Fourniture de 400 000 kits solaires portables à Madagascar // Supply of 400 000 portable solar kits in Madagascar
UNOPS
Fourniture de 400 000 kits solaires portables à Madagascar // Supply of 400 000 portable solar kits in Madagascar
Invitation to bid
Reference:
ITB/2024/53838
Beneficiary countries or territories:
Madagascar
Registration level:
Basic
Published on:
10-Dec-2024
Deadline on:
27-Jan-2025 06:30 (GMT 0.00)
Description
Description de l'avis: Fourniture de 400 000 kits solaires portables à Madagascar.
REMARQUE IMPORTANTE: Les fournisseurs intéressés devront répondre à cet avis au moyen du système eSourcing de l'UNOPS, accessible sur le portail de l'UNGM. Afin de pouvoir accéder à l'ensemble des détails de l'avis, demander des clarifications et soumettre une réponse sur le système, les fournisseurs doivent être inscrits sur le portail de l'UNGM en tant que fournisseurs de l'UNOPS et être connectés sur l'UNGM. Comme documents d'orientation quant aux processus d'inscription sur l'UNGM et de soumission de réponses aux avis de l'UNOPS sur le système eSourcing, veuillez consulter le guide utilisateur et les autres ressources disponibles à l’adresse suivante : https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
Vous souhaitez améliorer vos connaissances sur ce que l'UNOPS achète, comment nous nous approvisionnons et comment devenir un fournisseur de notre organisation? En savoir plus sur notre cours en ligne gratuit: «Devenir Fournisseur de l'UNOPS» en cliquant ici
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EN
Tender Description : Supply of 400 000 portable solar kits in Madagascar.
IMPORTANT NOTE: Interested vendors must respond to this tender using the UNOPS eSourcing system, via the UNGM portal. In order to access the full UNOPS tender details, request clarifications on the tender, and submit a vendor response to a tender using the system, vendors need to be registered as a UNOPS vendor at the UNGM portal and be logged into UNGM. For guidance on how to register on UNGM and submit responses to UNOPS tenders in the UNOPS eSourcing system, please refer to the user guide and other resources available at: https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
Interested in improving your knowledge of what UNOPS procures, how we procure and how to become a vendor to supply to our organization? Learn more about our free online course on “Doing business with UNOPS” here.
REMARQUE IMPORTANTE: Les fournisseurs intéressés devront répondre à cet avis au moyen du système eSourcing de l'UNOPS, accessible sur le portail de l'UNGM. Afin de pouvoir accéder à l'ensemble des détails de l'avis, demander des clarifications et soumettre une réponse sur le système, les fournisseurs doivent être inscrits sur le portail de l'UNGM en tant que fournisseurs de l'UNOPS et être connectés sur l'UNGM. Comme documents d'orientation quant aux processus d'inscription sur l'UNGM et de soumission de réponses aux avis de l'UNOPS sur le système eSourcing, veuillez consulter le guide utilisateur et les autres ressources disponibles à l’adresse suivante : https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
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Tender Description : Supply of 400 000 portable solar kits in Madagascar.
IMPORTANT NOTE: Interested vendors must respond to this tender using the UNOPS eSourcing system, via the UNGM portal. In order to access the full UNOPS tender details, request clarifications on the tender, and submit a vendor response to a tender using the system, vendors need to be registered as a UNOPS vendor at the UNGM portal and be logged into UNGM. For guidance on how to register on UNGM and submit responses to UNOPS tenders in the UNOPS eSourcing system, please refer to the user guide and other resources available at: https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
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This tender has been posted through the UNOPS eSourcing system. / Cet avis a été publié au moyen du système eSourcing de l'UNOPS. / Esta licitación ha sido publicada usando el sistema eSourcing de UNOPS. Vendor Guide / Guide pour Fournisseurs / Guíra para Proveedores: https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
First name:
N/A
Surname:
N/A
This procurement opportunity integrates considerations for at least one sustainability indicator. However, it does not meet the requirements to be considered sustainable.
Gender issues
Social
The tender contains sustainability considerations addressing gender equality and women's empowerment.
Examples:
Gender mainstreaming, targeted employment of women, promotion of women-owned businesses.
Sustainable resource use
Environmental
The tender contains sustainability considerations promoting the sustainable use of resources.
