Concurso de Precios CP 10/2018 para Desarrollo del Programa F2F “Face to Face” en Montevideo
UNICEF es la organización de Naciones Unidas dedicada a la infancia y la adolescencia, y su misión es promover y asegurar el ejercicio permanente de los derechos de los niños, niñas y adolescentes para que se desarrollen plenamente.
La base de su trabajo es la Convención sobre los Derechos del Niño (CDN), un tratado internacional que establece los derechos de la infancia y la adolescencia y las responsabilidades que tienen el Estado y la sociedad para que éstos se cumplan.
Objeto del concurso de precios
Concurso de precios para la contratación de servicios para implementar campañas de “Face 2 Face” en Uruguay.
Modalidad de contratación
Será a través de un “Acuerdo a Largo Plazo o Long Term Arrangement (LTA)”. Un LTA es un acuerdo válido por un cierto período de tiempo (2 a 3 años) entre un proveedor y UNICEF, permitiendo la contratación de servicios durante su validez a través de un “Contrato Institucional”.
Los principios del LTA son:
- UNICEF no está obligado a ordenar una cantidad mínima de servicios al proveedor con el cual se firme un LTA.
- UNICEF no será responsable de ningún costo en el caso que no se contraten los servicios indicados en el LTA.
- El LTA no es exclusivo. UNICEF tendrá derecho a obtener los mismos servicios o servicios similares de otros proveedores, según lo estime conveniente.
- UNICEF revisará el desempeño de los proveedores con los cuales se proceda con el LTA, reservándose el derecho de rescindir el LTA si el resultado de la evaluación no es satisfactorio.
- El LTA se hará siguiendo los “Términos y Condiciones Generales para Acuerdos a Largo Plazo de Prestación de Servicios”. Se adjuntan en su versión en español (prevalece la versión en inglés) en el Anexo A.
El acto de presentación de una propuesta implica que el proveedor acepta los Términos y Condiciones Generales de Contratación de Servicios de UNICEF, presentes en el Anexo B.
Servicio a cotizar
El servicio a cotizar consiste en la implementación de una campaña de “Face 2 Face” (F2F) en Uruguay. Esto implica el desarrollo integral de la campaña utilizando la técnica de F2F para la captación de nuevos donantes mensuales para la organización. Los donantes mensuales (socios), son vitales para continuar ofreciendo programas para la protección de los derechos de niños, niñas y adolescentes en Uruguay y en el mundo.
F2F ha sido una fuente de recaudación de fondos muy exitosa para muchas organizaciones benéficas alrededor del mundo durante casi veinte años.
El programa F2F consiste en “promotores” que a través del dialogo invitan a las personas a ser socios de UNICEF mediante donaciones recurrentes (mensuales) a su tarjeta de crédito por tiempo indefinido; los promotores realizan una captación diaria de nuevos socios y trabajan bajo lineamientos y metas establecidas. Los canales para realizar la captación son los siguientes:
- Calle (cualquier ubicación en un espacio público (calle) que cuente con una alta concentración de personas y flujo constante).
- Lugares cerrados (centros comerciales, tiendas de autoservicio, librerías, hoteles, expos y ferias, etc.). Indicar si cuentan con contactos y capacidad para gestionar estos espacios o si necesitan apoyo por parte de UNICEF.
- Eventos (actividades particulares donde hay gran concurrencia de personas).
Los promotores realizan su labor de captación de nuevos socios de la siguiente manera:
- ABORDAJE: Abordan a la persona (actitud enérgica, dinámica, con mucha alegría y personalidad).
- INFORMACIÓN DE UNICEF: Informan/conversan sobre la labor que realiza UNICEF (abren el diálogo).
- INVITACIÓN A SER SOCIO: Invitan/convencen/persuaden a la persona a ser parte de UNICEF como socio donador recurrente (mensual) con cargo a su tarjeta de crédito.
- RECOLECCIÓN DE DATOS: Solicitan datos personales y bancarios, a través del llenado de un formulario físico.
