéo. Or, la réalisation d’une vidéo implique généralement plusieurs étapes, notamment la préparation, le tournage (qui peut à lui seul nécessiter une journée), le montage, l’étalonnage, le traitement du son, le sous-titrage ainsi que l’intégration des retours et corrections jusqu’à validation finale. Pourriez-vous confirmer si le nombre de jours indiqué est fixe ou si le soumissionnaire peut proposer un nombre de jours adapté au processus de production nécessaire pour chaque vidéo ?Plus généralement, pourriez-vous nous confirmer si les quantités de jours préremplies pour les différentes ressources humaines dans la Form B sont indicatives et peuvent être ajustées par le soumissionnaire, ou si elles doivent être conservées telles quelles et seuls les taux journaliers doivent être renseignés ?Ces précisions nous permettront de dimensionner de manière réaliste l’implication du Team Leader et des différents membres de l’équipe et d’estimer correctement le nombre de jours nécessaire pour chaque profil, tout en assurant la cohérence entre notre proposition technique et notre offre financière.Nous vous remercions par avance pour vos clarifications.UNOPS ResponseMerci pour votre question. Le nombre de jours (1) préremplis dans le Formulaire B, y compris pour le Team Leader, sont des valeurs par défaut mises uniquement pour tester le fichier Excel. Il ne s'agit pas d'une proposition ou d'une indication — ces valeurs doivent être entièrement modifiées et ajustées par les soumissionnaires selon leur propre méthodologie.Concernant le rôle du Team Leader : le Team Leader est le point focal auprès d'EOF. C'est avec lui que nous faisons le point sur l'ensemble de la mission et que nous remontons les éventuels problèmes — il doit avoir une vue transverse sur les trois composantes. Cela dit, rien n'empêche EOF de travailler directement avec un membre de l'équipe si besoin (par exemple le graphiste) : le Team Leader fait les présentations/introductions nécessaires, mais n'a pas besoin d'être systématiquement présent à chaque échange avec le graphiste.Thank you for your question. The number of days (1) pre-filled in Form B, including for the Team Leader, are default values that were only entered to test the Excel file. They do not constitute a proposal or an indication — these values must be fully modified and adjusted by bidders according to their own methodology. Please note yellow cells are to be completed by the Offeror. Regarding the Team Leader's role: the Team Leader is the focal point for EOF. That said, there is no issue with EOF working directly with each team member when needed — it depends on how the bidder prefers to organize and structure their team.Regarding the Team Leader's role: the Team Leader is the focal point for EOF. It is with the Team Leader that we review the mission as a whole and that any issues are flagged — they must have cross-cutting oversight of all three components. That said, there is no issue with EOF working directly with a team member if needed (for example, the graphic designer): the Team Leader makes the necessary introductions, but does not need to be systematically present at every exchange with the graphic designer.

New clarification added: Dear Sir/Madam,As part of the preparation of our proposal for RFP/2026/63971, we would appreciate the following clarifications.Factsheets : Section II (Schedule of Requirements) indicates delivery of the factsheets in 2028, whereas Section III (Returnable Bidding Forms) indicates Q2 2027. Could you please confirm the applicable delivery timeline? Contract duration and end date : The tender documents refer to different timelines, including 1 December 2028 and 31 December 2028, as well as a duration of 27 or 28 months. Could you please confirm the applicable contractual duration and end date?Other events : The TOR also mention one additional contingency workshop and three miscellaneous events linked to key programme milestones. However, these events do not appear as separate deliverables in the relevant tables, which mainly list the Steering Committee meetings, Working Group workshops and capacity-strengthening sessions. Further to your response of 24 August regarding the line items to be included in Form B, could you please confirm whether these four events are included in the scope to be priced and clarify how they should be budgeted?Section IV – Contract Forms : The available file refers to RFP/2026/62590, which differs from the