Examples:
Energy-saving measures, recycling, take-back programmes and responsible end-of-life management
| Link | Description | |
|---|---|---|
| https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides | UNOPS eSourcing – Vendor guide and other system resources / Guide pour fournisseurs et autres ressources sur le système / Guía para proveedores y otros recursos sobre el sistema |
60104702
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Solar kits
New amendment added #7: Avenant N°7 : Le présent avenant a pour objet : - de prolonger la date limite de soumission au 27 janvier 2025 à 09h30 (heure de Madagascar UTC+3). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Amendment N°7 : The purpose of this amendment is : - to extend the submission deadline to January 27th, 2025 at 09:30 (Madagascar time UTC+3).
Edited on:
22-Jan-2025 14:58
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webservice@unops.org
New amendment added #6: Avenant N°6 : Le présent avenant a pour objet : - de prolonger la date limite de soumission au 22 janvier 2025 à 17h00 (heure de Madagascar UTC+3). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Amendment N°6 : The purpose of this amendment is : - to extend the submission deadline to January 22th, 2025 at 17:00 (Madagascar time UTC+3).
Edited on:
16-Jan-2025 14:48
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webservice@unops.org
New clarification added: Question : It is requested to provide an estimated cost of the after-sales services that the local partner and MEH will contract for. However, given that there is still some ambiguity in the exact requirements, please clarify that there will be scope to negotiate and finalize those costs once the entire scope of work is defined. Hence, please clarify whether these budgetary costs for the after-sales services will be taken into consideration at this stage by UNOPS to evaluate each bid? Or will the financial evaluation be strictly basis the CIF cost + training? UNOPS Answer : The bidder is required to provide a service after-sales contract template integrating the provisions of section VI: After-sales Service Contract Model. The final version of the scope of this contract will be discussed upon the contract signature between both parties. The specific scope of this contract will be finalized during contract negotiations between the bidder and UNOPS evaluation team for this tender. Bid evaluation will be strictly based on the pricing information provided in Form C: Price Schedule Form. After-sales service costs will not be factored into the financial evaluation of bids.Best regards,UNOPS procurement team
Edited on:
13-Jan-2025 17:36
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webservice@unops.org
New clarification added: Questions : concernant la proposition de contrat de SAV est ce que partenaire local doit soumettre un prix de SAV pour chaque 23 regions? Pourquoi ne peut on pas mettre un prix unique pour une région?Par la suite, l UNOPS et le ministère choisira la région qui sera sélectionné pour editer le contrat.- Est ce que le montant global du montant de SAV pour les 23 régions impactera l'attribution de l'offre?- pendant la mission trimestrielle, devons nous verifier les 100 000 kits a chaque descente? Vous nous demandez actuellement de faire la maintenance préventive et corrective.Réponse de l'UNOPS : Les régions actuellement ciblées pour l'intervention se situent dans le sud du pays. La liste précise des zones est disponible dans le document "Liste des zones d'intervention".Afin d'anticiper d'éventuels changements de bénéficiaires et d'assurer une meilleure gestion du projet, nous souhaitons obtenir une estimation du coût du service après-vente (SAV) pour chaque région.Il est important de noter que le coût total du SAV n'influence pas la décision d'attribution de l'offre des kits solaires.Lors de ses missions trimestrielles, le prestataire devra procéder à la vérification des kits mis à sa disposition dans les différents points de collecte.Cordialement,L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 17:18
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New clarification added: Questions:1) Does the After Sales Contract should be provided as model for the contarct which has only the contract clauses which are mentioned in section VI & Ammendment 4 or It should include details of all 23 Regions Including price associated with it?2) Does the price from After Sales Service contarct needs to be included in Returnable Forms Section IV following Form? Form C Price Schedule Form Lot 1? Form C Price Schedule Form Lot 2? Form C Price Schedule Form Lot 3? Form C Price Schedule Form Lot 4?UNOPS answer : The after services contract template must include the clauses mentioned as well as the prices of the associated services. The list of these services and their respective prices must be included in the table provided for this purpose in the contract template and not in form C for all lots. Best regards,UNOPS procurement team
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13-Jan-2025 17:05