- CIERRE: Agradecen a la persona su colaboración.
Es importante que el promotor comunique que la donación es mensual y por tiempo indefinido; el objetivo es tener personas que se queden en el programa el mayor tiempo posible y que no cancelen a los pocos meses de haberse hecho socios. Los socios pueden aumentar, disminuir o cancelar su donativo llamando a un número de teléfono.
Se tiene que considerar que esta estrategia sigue el siguiente esquema operativo (se puede mejorar a recomendación de nuestro socio comercial):
1. Abordar a personas en 3 - 4 minutos para invitarlas a donar a UNICEF con aportaciones mensuales.
2. El promotor convierte en socio a una persona por medio del llenado de formulario.
3. Cada día los captadores entregan los formularios a su team leader para que revise la calidad de la información (se filtran solicitudes que no aplican –letra no legible, tarjetas inválidas, solicitud rota, anulada, etc.).
4. El team leader entrega al día siguiente las solicitudes para ser capturadas y digitalizadas (pasar la información personal y de medio de pago de cada formulario a un archivo y escanear los formularios).
5. Al momento de ser digitalizados los socios, se verifica la tarjeta de crédito y la cédula de identidad (aquellos que tienen un dato mal, la empresa se hará cargo de corregir la información).
6. Se envía archivo a UNICEF con la información (registros) de la semana.
7. UNICEF realiza el proceso de cobranza.
8. UNICEF regresa archivo a la agencia con los registros que fueron cobrados y no cobrados (no todos los registros (posibles socios) pueden ser cobrados por distintas razones: tarjeta inválida, fondos insuficientes, tarjeta declinada y/o vencida).
Se debe considerar la siguiente información operativa:
- Se recomienda presentar un plan de trabajo que considere al menos 18 promotores, más 3 team leaders.
- Se recomienda que los equipos estén conformados por un team leader en campo a cargo de entre 4 a 7 promotores.
- Los promotores deben estar siempre debidamente identificados como miembros de UNICEF, lo que será provisto por la empresa y cotizado por separado (remera, canguro o chaleco según corresponda, y con identificación con foto).
- El promedio de donación es de $250 a $300 por mes, siendo la donación mínima recomendada de $230 pesos mensuales. Sin embargo, de cara a las personas no se establece ningún monto mínimo, las personas pueden colaborar con UNICEF con lo que deseen.
- Establecer un proceso que garantice a UNICEF que al nuevo socio donador se le puedan realizar por lo menos seis cargos continuos a su tarjeta de crédito, con el fin de incentivar a los promotores de la agencia a realizar abordaje de calidad en donde se clarifique que la donación es mensual y por tiempo indefinido, invitándoles a permanecer como socio donador de UNICEF y comprometerse por la infancia. De esta forma, se evita que los nuevos socios cancelen sus donaciones o no puedan ser cobrados por problemas bancarios, y se garantiza la calidad de los registros (información) enviada.
- Se debe revisar resultados semanales a través de reuniones o llamadas con UNICEF.
- Se deben realizar reportes mensuales de resultados con análisis situacionales y sugerencias.
- Los materiales para realizar la captación serán proporcionados por la empresa.
Propuesta de trabajo
Se debe presentar una propuesta técnica y una propuesta económica para el desarrollo del programa F2F “Face to Face” en la ciudad de Montevideo, con el objetivo de mantener una productividad por promotor de 0.40 socios por hora, por medio de cualquiera de los canales arriba mencionados: Calle, lugares cerrados y eventos.
Ver más detalles sobre la propuestas técnica y económica en el punto 7: “Criterios de Evaluación”.
Cronograma
A continuación, se presenta el cronograma a seguir con referencia a las fechas críticas asociadas a este concurso de precios. Este cronograma podrá ser alterado a criterio de UNICEF, en cuyo caso se notificará a todos los oferentes vía correo electrónico.