current procurement reference RFP/2026/63971. Could you please confirm whether this document is applicable to the present RFP or whether an updated version will be provided?Thank you in advance for these clarifications. We remain at your disposal.UNOPS responseFactsheets :La date applicable est le T1 2028 (Q1 2028). La mention « Q2 2027 » figurant dans la Section III (Formulaire B) est une erreurUNOPS Response: The applicable delivery timeline is Q1 2028. The reference to "Q2 2027" in Section III (Form B) is an error, An amendment has been sent to give more clarification. Please refer to the document 2. Rev 1* - Section II: Schedule of Requirements for further clarification and the new Form B document Annex I of Form B: Financial Proposal form - excel, for the financial requirements input.Contract duration and end dateLe contrat débute à la date de signature (septembre 2026 a priori) et se termine le 31 décembre 2028, soit une durée d'environ 28 moisThe contract begins on the date of signature (expected September 2026) and ends on 31 December 2028, i.e., a duration of approximately 28 months. An amendment has been sent to give more clarification. Please refer to the document 2. Rev 1* - Section II: Schedule of Requirements for further clarification and the new Form B document Annex I of Form B: Financial Proposal form - excel, for the financial requirements input.Other events :Ces événements (atelier de contingence et les trois événements ponctuels mentionnés en introduction du TDR) ne font pas partie du périmètre actuel de l'appel d'offres et n'ont donc pas à être chiffrés dans le Formulaire B. Seuls les éléments figurant dans le tableau « Deliverables & Timeline » constituent le périmètre à prendre en compte pour la tarification. S'ils devaient se matérialiser en cours d'exécution, ils feraient l'objet d'une demande ultérieure spécifique d'EOF.The other events details have been removed as These events (the contingency workshop and the three miscellaneous events mentioned in the TOR's introduction) are not part of the current scope of this RFP and therefore do not need to be priced in Form B. Only the items listed in the "Deliverables & Timeline" table define the scope to be considered for pricing. Should they materialize during implementation, they would be the subject of a separate, specific request from EOF at that time. An amendment has been sent to give more clarification. Please refer to the document 2. Rev 1* - Section II: Schedule of Requirements for further clarification and the new Form B document Annex I of Form B: Financial Proposal form - excel, for the financial requirements input.

New clarification added: Bonjour, Les honoraires pour l'expert international sont plafonés à 1500 USD est ce que ces honoraires comprennent les frais relatifs à sont déplacement à Tunis: billet d'avion transfert hôtel, nuitée à l'hôtel repas, per diem? Si ce n'est pas le cas, comment budgetiser la dépense globale relative à son déplacement  n'ayant pas d'information sur le pays de provenance de l'expert  ( billet d'avion, billet de train, nuitée en transite ) nous avons bien noté que pour les nuitées sur le sol tunisien, le nombe a été limité à 1 ou 2 jours de nuitées. Merci UNOPS responseMerci pour votre question. Précision importante : le plafond de 1 500 USD ne correspond pas aux honoraires de l'expert, mais uniquement à la prise en charge de son déplacement (billet d'avion, transfert, hébergement et restauration à Tunis). Ce forfait de 1 500 USD doit couvrir l'ensemble de ces frais logistiques ; il peut également être remplacé, en tout ou partie, par un per diem forfaitaire. Les honoraires de l'expert, si existent, sont pris en charge directement par EOF, et non par l'agence de communication.Thank you for your question. Important clarification: the USD 1,500 cap does not correspond to the expert's fees, but solely to the coverage of their travel (flight, transfer, accommodation, and meals in Tunis). This flat rate of USD 1,500 must cover all of these logistical costs; it may also be replaced, in whole or in part, by a flat per diem. The expert's fees, if any, are covered directly by EOF, not by the communication agency.An amendment has been sent to give more clarification. Please refer to the document 2. Rev 1* - Section II: Schedule of Requirements for further clarification and the new Form B document Annex I of Form B: Financial Proposal form - excel, for the financial requirements input.