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New clarification added: Questions : Nous souhaiterions s'il vous plait avoir des clarifications sur les points ci-dessous: « Le prestataire devra être présent lors de la distribution des kits solaires par le FID dans les régions ciblées. Le prestataire devra fournir un prix estimatif incluant la mobilisation du personnel et les frais logistiques pour chacune des régions (Fournir un prix pour chacune des régions de Madagascar). » Pouvez-vous fournir (1) la liste précises des régions et des villages dans lesquelles les distributions seront effectuées (2) la durée des déplacements à prévoir ? Devons assumer que l’entreprise bénéficiaire assumera 100% des coûts de déplacement (pas de partage avec le FID) et doit donc prévoir de financement les frais de déplacement et d’hébergement de ses employés. Veuillez noter qu’il n’est pas possible de faire une proposition sans être en possession de tous ces éléments.Pourquoi est-il demandé au prestataire de « prévoir une mission périodique (trimestrielle) dans chacune des 23 régions pour la collecte, remplacement ou réparation des kits défectueux; Pouvez-vous confirmer que les distributions auront lieu sur les 4 régions mentionnées auparavant et pas les 23 régions ? « Le prestataire devra prévoir une mission périodique (trimestrielle) dans chacune des 23 régions pour la collecte, remplacement ou réparation des kits défectueux ». S’agit-il d’organiser une mission dans le point de collecte mis en place dans la région ou de passer dans l’ensemble de villages ciblés par la distribution ?Réponses de l'UNOPS :La liste des zones d'intervention est désormais disponible dans la section "documents";Le représentant local doit considérer 100% des coûts de déplacements de son personnel vers les sites de distribution dans le modèle de contrat de SAV.Les zones d'intervention sont actuellement concentrées dans le sud du pays ( 4 régions) . Toutefois, nous souhaiterions obtenir les tarifs pour les 23 régions. Ces informations nous permettront d'anticiper d'éventuels changements de localisation des bénéficiaires. Il s'agit d'une mission au point de collecte mis en place dans la région. Cordialement, L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 16:44
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New clarification added: Questions : Pour assurer une réponse équitable de tous les soumissionnaires et leur permettre de calculer leurs offres sur une base commune, nous aimerions clarifier les points suivants :1.Montant des offres :Les offres doivent-elles inclure uniquement les éléments suivants :La fourniture des kitsLe système PAYGO pendant 2 ans (codes d’activation)Pendant la période de garantie :Pièces de rechange pour le remplacement de produits défectueux (remplacement sous 30 jours)Un unique lieu centralisé pour les pièces de rechange chez le représentant localÉchange de produits défectueux par du neuf ou réparation2. contrat SAV entre le représentant local exclusif et le MHE : Les coûts du SAV ne sont pas inclus (merci de confirmer) dans le montant de l’offre du soumissionnaire mais doivent être précisés dans le contrat de SAV et payés séparément au fur et à mesure des besoins, par le MHE, incluant :o Présence d’un représentant local pendant la distributiono Présence de plusieurs représentants si la distribution se fait simultanément dans différentes régionso Visites trimestrielles pour collecte et remplacement des kits défectueuxo Rapport (mensuel ou trimestriel) soumis par le prestataire au MEHo Transport des stocks vers les régions selon les besoinso Assistance techniqueo Maintenance préventive des kits solaireso Gestion du mécanisme de verrouillage des kits solaireso Collecte, stockage et traitement des kits solaires en fin de vie3. Rôle du représentant local :Celui-ci sera-t-il présent lors de la distribution pour contrôler que chaque kit distribué et chaque bénéficiaire est bien enregistré dans le système PAYGO et que le code d’activation est correctement envoyé ? Merci de confirmer.Étant donné que les kits sont distribués gratuitement, y aura-t-il uniquement un seul code d’activation par kit, une fois le kit distribué ? Merci de confirmer.4. Distribution simultanée et visites trimestrielles :Si la distribution se fait simultanément dans plusieurs régions (à la discrétion du MEH), est-il envisageable que le MEH demande la présence de 23 représentants locaux, un par région , en meme temps? car en multipliant par 23, cela peut couter cher.Si oui, peut-on répartir les 23 régions sur les 4 lots, avec par exemple un maximum de 6 régions par lot (6 régions x 4 lots = 24 régions) ? Cela simplifierait et réduirait les coûts du SAV. Merci de confirmer.visites trimestrielles: Le coût des visites pour 23 régions couterait 4 fois plus que pour 6 régions par lot.Réponses de l'UNOPS : 1. Montant des offresLes offres doivent inclure le coût des kits solaires livrés à Madagascar et des services connexes. Voir Form CLes coûts liés aux activités du service après-vente (génération de codes PAYGO, tournées sur site, etc.) doivent être précisés dans le tableau inclus au modèle de contrat de SAV.2. Contrats SAVExact. Les coûts liés au service après-vente (SAV) ne sont pas compris dans le montant initial de l'offre du soumissionnaire. Ils doivent toutefois être détaillés dans le contrat de SAV. Les prestations fournies, selon les besoins, seront acquittées par le Ministère de l'Energie et des Hydrocarbures.3. Rôle du représentant localIl est attendu d'avoir une présence du représentant local lors des phases de distribution des kits aux bénéficiaires. Le chronogramme sera discuté et vu en accord avec le FID.Un code sera fourni lors de la distribution. Toutefois, le représentant local pourra être amené à générer de nouveaux codes, au maximum quatre fois par an. 4. Distribution simultanée et visites trimestriellesNon, cela n'est pas envisageable. Le ciblage simultané est limité à un maximum de 3 régions. À l'heure actuelle, les bénéficiaires des 400 000 kits sont situés dans le sud du pays. (Voir la liste des zones d'intervention) . Cordialement,L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 16:27