· Fecha de envío del llamado: 23 de agosto de 2018
· Fecha límite para preguntas o solicitudes de aclaración: 30 de agosto de 2018
· Fecha para la respuesta consolidada de UNICEF a las preguntas recibidas: 31 de agosto de 2018
· Fecha límite para la presentación de la propuesta: 07 de setiembre de 2018, 13:30hs
Envío de propuestas
Para que la propuesta pueda ser evaluada, deberá presentarse en el lugar y fecha indicados, en sobre cerrado con la siguiente leyenda:
Concurso de Precios CP 10/2018
UNICEF
Bvar. Artigas 1659 piso 12
Montevideo
Dentro de este sobre, se deberán incluir dos sobres cerrados, según siguiente detalle:
Sobre cerrado nro. 1 – Propuesta técnica
Leyenda: “Concurso de Precios CP 10/2018 - Propuesta técnica”
Sobre cerrado nro. 2 - Propuesta económica
Leyenda: “Concurso de Precios CP 10/2018 – Propuesta económica”
Nota: Propuestas recibidas que no cumplan con estos requisitos serán inválidas.
Consultas
Las consultas se recibirán solamente vía e-mail en la siguiente dirección: licitaciones.uruguay@unicef.org, con referencia “CP 10/2018”. No está permitido a ningún miembro de UNICEF responder a cualquier tipo de consulta por parte de los participantes que no sea diligenciada por este medio. La respuesta a todas las consultas recibidas será enviada por e-mail en circular extensiva a todas las empresas participantes de este proceso en la fecha indicada en el cronograma.
Criterios de evaluación
UNICEF considera en la evaluación de la propuesta tanto aspectos técnicos como económicos. El equipo evaluador revisa primero la propuesta técnica y, de cumplir con los requerimientos técnicos en forma satisfactoria, procede a revisar la propuesta económica.
Las propuestas se evaluarán considerando los siguientes aspectos y criterios:
a) Propuesta técnica (70 puntos)
La propuesta técnica considerará los siguientes criterios:
1. Experiencia en F2F: Presentar casos/proyectos de éxito (al menos 2 ejemplos) donde se muestre la experiencia manejando equipos. Presentar objetivo y plan desarrollado y un informe de resultados de donación promedio y productividad socio/hora en campañas realizadas. 15 puntos
2. Experiencia con promo-venta: Presentar casos/proyectos de éxito (por lo menos 2 ejemplos) donde se muestre la experiencia manejando equipos de promo-venta, siendo preferente los casos de venta y con equipos fijos. Presentar objetivo y plan desarrollado y, de ser posible, resultados de los proyectos. 7.5 puntos
3. Proceso de reclutamiento y capacitación constante: Presentar un plan preliminar tanto de reclutamiento como de capacitación, en términos de tiempo, estrategia, procesos, etc. Detallar temáticas y desarrollo concreto del plan de incentivos y de desarrollo profesional que se implementaría. 15 puntos
4. Reportes: Determinar periodicidad, contenido y tipo de reportes que se entregarían a UNICEF. 12.5 puntos
5. Perfil Promotor y Team Leader: Presentar propuesta de perfil (psicográfico, demográfico, estilo de vida, etc.) para un promotor y para un team leader en campo. La propuesta debe contener la información que la empresa considere necesaria para desarrollar las actividades. 10 puntos
6. Control de Calidad: Presentar propuesta de control de calidad que abarque todo el proceso de captación de socios (abordaje del promotor, llenado de solicitud, digitación, envío de archivos, etc.). 10 puntos
Total de evaluación técnica: 70 puntos
Solo las propuestas que reciban 50 puntos o más serán consideradas.
La propuesta técnica debe especificar la modalidad de contratación de los promotores:
§ Indicar tipo de contratación que se establecerá con los promotores.
§ Indicar modalidad de pago elegida por la empresa (ej. por horas, quincenal, mensual).
