acuerdo de Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) para servicios de “Mantenimiento del Sistema HVAC de Aire Acondicionado del Edificio #102 (UNICEF).”
SOLICITUD DE PROPUESTA DE SERVICIOS (LRPS)
LRPS-2026-9205050
EL FONDO DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA INFANCIA, UNICEF (UNICEF)
Lo invita para enviar una propuesta para:
ACUERDO A LARGO PLAZO (LTA) PARA EL MANTENIMIENTO DE SISTEMA HVAC DE AIRE ACONDICIONADO DEL EDIFICIO #102 (UNICEF)
PARTE I - INFORMACION
PROPÓSITO
La presente licitación tiene como propósito contratar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema HVAC de aire acondicionado de las oficinas de UNICEF en Panamá, ubicadas en Ciudad del Saber, Edificio 102, Ciudad de Panamá, República de Panamá. El servicio busca mantener los equipos de aire acondicionado en óptimas condiciones de funcionamiento, limpieza e higiene, tanto en sus componentes internos como externos, utilizando productos adecuados y amigables con el medioambiente.
OBJETIVOS Y ÁMBITO DE TRABAJO
Objetivos
Garantizar el adecuado funcionamiento, mantenimiento y limpieza del sistema HVAC de aire acondicionado de las oficinas de UNICEF, asegurando la continuidad operativa de los equipos, la calidad del aire interior y el cumplimiento de las condiciones de higiene y seguridad requeridas.
Para alcanzar un mantenimiento y limpieza óptimos, se detallan como mínimo en estos Términos de Referencia las siguientes actividades:
Alcance general del trabajo
Limpieza de serpentines de UMAS (3)
• Limpieza de filtro tipo malla de agua helada.
• Limpieza de máquinas de aire fresco
• Verificación de señales de temperatura y humedad de equipo.
• Verificación de actuador de agua helada.
• Verificación y mantenimiento de CVV (cajas de volumen variable)
• Mantenimiento a VSD (variadores de frecuencia)
• Atención a llamadas telefónicas abiertas
• Mantenimiento de sistema de control DDC
Servicio y soporte del sistema de control del aire acondicionado, incluyendo el hardware y software correspondiente, sistema operativo y aplicaciones utilizadas para la operación del sistema HVAC.
• La aplicación utilizada para el control del sistema deberá mantenerse actualizada y no deberá presentar inconvenientes relacionados con parches, actualizaciones o compatibilidad.
• El proveedor deberá garantizar una alternativa para ajustar los aires acondicionados de forma manual o directa en caso de falla de la aplicación, incluyendo programación de horarios, encendido y/o apagado, y control de temperatura.
Mantenimiento y limpieza de unidades DX 4to piso.
• 2 visitas adicionales al mantenimiento por llamadas de emergencia
• Mantenimiento de unidades Split y Casetes
Proveer informes mensuales de las inspecciones.
• Detallar hallazgos que requieran atención
• Brindar recomendaciones para el buen funcionamiento del sistema
COMPETENCIAS CLAVE, FORMACIÓN TÉCNICA Y EXPERIENCIA REQUERIDAS
Experiencia requerida
El proveedor deberá cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:
• Contar con experiencia comprobada en mantenimiento, limpieza y soporte de sistemas HVAC de aire acondicionado.
• Tener experiencia brindando servicios similares al sector privado, organismos internacionales y/o agencias del Sistema de Naciones Unidas, preferiblemente.
• Contar con al menos dos años de experiencia en servicios de mantenimiento de sistemas de aire acondicionado.
• Presentar certificaciones de la empresa y del personal técnico asignado, con el fin de garantizar que cuentan con la formación y capacidad necesaria para realizar los trabajos requeridos.
• Presentar al menos dos cartas de referencia de clientes anteriores por trabajos similares.
• Presentar copia vigente del Aviso de Operación.
• Contar con personal técnico calificado para el mantenimiento de sistemas HVAC, unidades DX, unidades Split, Casetes, UMAS, controles, variadores de frecuencia y demás componentes indicados en el alcance del trabajo.
• Garantizar que el personal asignado utilizará los equipos de protección personal y cumplirá con las normas de seguridad aplicables durante la ejecución del servicio.
DURACIÓN
Este contrato de servicio de mantenimiento se llevará a cabo desde septiembre de 2026 hasta agosto 2027 con posibilidad de extensión por un periodo de 12 meses.
SUPERVISIÓN Y COORDINACIÓN
Este contrato de servicio estará bajo la supervisión de la Gerente de Operaciones y la Asociada de Administracion.
EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
Criterios técnicos
Subcriterios técnicos
Puntos máximos
Alcance del trabajo
Descripción de cómo se realizará el mantenimiento de las unidades de aire acondicionado del Edificio 102.
10
Objetivos del servicio. 2
Metodología de trabajo. 3
Resultados esperados y plazo de ejecución. 5
Equipos y productos
Detalle de los equipos, herramientas y productos que se utilizarán para la limpieza y mantenimiento de las unidades de aire acondicionado. Los productos deberán ser amigables con el ambiente.
10
Equipo propuesto
CV del equipo propuesto, incluyendo técnicos, ingenieros, supervisores u otro personal asignado. El personal deberá contar con experiencia comprobada en limpieza, mantenimiento y soporte de sistemas de aire acondicionado.
10
Documentación legal
Presentación del Aviso de Operación vigente.
5
Atención de emergencias
Inclusión de 24 horas anuales para atención de emergencias.
5
Referencias
Presentación de cartas de referencia de trabajos similares anteriores que demuestren la experiencia y capacidad de la empresa. 10
Experiencia de la empresa
Años de experiencia relevante en servicios similares.
10
Puntuación por años de experiencia
Años de experiencia relevante Puntaje
Más de 8 años de experiencia relevante / 10 puntos
De 6 a 8 años de experiencia relevante / 08 puntos
De 4 a 6 años de experiencia relevante / 06 puntos
De 2 a 4 años de experiencia relevante / 04 puntos
De 0 a 2 años de experiencia relevante / 02 puntos
Resumen técnico
Puntaje
Máximo total para los criterios técnicos
70 puntos
Puntuación mínima para conformidad técnica
49 puntos
Para la decisión final, UNICEF considerará tanto los aspectos técnicos como la propuesta financiera. El Equipo de Evaluación revisará en primer lugar la propuesta técnica. Posteriormente, se evaluará la propuesta financiera únicamente de aquellos proveedores que hayan obtenido al menos 49 puntos en la evaluación técnica.
La propuesta técnica tendrá una ponderación del 70% y la propuesta financiera una ponderación del 30%.
Las propuestas se evaluarán en función de los siguientes criterios:
PROPUESTA TÉCNICA
La propuesta técnica deberá abordar todos los aspectos y criterios expuestos en esta Solicitud de Propuesta. La propuesta técnica debe incluir una carta de presentación que describa el proceso de mantenimiento de las unidades de aire acondicionado del Edificio 102.
Asimismo, la propuesta técnica debe describir las actividades a realizar, horarios, número de personal asignado y supervisores que estarán a cargo del servicio. Adicionalmente, deberán incluir los equipos, herramientas y productos que se estarán utilizando para la limpieza y mantenimiento de las unidades de aire acondicionado. Todos los materiales y productos utilizados deberán ser amigables con el ambiente.
La propuesta deberá incluir todo lo relacionado con el servicio y soporte del sistema de aire acondicionado, incluyendo el hardware y software correspondiente, sistema operativo y aplicaciones utilizadas para la operación y control del sistema HVAC.
Es indispensable que la aplicación utilizada para el control del sistema se mantenga actualizada y no presente inconvenientes relacionados con parches, actualizaciones o compatibilidad.
El proveedor deberá garantizar una alternativa para ajustar los aires acondicionados de forma manual o directa en caso de falla de la aplicación, incluyendo programación de horarios, encendido y/o apagado, y control de temperatura.
La propuesta técnica tendrá un valor del 70%.
PROPUESTA FINANCIERA
La propuesta económica deberá desglosarse por cada componente del trabajo propuesto, incluyendo los costos unitarios y totales, el costo por cada mantenimiento, así como el costo de equipos, materiales y productos a utilizar, los cuales deberán ser proporcionados por la empresa como parte de los servicios.
La propuesta económica tendrá un valor del 30%.
Tenga en cuenta que la propuesta técnica y la propuesta financiera deben presentarse en documentos separados, es decir, en correos electrónicos separados, o la propuesta será invalidada.
UNICEF realizará las evaluaciones sin la presencia de los proveedores participantes. Luego del escrutinio y evaluación, se informará a la compañía seleccionada y se comunicará el resultado a las compañías que no hayan sido beneficiadas.
**Disposiciones de pago
La política de UNICEF consiste en efectuar los pagos contra la prestación satisfactoria de los servicios contractuales o tras el cumplimiento de los hitos específicos establecidos en el contrato.
UNICEF no realiza pagos por adelantado, salvo en situaciones excepcionales debidamente justificadas, en las que el contratista potencial, ya sea una empresa privada, ONG, entidad gubernamental u otra organización, indique en su oferta la existencia de circunstancias especiales que justifiquen dicho pago anticipado. En estos casos, UNICEF podrá requerir un aval bancario u otro tipo de garantía adecuada.