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New clarification added: Question : Où devons nous inclure le montant de la mission de livraison qui sera à effectuer avec le FID dans toutes le communes de la Région sélectionné pour la distribution? Il n y a aucune ligne concernant cette cotation dans l offre financière.Réponse de l'UNOPS : Cette information doit figurer dans le tableau inclus au modèle de contrat de service après-vente. Le soumissionnaire est tenu d'y lister l'ensemble des prestations prévues par le contrat, ainsi que leurs coûts respectifs. Cordialement, L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 16:15
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New clarification added: Question : Les regions cible sont les régions du SUD.Vous nous demandez actuellement de faire une formation pour 20 personnes chacun sur Antananarivo, Tulear, Fort-dauphin, Fianarantsoa, Mahajanga, Tamatave. Pourquoi?Réponse de l'UNOPS : Nous souhaiterions obtenir les tarifs pour la dispense de formations dans les villes indiquées. Ces informations nous permettront d'anticiper d'éventuels changements de bénéficiaires.Cordialement,L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 16:03
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New clarification added: Question : nous souhaiterions savoir si le nom des tous les soumissionnaires seront connus de tous suite à l'attribution du marché. Pour des raisons de transparence et d'amelioration de nos offres commerciales nous souhaiterions que cette information soit divulguée à au moins tous les soumissionnaires ayant gagné ou ayant été rejetés?Réponse de l'UNOPS : Seuls les résultats de l'appel d'offres, à savoir le nom de l'adjudicataire et le montant du contrat, seront publiés sur UNGM. Par ailleurs, le droit à un débriefing est garanti à tous les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été retenue.Cordialement,L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 15:54
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New clarification added: Question : In continuation, the cost of software, activation of codes, trigger SMS reports - all of this should be considered part of the CIF cost or should it be part of the after-sales contract?UNOPS answer : The cost of software, activation of codes, SMS reports, etc...must be part of the after-sales service contract. Best regards,UNOPS procurement team
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13-Jan-2025 15:44
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New clarification added: Question : It was clarified that the Local Partner will have a separate contract with the MEH for after sales service. Please can you clarify whether their personal presence during distribution in up to the 23 regions specified will be covered as part of the training costs (paid by UNOPS) or by the contract signed by the ministry? Besides the training, please can you clarify what exactly will be paid by UNOPS (and considered as part of the Financial Bid), and which items will be paid for by the MEH - this will help ensure costs are not double-counted and help suppliers provide UNOPS the most competitive offer.UNOPS answer : UNOPS will be responsible to pay the solar kits cost, the pre-shipment inspection and the training costs onlyThe Ministry will be responsible for all costs related to the after-sales service contract. Best regards, UNOPS procurement team
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13-Jan-2025 15:35
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New clarification added: Question : It was mentioned that UNOPS will try and make payment earlier than 30 days once goods are handed over CIF - is there any indication as to the minimum time UNOPS would require to make the payment? This is important, because there is only a 4 week time gap between the first lot and last lot delivery date, which means that suppliers would get paid for the first lot only after completing delivery of the entire qty of 3 lots (100K pcs). Alternatively, would UNOPS consider making payments 30 days after FCA against receipt of B/L and other shipping docs?UNOPS answer : The maximum payment term for invoices is 30 days. However, UNOPS endeavors to always pay within 15 days of acceptance of the goods and receipt of the invoice. For this tender, UNOPS will not consider FCA payments. Best regards,UNOPS procurement team
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13-Jan-2025 15:18