§ Antes del inicio de la campaña, el proveedor deberá enviar una copia del contrato entre el proveedor y los promotores, y la constancia del alta.
§ Indicar modalidades y tiempos de reemplazos por enfermedad, mal desempeño, renuncias, días de examen, etc. (Back up).
§ Con el objetivo de optimizar el rendimiento de la campaña, independientemente de la antigüedad del solicitador, se evaluará su rendimiento, considerando:
- 3 semanas de curva de aprendizaje (adaptación a la actividad de Dialogo Directo) + 1 semana de afianzamiento y mentoría. Si transcurrido este plazo, el promotor no alcanza los objetivos estipulados para la acción, UNICEF se reservará el derecho de solicitar su desafectación de la campaña.
- Mensualmente, con la presentación de cada factura el proveedor contratado deberá entregar:
o Copia de la totalidad de recibos de sueldo del personal asignado a las campañas de UNICEF.
o Nomina completa del personal afectado a la campaña de UNICEF.
o Copia de la planilla de trabajo.
o Copia de pago de aportes al Banco de Previsión Social y al Banco de Seguros del Estado por el seguro de accidentes de trabajo.
o Carta del Contador certificando que están al día con todas las obligaciones correspondientes al Banco de Previsión Social y al Banco de Seguros del Estado.
NOTA: UNICEF se reserva el derecho de requerir la presentación de esta documentación y materiales como requisito para la emisión de los pagos correspondientes.
b) Propuesta económica (30 puntos)
La propuesta económica debe:
- Estar en pesos uruguayos
- Con impuestos incluidos
- En caso de haber incremento de precios, detallar la paramétrica de cálculo correspondiente, porcentaje aproximado de incremento y mes o meses en que se aplica.
La propuesta económica puede ser:
- Todo fijo.
- Todo variable.
- Combinación de fijo más variable en función de resultados (se entiende como resultado la adquisición de nuevos socios con donación mensual con tarjeta de crédito por un tiempo indefinido y que efectivamente pueda cobrársele en el tiempo y la forma acordada).
El costo deberá incluir todos los gastos fijos y variables que el programa demande (costos salariales, costos operativos, costos logísticos, digitación, instalaciones, entre otros, así como implementos de vestuario -remeras, morrales, camperas, etc.- y otros insumos materiales que se consideren necesarios).
En caso de que se perciban aumentos por leyes que disponga el Estado, se debe especificar el porcentaje aproximado de incremento, el mes en que se aplica y la periodicidad. Se debe especificar la paramétrica de cálculo correspondiente, porcentaje aproximado de incremento, mes o meses en que se aplica.
Pasarán a la evaluación de la propuesta económica quienes hayan superado el puntaje mínimo en la evaluación de la propuesta técnica (50 puntos). El máximo puntaje a adjudicar a la propuesta económica es 30 puntos, el cual se adjudicará a la propuesta de menor valor. El resto de las propuestas recibirán puntos en proporción inversa al menor precio recibido.
Por ejemplo: Puntaje obtenido de propuesta X= 30*(precio de la propuesta de menor precio/precio de la propuesta X)
NOTAS:
- En la propuesta, favor de presentar ejemplos que muestren los puntos anteriores.
- La agencia debe cumplir con los requisitos de la ley laboral uruguaya con sus empleados.
- La agencia debe cumplir con la ley de protección de datos.
Consideraciones
A. Responsabilidad de UNICEF
Capacitación: La capacitación sobre producto y aspectos de la organización de las campañas será brindada por UNICEF. UNICEF proveerá un pitch específico.
B. Responsabilidad del proveedor de servicios
- Técnicas de negociación, calidad y otros aspectos relacionados con el desarrollo de las campañas.
- Describir los contenidos, duración y cronograma de capacitación brindada por el proveedor.
- Describir el espacio a destinar para esta actividad y enumerar los elementos técnicos disponibles (ej.: capacidad de la sala, proyector, pantalla, parlantes, etc.). En caso de que alguno de estos ítems requiera un costo adicional, favor de detallarlo.