New amendment added #1: Amendment 1* - REQUEST FOR PROPOSALS FOR THE SELECTION OF A LOCAL COMMUNICATION CONSULTANCY FIRM OR AGENCYBelow amendments have been made in the schedule of requirements and highlighted in blue in the document.Section II: Schedule of RequirementsDurationChanged to: Approximately 28 months from (date of signature a priori September 2026) to – December 2028)Consultation Details - 1st ParagraphChanged to: 31st December 2028The project: FBR@WORKRemoval of paragraph: Other events. One additional workshop is budgeted as a contingency — for instance to support market engagement activities to initiate preparation of a potential Phase 2. Three miscellaneous events are also foreseen for significant program milestones — such as the signing of a formal convention between ANETI and the implementing partners — which will require event coordination and light communications support.Expected Outcomes -> Component 2 — Capacity Building 2.1 Capacity-Strengthening Sessions — 3 sessionsAddition: Option A — International expert, in-person: No English-French translation/interpretation is required under this option.2.2 Study Visits and Conferences — 2 eventsAddition: Nothing specific is expected in terms of the financial proposal; simply plan for a flat rate of USD 3,500 per event, all costs included (transport, accommodation, registration fees if applicable, coordination). For example: a conference on RBF in Switzerland, covering the travel of one member of the project team, or two if the budget allows. In the technical proposal, however, the service provider is invited to demonstrate prior experience in managing this type of institutional travel/participation (logistical organization, coordination with participants, etc.).Component 3 — Communication Materials -> 3.1 Animated video — 1 video added: (around 3 minutes)3.2 Testimonial videos — 5 videosRemoved: (location TBC per video, across Grand Tunis, Sousse, Kairouan, Béja, Gabès, or other relevant regions)Addition: Timing: Provisional schedule of 1 video in 2026, 2 videos in 2027, and 2 videos in 2028, in line with the 5 semi-annual COPIL meetings (generally held in May and December) — filming to be scheduled by April and November at the latest.Location: The exact city/region will be confirmed by EOF ahead of each production, depending on beneficiary placement results and the relevance of the success stories to be highlighted (some beneficiaries/companies do not wish to be filmed or to communicate, others do). Filming will take place where the program's actions are implemented (for indicative purposes, our implementing partners currently operate notably in Grand Tunis, Sousse, Kairouan, Béja, Gabès and Jendouba, though this may evolve), not necessarily in city centers, but rather where the companies or training centers that hosted the youth are located — for example, industrial zones such as Mnihla or Manouba/Ben Arous for Grand Tunis, hotel/tourist zones in Sousse or Monastir, or the El Ertieh Industrial Zone in Jendouba.Number: Plan for an average of 5 testimonials per video (1 to 2 beneficiaries, a member of the partner company — HR or supervisor, for example —, a member of the implementing partner, and possibly a local partner such as an employment office).After the table: Timeline, Deliverables, Payment ScheduleA lump-sum price should be specified per unit for each deliverable line, corresponding to the TOR's deliverables table (per COPIL session, per Working Group workshop, per standard Capacity-Strengthening package, per Option A, per Option B, per Study Visit/Conference, per video, per factsheet, per policy paper, and for the final program publication) — with the cost breakdown per item provided for each unit on an indicative basis, in addition to the total lump-sum price, which is the contractually binding figure.Clarification on workshops and capacity training sessions :We ask that you detail the different cost items (coffee breaks, venue rental, AV, catering, etc.) within the lump-sum price for each type of event. This breakdown is provided for information/indicative purposes only, to allow EOF/UNOPS to assess the consistency of your proposal.However, only the overall lump-sum price per event is contractually binding: it is this amount that will be used in the financial evaluation and that will commit you for the full duration of the contract. Since this lump sum must cover events spread over nearly two years, we encourage you to build an inflation/cost variation provision into your pricing over the period, so as to protect your margin without needing to revise the lump sum during implementation.The choice of venue/hotel is to be proposed by the agency, subject to EOF/UNOPS's approval on a case-by-case basis — in terms of expectations, a good, well-located 3-star or a 4-star hotel would be entirely suitable.MethodologyRemoved: Timeline and resource management: 27-month Section III: Returnable Bidding FormsForm B: Financial Proposal FormA new form in excel format titled Annex I of Form B: Financial Proposal form - excel has been included to make it easier for bidders to provide a breakdown of the costs required. The summary table in the excel form has remained unchanged. Submission deadline extensionSubmission deadline extended to 10th September 10.00am Tunisia time to allow the above amendments to be considered by the bidders.