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New clarification added: Question : We have a modular home lighting system, which is approved by Verasol. This Verasol Standard Specification Sheet (SSS) only states the max. solar panel, battery, light output etc. However, this exceeds the minimum spec for this particular tender. Please clarify whether we can apply for a smaller version of the same approved product that meets UNOPS' minimum spec and hence is most price competitive, but is not specifically mentioned in the Verasol SSS, as the Verasol SSS only states the max. spec. and not all the versions covered in the modular system. Please clarify.For instance, if my Verasol SSS for this modular system states a 13Wp Solar Panel, and a 6 Amp battery (as this is the max spec), can I offer the same product, casing with a 10Wp panel and an equivalent smaller battery that meets the UNOPS requirement?UNOPS answer : VERASOL certification is mandatory for all bidder products. The offered product must comply with the minimum requirements laid down in the Technical specifications. The required specifications are minimum requirements. Bidders may offer items with more advanced specs and such offers are accepted as appropriate. Best regards,UNOPS procurement team
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13-Jan-2025 14:41
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New clarification added: Question : We noted that the Verasol certification has to be valid throughout the duration of the contract - if we have a Verasol certificate which expires in Apr/May of 2025, and it is under re-testing thereafter, will this qualify? Because if the contract is awarded at the end of Feb (as per the tender doc), the supply cycle will go on for 4 months. Please advise. UNOPS answer : The bidder must provide a copy of a valid VERASOL certificate. This certificate must be valid upon reception of the kits in Madagascar, according to the delivery schedule. If the certificate does not cover two years from the date of reception, a letter from VERASOL must be provided confirming the extension request and the issuance date of the extended certificate. Best regards,UNOPS procurement team
Edited on:
13-Jan-2025 14:24
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New clarification added: Question : The requirements states that the battery needs to give 6 hours with 3 bulbs at maximum lumen output. The maximum lumen output is 85lm which is very low. Could you confirm what the minimum and maximum lumen output for the three light settings is required?UNOPS answer : 85 lumens is the minimum requirement, as indicated in the tender documents. The offered equipment must comply with requirements laid down in the Technical specifications. The required specifications are minimum requirements. Bidders may offer items with more advanced specs and such offers are accepted as appropriate. Best regards,UNOPS procurement team
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13-Jan-2025 14:11
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New clarification added: Questions : - Devons nous etre équipé d'un logiciel sur smartphone pour leur generer un code automatique à partir d'un lien par utilisateur- Est ce que chaque utilisateur sera équipé au ou aura accès à un smartphone pour générer un code à partir de notre application- Y a t il un gestionnaire pour gérer ces kits qui seront distribués.Réponse de l'UNOPS : Le représentant local devra être équipé des outils nécessaires à la génération des codes.Les bénéficiaires n'auront pas accès à un smartphone pour générer un code à partir d'une application. La génération des codes sera effectuée par le représentant local. Les modalités de transmission seront définies dans le contrat de service après-vente (SAV) et discutées lors de la phase de contractualisation.Cordialement,L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 13:41
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New clarification added: Question : Serait-il possible de savoir la durée de la période d'activation des kits en paygo après leur distribution (6/12/18/24 mois) ?Réponse de l'UNOPS : La génération des codes se fera au maximum quatre fois par an, et au minimum une fois par an. Ces modalités seront discutées lors de la phase de contractualisation avec le soumissionnaire retenu.Cordialement,L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 13:27
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New clarification added: Question : Nous n'arrivons toujours pas à avoir une réponse officielle de la part des entreprises malgaches pour la représentation locale. Est-ce qu'il est possible et permis de déposer les offres et de continuer à chercher le représentant local tout en sachant que le marché ne saurait etre signé sans un partenaire local?Réponse de l'UNOPS : La présence d'un représentant local est un critère d'évaluation obligatoire. Par conséquent, les soumissionnaires doivent impérativement désigner un représentant local avant la date limite de dépôt des offres.Cordialement,L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 13:10