C. Periodo de reemplazo
- Indicar tiempos y modalidad de reemplazo por enfermedad, mal desempeño, renuncias, días de examen, etc.
D. Remuneración
- Indicar cuál será el salario que percibirá el operador telefónico (sueldo neto). Además de la cotización del sueldo neto, se solicita que se informe el desglose del mismo (monto básico, monto por presentismo, indicar si se contemplan premios por productividad y, de ser monetarios, detallar el monto de los mismos).
- Las horas a facturar se corresponden con las horas efectivamente trabajadas (no se contemplan ausencias, licencias, etc.).
E. Gestión y seguridad de datos
- Describir las características principales de los sistemas de gestión utilizados (sistema de gestión, sistema de reportes, posibilidad de acceso remoto (online) a los reportes, etc.).
F. Requerimientos específicos
- Describir los principales mecanismos utilizados para garantizar la integridad y la confidencialidad de los datos del donante, así como el método a utilizar para la transferencia de datos desde/hacia UNICEF.
- UNICEF requiere que todo intercambio de información se realice por medio de FTP provisto por el proveedor.
- Reportes: El proveedor deberá tener la capacidad operativa para generar los reportes solicitados por UNICEF (ver Anexo C).
NOTA: Una vez puesta en marcha la campaña, contemplar la posibilidad de realizar modificación y/o ajustes en el sistema o reportes que sean necesarios para un correcto seguimiento y medición de resultados.
G. Penalidades
Para subsanar y evitar errores en la toma de donaciones y errores derivados de problemas técnicos, durante el desarrollo de la acción, UNICEF ha desarrollado un sistema de penalidades mediante el cual se establecen diferentes tipos de errores, según su grado de importancia e implicancia:
Grado 1: errores en la comunicación con los donantes.
Grado 2: errores en las donaciones (por ejemplo, monto, periodicidad, entre otros).
Grado 3: errores de carga en el medio de pago.
Grado 4: errores en la carga de datos personales.
En los errores de Grado 2, 3 y 4, la empresa se debe encargar a su costo de subsanar los errores en el tiempo y formato que establezca UNICEF. Los errores de Grado 1 se analizarán en conjunto con el proveedor de servicios y, de acuerdo a su impacto y frecuencia, se acordará la penalidad a efectuarse.
Bajas de socios con seis o menos pagos realizados: en caso de que los socios se den de baja se descontará la comisión que se haya pagado por el socio captado.
H. Exclusividad
La agencia seleccionada deberá mantener un acuerdo de exclusividad con UNICEF y no podrá trabajar para otra organización en recaudación de fondos.
I. Contratación de servicios de F2F
UNICEF podrá contratar una o más empresas para brindar este servicio según considere necesario.
Declaración de confidencialidad
Este documento y todo el material proporcionado por UNICEF o por la Empresa son considerados confidenciales para ambas partes.
Condiciones generales
UNICEF invita a los oferentes a inscribirse en el Registro de Proveedores Mundial en la página del UNGM (United Nations Global Market - https://www.ungm.org). La inscripción del proveedor elegido será requisito obligatorio para la contratación de los servicios.
La propuesta deberá estar firmada por el responsable o apoderado del participado debidamente acreditado.
Manteniendo los requisitos de trabajo, las empresas podrán presentar en su cotización propuestas generales que mejoren las condiciones de compra de UNICEF de cara a apoyar la misión de UNICEF por los niños de Uruguay y del mundo. Por ejemplo, escalas de descuento por importes globales de compra, donaciones de parte o totalidad de trabajos como parte de su trabajo en Responsabilidad Social Empresarial, entre otros.
Condiciones de pago de UNICEF: 30 días de fecha de entrega de factura en pesos uruguayos mediante transferencia bancaria a cuenta a nombre de la empresa.
UNICEF se reserva el derecho de rechazar todas las ofertas presentadas sin expresión de fundamento alguno.