New clarification added: Bonjour, 1/Je vous prie de bien vouloir confirmer que pour l'option A International Expert In person vous n'avez pas besoin de traduction anglais francais 2/Pour les tournages des vidéos de temoignage avez vous un planning par ville / Région et par année le TDR prévoit 1 en 2026, 2 en 2027 et 2 en 2028, cela permet d'avoir un prévisionel par année. combien de personne va temoinger par vidéo ? 3/ Quelle est la durée de la vidéo animée ? 4/ Quelles sont les attentes par rapport à la budgetisation des 2 study visits or confernce attendance n'ayant aucune information sur le lieu le nombre de participation la date ... UNOPS response Merci pour vos questions. Veuillez trouver ci-dessous nos réponses.1/ Option A (expert international en présentiel) : Confirmé, aucune prestation de traduction/interprétation anglais-français n'est requise dans le cadre de cette option.2/ Tournage des vidéos de témoignage :/ Timing : Calendrier prévisionnel de 1 vidéo en 2026, 2 vidéos en 2027 et 2 vidéos en 2028, en cohérence avec les 5 réunions COPIL semestrielles (généralement en mai et décembre) — tournage à prévoir en avril et novembre au plus tard./ Lieu : La ville/région exacte sera confirmée par EOF en amont de chaque production, en fonction des résultats de placement des bénéficiaires et de la pertinence des réussites à mettre en avant (certains bénéficiaires/entreprises ne souhaitent pas être filmés ou communiquer, d'autres si). Les tournages auront lieu là où les actions sont mises en œuvre (à titre indicatif nos partenaires d'implémentation travaillent notamment sur Grand Tunis, Sousse, Kairouan, Béja, Gabès et Jendouba mais cela peut évoluer), non nécessairement en centre-ville, mais là où sont implantées les entreprises ou les centres de formation ayant accueilli les jeunes — à titre d'exemple des zones industrielles type Mnihla ou Manouba/Ben Arous pour le Grand Tunis, des zones hôtelières/touristiques à Sousse ou Monastir, ou la Zone Industrielle El Ertieh à Jendouba./ Nombre : Prévoir en moyenne 5 témoignages par vidéo (1 à 2 bénéficiaires, un membre de l'entreprise partenaire — RH ou superviseur par exemple —, un membre du partenaire de mise en œuvre, et éventuellement un partenaire local type bureau de l'emploi). 3/ Durée de la vidéo animée : La durée cible de la vidéo est autour de 3 minutes.4/ Budgétisation des 2 study visits / participations à des conférences : Rien de particulier n'est attendu en termes d'offre financière ; prévoir simplement un forfait de 3 500 USD par événement, tous frais compris (transport, hébergement, frais d'inscription le cas échéant, coordination). À titre d'exemple : une conférence sur le RBF/OBF en Suisse, avec la prise en charge du déplacement d'un membre de l'équipe projet, voire deux si l'enveloppe le permet. Sur l'offre technique en revanche, le prestataire est invité à démontrer une expérience préalable dans la gestion de ce type de déplacement/participation institutionnelle (organisation logistique, coordination avec les participants, etc.).---Thank you for your questions. Please find our responses below in English1/ Option A (in-person international expert): Confirmed, no English-French translation/interpretation is required under this option.2/ Filming of testimonial videos:- Timing: Provisional schedule of 1 video in 2026, 2 videos in 2027, and 2 videos in 2028, in line with the 5 semi-annual COPIL meetings (generally held in May and December) — filming to be scheduled by April and November at the latest.- Location: The exact city/region will be confirmed by EOF ahead of each production, depending on beneficiary placement results and the relevance of the success stories to be highlighted (some beneficiaries/companies do not wish to be filmed or to communicate, others do). Filming will take place where the program's actions are implemented (for indicative purposes, our implementing partners currently operate notably in Grand Tunis, Sousse, Kairouan, Béja, Gabès and Jendouba, though this may evolve), not necessarily in city centers, but rather where the companies or training centers that hosted the youth are located — for example, industrial zones such as Mnihla or Manouba/Ben Arous for Grand Tunis, hotel/tourist zones in Sousse or Monastir, or the El Ertieh Industrial Zone in Jendouba.- Number: Plan for an average of 5 testimonials per video (1 to 2 beneficiaries, a member of the partner company — HR or supervisor, for example —, a member of the implementing partner, and possibly a local partner such as an employment office).3/ Duration of the animated video: The target duration of the video is around 3 minutes.4/ Budgeting of the 2 study visits / conference attendance: Nothing specific is expected in terms of the financial proposal; simply plan for a flat rate of USD 3,500 per event, all costs included (transport, accommodation, registration fees if applicable, coordination). For example: a conference on RBF/OBF in Switzerland, covering the travel of one member of the project team, or two if the budget allows. On the technical proposal, however, the service provider is invited to demonstrate prior experience in managing this type of institutional travel/participation (logistical organization, coordination with participants, etc.).