Toda solicitud de pago anticipado deberá estar debidamente justificada y documentada, y deberá presentarse junto con la oferta financiera. La justificación deberá explicar la necesidad del anticipo, desglosar el monto solicitado y proporcionar un cronograma para la utilización de dichos fondos.
Asimismo, el oferente deberá presentar información sobre su situación financiera, tales como estados financieros auditados al 31 de diciembre del año anterior, e incluir dicha documentación dentro de la oferta financiera.
UNICEF podrá solicitar información adicional al momento de finalizar las negociaciones contractuales con el licitador adjudicado.
COSTOS DE PRODUCTOS Y CONDICIONES DE PAGO
Pagos contra entrega de producto(s) y a satisfacción del supervisor de UNICEF en Panamá o la agencia contratante. Para recibir el pago será necesaria la entrega de factura original de acuerdo con la normativa vigente de Panamá o del país donde se emita el documento.
Los pagos se acreditarán en la cuenta del proveedor después de entregada la factura a UNICEF en Panamá u otras agencias del SNU, de acuerdo con los términos y condiciones generales de pago de estas.
El pago al proveedor de acuerdo con el contrato estará sujeto al desempeño cabal y completo de las actividades y productos esperados en virtud del contrato a entera satisfacción de UNICEF en Panamá.
RECEPCIÓN DE PROPUESTAS
El oferente será una persona jurídica y debe presentar una propuesta que contenga las evidencias de la experiencia y conocimientos técnicos para realizar la consultoría, así como una propuesta económica que incluya los costos por cada producto solicitado en el anexo A. Las propuestas deben ser presentadas en español. La propuesta técnica debe estar en archivo separado de la propuesta económica.
Las propuestas y documentación requerida deberán ser enviadas al correo electrónico: consultantpanama@unicef.org con referencia al número y nombre de la convocatoria a la cual está aplicando, antes de la fecha de cierre. Para cualquier consulta, contactar a través de ese mismo correo electrónico.
Condiciones de la Contratación
a. Los honorarios pactados deberán considerar cualquier gasto por desplazamientos a las zonas que se visiten, así como gastos de viaje durante la consultoría.
b. También deberán incluir cualquier gasto por talleres, grupos focales, logística, convocatoria, alimentación, materiales y uso o alquiler de equipo necesario.
c. No se reconocerán cargos adicionales por tasas impositivas u otros gravámenes, que se consideran incluidos en el precio ofrecido (todo incluido).
d. La contratación será mediante Contrato por Prestación de Servicios Profesionales.
Prevención a la explotación y abuso sexual PSEA
La empresa consultora deberá adoptar todas las medidas necesarias para evitar que su personal, incluidos empleados o contratados, cometan actos de abuso o explotación sexual. Se prohíbe cualquier actividad sexual con menores de 18 años y la oferta o solicitud de favores sexuales a cambio de dinero, bienes o servicios.
La empresa seleccionada y todas las personas que conformen el equipo consultor deberán completar obligatoriamente los cursos Medidas especiales de protección contra la explotación y abuso sexual del Sistema de las Naciones Unidas (ONU) y Ética e Integridad disponibles en la plataforma Ágora de UNICEF, durante la primera semana posterior a la firma de la LTA contrato, y proveer el certificado.
2. REQUERIMIENTO
2.1 El propósito de esta solicitud de propuesta de servicios (“RFPS”, en sus siglas en inglés) es invitar a presentar propuestas para contratar a una empresa que se encargue de Establecer un acuerdo de Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) para servicios de “Mantenimiento del Sistema HVAC de Aire Acondicionado del Edificio #102 (UNICEF).” en las condiciones que se detallan en los Términos de Referencia/Descripción del Trabajo, adjunto en el Anexo B
2.2 Este documento de Licitación RFPS será compuesto por lo siguiente:
· Este documento
· Los Términos y Condiciones Generales de Contratación (Servicios) del UNICEF, que figuran en el Anexo A
· Los Términos de Referencia/Descripción del Trabajo, adjunto en el Anexo B
· El template de registro de proveedor (MDM Vendor Template) como Anexo C
· Registro en linea en el UNGM - United Nations Global Market – link: https://www.ungm.org/Account/Registration
2.3 El presente Documento de Licitación RFPS es una invitación y no debe interpretarse como una oferta que pueda ser aceptada o interpretada con algunos derechos contractuales o legales. No conformará contrato, incluyendo un contrato de proceso u otro entendimiento o arreglo, entre el Proponente y UNICEF en relación con este Documento de Licitación RFPS y no habrá nada en este Documento de Licitación RFPS o en relación con el mismo que resulte en obligación alguna por parte de UNICEF, a menos que y hasta que se firme un contrato por UNICEF y la parte licitadora que resulte elegida.