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New clarification added: Question : - Concernant la distribution, comme nous devons suivre le FID dans toutes les communes de chaque régions, pouvez-vous nous faire part du nombre de communes ciblés par la distribution dans chaque région.- Combien d'équipe véhiculé du FID sera mis en place par région pour effectuer la distribution dans toutes les communes. Nous devons savoir le nombre d'équipes que nous devons mettre en place pour suivre ces équipes du FID.Réponse de l'UNOPS : La liste des communes bénéficiaires a été téléchargée et est consultable dans la section 'documents'. Le FID s'assurera de la disponibilité d'une équipe motorisée pour chaque phase de distribution dans ces communes ciblées. Les modalités détaillées et le calendrier de distribution feront l'objet de discussions avec le soumissionnaire retenu lors de la phase de contractualisation.Cordialement, L'équipe des achats de l'UNOPS
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13-Jan-2025 11:01
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webservice@unops.org
New clarification added: Question : Regarding the PAYGO, please confirm that UNOPS will pay additionally for any additional services required eg. SMS etc. as this is difficult to factor in at this stage. Please confirm UNOPS will be responsible for collecting the payments on the go, and the local partner / bidder are not required to handle any responsiblity to collection & distribution of funds from the end-user / beneficiaries? UNOPS answer : The Ministry of Energy will be responsible for payments related to the services listed in the after-sales service contract. Best regards,UNOPS procurement
Edited on:
13-Jan-2025 10:32
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New clarification added: Question : Regarding the PAYGO, please confirm that UNOPS will pay additionally for any additional services required eg. SMS etc. as this is difficult to factor in at this stage. Please confirm UNOPS will be responsible for collecting the payments on the go, and the local partner / bidder are not required to handle any responsiblity to collection & distribution of funds from the end-user / beneficiaries? UNOPS answer : The Ministry of Energy will be responsible for payments related to the services listed in the after-sales service contract. Best regards,UNOPS procurement
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13-Jan-2025 10:27
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New clarification added: Questions : As we now understand the local Madagascar partner will sign the service contract with the Ministry of Energy and Hydrocarbons ( MEH) of Madagascar;it means that a contractual party with a double AA credit rating (UNOPS) is being substituted by a party with a B- rating (MEH). This is causing unacceptablefinancial risks for the local partner, all the more as in the past the Madagascar Government has frustrated earlier LEAD projects as a result of non-payment andhas an overall bad financial track record.Therefor please confirm (1) if UNOPS is willing to gurantee (timely) payment to us as Vendor for any outstanding amount of our local partner to MEH or(2) that UNOPS will underwrite the contrarct between the local partner and MEH as a guarantor.Thanks for your swift clarification.UNOPS answers : UNOPS guarantees the payment for all kits received. The Ministry of Energy will be responsible for the after-sales service according to the terms of the contract that will be established with the local partner. A budget have been allocated for this purpose.Within this tender, UNOPS facilitates the implementation of this after sales service contract. Best regards,UNOPS Procurement
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12-Jan-2025 10:40
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New clarification added: Questions :Please can you elaborate more on the terms of the Performance Guarantee? - what is the duration of the PG - is it only until supplies are completed (i.e. max. 16 weeks) or for a longer duration?- in what eventuality will the performance guarantee be enforced? UNOPS answers : - UNOPS shall return the performance Guarantee to the supplier no later than thirty days after the date of completion of the supplier's performance obligation under the contract, including delivery, quality and quantity check. - The performance guarantee will be enforced if the supplier does not comply with contracts terms : delivery schedure, quality and quantityUNOPS Procurement team
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12-Jan-2025 10:28
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New amendment added #5: Avenant N°5 : Le présent avenant a pour objet le rajout de liste des zones d'intervention------------Amendment N°5 : The purpose of this amendment is to add to the list of areas of intervention
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10-Jan-2025 16:54
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New clarification added: Question :Bonjour, Merci de confirmer svp que les taches de SAV que vous avez listé dans le modèle de contrat seront bien payées par le ministère; et ne seront pas payé par l’UNOPS directement ni au représentant local en charge du SAV , ni au soumissionnaire directement?parmis ces taches vous avez listé :présence lors de la distribution des kits solaires par le FID dans les régions ciblées.point de collecte des kits défectueux dans chacune des 23 régions de Madagascarcanal de communication pour une assistance technique ou demande de la part des bénéficiairesCollecte, stockage, et d’autres actions pertinentes pour le traitement des kits solaires en fin de vie.prestataire sera responsable de la génération des codes uniques pour chacun des kits solairesRéponse de l'UNOPS : Tous les services qui seront listés dans le contrat SAV seront acquittés par le MEHCordialement,UNOPS Procurement