New clarification added: Bonjour,J’aurais besoin de quelques précisions concernant la soumission de l’offre financière.Concernant la budgétisation des coûts liés à l’organisation des événements, devons-nous détailler les différents postes de coûts, notamment les pauses-café, la location de salles, etc. ?Si tel est le cas, ces montants seront-ils donnés à titre indicatif, ou l’agence devra-t-elle s’y conformer lors de la mise en œuvre des événements ? Cette précision est importante, compte tenu de la difficulté d’estimer précisément certains coûts deux ans à l’avance.Dans le cas où ces coûts ne doivent pas être détaillés, pourriez-vous nous préciser quelles sont les rubriques à prendre en compte dans la colonne « Price » du Form B ?Par ailleurs, pourriez-vous également nous préciser la catégorie d’hôtel à prévoir : 4 étoiles ou 5 étoiles ?UNOPS ResponseFrançaisDécomposition des coûts événementiels — Nous vous demandons de détailler les différents postes de coûts (pauses-café, location de salle, AV, restauration, etc.) au sein du prix forfaitaire de chaque type d'événement. Cette décomposition est fournie à titre indicatif et informatif, afin de permettre à EOF d'apprécier la cohérence de votre proposition.Le prix forfaitaire global par événement, en revanche, est bien contractuellement contraignant : c'est celui qui sera retenu lors de l'évaluation financière et qui vous engagera pour toute la durée du contrat. Dans la mesure où ce forfait doit couvrir des événements s'étalant sur près de 2 ans, nous vous invitons à intégrer dans votre prix une provision pour l'inflation et la variation des coûts sur la période, afin de sécuriser votre marge sans avoir à réviser le forfait en cours d'exécution.Rubriques à faire apparaître — Un prix forfaitaire par ligne de livrable, correspondant au tableau des livrables du TOR (par session COPIL, par atelier Working Group, par package standard Capacity-Strengthening, par option A, par option B, par étude/conférence, par vidéo, par factsheet, par policy paper, pour la publication finale), avec pour chaque ligne la décomposition par poste de coût, à titre indicatif, en plus du prix forfaitaire total qui, lui, est contractuellement engageant.Catégorie d'hôtel — Le TOR précise une catégorie d'hôtel pour l'expert international (Option A) : 4 étoiles à Tunis. Pour les autres événements (COPIL, Working Group Workshops, sessions Capacity-Strengthening), le choix du lieu/hôtel reste à proposer par l'agence, sous réserve de validation par EOF au cas par cas — en termes d'attente, un bon 3 étoiles bien situé ou un 4 étoiles peuvent tout à fait convenir.Restons à disposition pour toute précision complémentaire.Bien cordialement,EnglishBreakdown of event costs — We ask that you detail the different cost items (coffee breaks, venue rental, AV, catering, etc.) within the lump-sum price for each type of event. This breakdown is provided for information/indicative purposes only, to allow EOF to assess the consistency of your proposal.The overall lump-sum price per event, however, is contractually binding: it is this amount that will be used in the financial evaluation and that will commit you for the full duration of the contract. Since this lump sum must cover events spread over nearly two years, we encourage you to build an inflation/cost variation provision into your pricing over the period, so as to protect your margin without needing to revise the lump sum during implementation.Line items to be included — A lump-sum price per deliverable line, corresponding to the TOR's deliverables table (per COPIL session, per Working Group workshop, per standard Capacity-Strengthening package, per Option A, per Option B, per Study Visit/Conference, per video, per factsheet, per policy paper, for the final program publication), with the cost breakdown per item included for each line, on an indicative basis, in addition to the total lump-sum price, which is contractually binding.Hotel category — The TOR specifies a hotel category for the international expert (Option A): 4-star in Tunis. For the other events (COPIL, Working Group Workshops, Capacity-Strengthening sessions), the choice of venue/hotel is to be proposed by the agency, subject to EOF's approval on a case-by-case basis — in terms of expectations, a good, well-located 3-star or a 4-star hotel would be entirely suitable.We remain available for any further clarification.Best regards,