PARTE II – PROCESO DE ENTREGA DE PROPUESTAS
1. Calendario de envío de propuestas
PROCESO CONTRACTUAL
El calendario de este proceso es como se indica a continuación:
· Fecha de publicación en sitio UNGM y por correo: 14.07.2026
· Fecha límite para periodo de preguntas y respuestas: 19.07.2026 antes de las 23.59 hora de Panamá pueden ser enviadas al correo consultantpanama@unicef.org
· Publicación de respuestas en UNGM: 20.07.2026
· Fecha de cierre / fecha límite para la presentación de la propuesta completa y final: 03.08.2026 antes de las 23:59 hora de Panamá.
· Fecha de apertura de propuesta: 04.08.2026
· Periodo de evaluación / revisión de las propuestas: 05.08.2026 al 14.08.2026 aproximadamente
· Aviso de adjudicación por correo y en UNGM: 17.08.2026 aproximadamente
· Periodo de preparación de contrato: del 18.08.2026 al 21.08.2026 aproximadamente
· Fecha estimada inicio de contrato: 01.09.2026 aproximadamente
1.1 Reconocimiento de entrega de Documento de Licitación. Los Proponentes están requeridos a informar al UNICEF tan pronto posible a través del correo electrónico consultantpanama@unicef.org notificando que han recibido este Documento de Licitación.
1.2 Preguntas de los proponentes. Los Proponentes tienen que informar a UNICEF a través del correo electrónico consultantpanama@unicef.org si tienen cualquiera pregunta relacionada con este Documento de Licitación de referencia LRPS-2026-9205050 Establecer un Acuerdo de Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) para el mantenimiento del sistema HVAC de aire acondicionado del edificio #102 (UNICEF)
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1.3 La fecha límite para recibir cualquier pregunta es 19 de julio de 2026 antes de las 23:59 Hora de PANAMÁ.
Los Proponentes deben presentar todas sus preguntas de la forma más clara y precisa posible.
Los Proponentes tienen que notificar inmediatamente a UNICEF por escrito si hay cualquier ambigüedad, error, omisión, discrepancia, inconsistencia u otro fallo en cualquier parte del Documento de Licitación, proporcionando completo detalle. Los Proponentes no se beneficiarán de tales ambigüedades, errores, omisiones, discrepancias, inconsistencias u otros fallos.
UNICEF recopilará las preguntas recibidas. UNICEF puede, a su discreción, copiar inmediatamente cualquier pregunta anónima y su respuesta a todos los postores invitados y/o publicarlos en el sitio web de UNICEF y/o responder a la pregunta en una conferencia. Después de la conferencia de licitación, un documento de preguntas y respuestas puede ser preparado y publicado en el sitio web de UNICEF.
1.4 Enmiendas al Documento de Licitación
En cualquier momento antes de la Fecha Límite de presentación, el UNICEF podrá, por cualquier razón, por iniciativa propia o en respuesta a una aclaración solicitada por un posible Proponente, modificar el Documento de Licitación. Si el documento de licitación estaba disponible públicamente en línea, las enmiendas también serán publicadas en línea. Además, todos los Proponentes potenciales que hayan recibido el Documento de Licitación directamente del UNICEF serán notificados por escrito de todas las enmiendas. A fin de ofrecer a los Proponentes un plazo razonable para tener en cuenta cualquier enmienda, UNICEF podrá, a su sola discreción, ampliar el plazo de presentación.
1.5 Fecha límite. El plazo para la presentación de ofertas es el siguiente:
Antes de las 23:59 Hora de Panama del día 03 de agosto de 2026. Exclusivamente a través del correo electrónico consultantpanama@unicef.org
Cualquier oferta recibida después de la fecha límite de presentación será rechazada.
Es sumamente importante que envíe su propuesta técnica y económica en correos separados. El título del correo debe comenzar con el número de referencia de esta RFP, es decir, LRPS-2026-9205050 más el nombre del servicio u oferta, ejemplo, Establecer un Acuerdo de Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) para el mantenimiento del sistema HVAC de aire acondicionado del edificio #102 (UNICEF) - Propuesta técnica y otro con el Propuesta económica. Si no se cumple esta condición, la propuesta será rechazada.
1.6 Apertura de las ofertas. Debido a la naturaleza de este RFPS, no habrá apertura pública de propuestas.