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10-Jan-2025 16:34
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webservice@unops.org
New clarification added: Questions :bonjour,il est tres important de clarifier que les montants et tarifs du SAV (points de collectes, rapports mensuels ou trimestriels, visite dans les 23 régions) seront payés lors du SAV directement par le MEH au représentant local du soumissionnaire. donc ces couts ne sont pas inclus dans l'offre des soumissioinnaires envers l'UNOPS. merci de confirmer svp. seules la garantie est inclus (pieces de rechanges, réparation, echanges). mais pas les services de SAV specifiques à ce projet . merci de confirmer svp.cordialement,Réponse de l'UNOPS:Le Ministère de l'Énergie prendra en charge les prestations du service après-vente (SAV).Les tarifs de ces prestations ne doivent pas être inclus dans le prix d'achat des kits solaires. Ils doivent toutefois figurer dans l'annexe du modèle de contrat que vous proposerLa garantie est inclus.Cordialement,UNOPS
Edited on:
10-Jan-2025 16:22
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webservice@unops.org
New clarification added: Questions :bonjour,il est tres important de clarifier que les montants et tarifs du SAV (points de collectes, rapports mensuels ou trimestriels, visite dans les 23 régions) seront payés lors du SAV directement par le MEH au représentant local du soumissionnaire. donc ces couts ne sont pas inclus dans l'offre des soumissioinnaires envers l'UNOPS. merci de confirmer svp. seules la garantie est inclus (pieces de rechanges, réparation, echanges). mais pas les services de SAV specifiques à ce projet . merci de confirmer svp.cordialement,Réponse de l'UNOPS:Le Ministère de l'Énergie prendra en charge les prestations du service après-vente (SAV).Les tarifs de ces prestations ne doivent pas être inclus dans le prix d'achat des kits solaires. Ils doivent toutefois figurer dans l'annexe du modèle de contrat que vous proposerLa garantie est inclus.Cordialement,UNOPS
Edited on:
10-Jan-2025 16:11
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New clarification added: Questions :bonjour,il est tres important de clarifier que les montants et tarifs du SAV (points de collectes, rapports mensuels ou trimestriels, visite dans les 23 régions) seront payés lors du SAV directement par le MEH au représentant local du soumissionnaire. donc ces couts ne sont pas inclus dans l'offre des soumissioinnaires envers l'UNOPS. merci de confirmer svp. seules la garantie est inclus (pieces de rechanges, réparation, echanges). mais pas les services de SAV specifiques à ce projet . merci de confirmer svp.cordialement,Réponse de l'UNOPS:Le Ministère de l'Énergie prendra en charge les prestations du service après-vente (SAV).Les tarifs de ces prestations ne doivent pas être inclus dans le prix d'achat des kits solaires. Ils doivent toutefois figurer dans l'annexe du modèle de contrat que vous proposerLa garantie est inclus.Cordialement,UNOPS
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10-Jan-2025 15:41
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New clarification added: Question : Can we split up the delivery schedule in lots of full container-loads (eg. 5000 pcs/lot) and supply as and when they are ready? Or do we need to complete production of the entire lot (i.e. 20k / 40k / 40k) and then ship it? If UNOPS can accept cargo in smaller lot sizes, that would help manage cash-flow for suppliers as well.UNOPS answer : The most important thing is to respect the delivery schedule. If the supplier wishes to deliver in batches, this is possible as long as the total quantity due by the deadline has been delivered. Best regards,UNOPS Procurement
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10-Jan-2025 15:29
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New clarification added: Questions :For the pre-inspection of the goods at factory, will UNOPS nominate the 3rd party agency or will it be up to the discretion of the supplier/bidder? Do we include the cost of inspection per lot in our FCA/CIF costs or will UNOPS pay for this separately?UNOPS answer : Please refer to section III - Point F. The supplier is required to have a quality control and conformity check of the solar kits carried out by a certified body (SGS, Veritas, or equivalent) before shipment. This report must be sent to UNOPS before each shipment.Best regards,UNOPS Procurement
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10-Jan-2025 15:18
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New clarification added: Questions : As we are required to handover goods CIF Tamatave, please confirm UNOPS will take care of all necessary import & clearance procedures and distribution of the goods? Please confirm that the local partner does not have to take custody of the goods, and only has to serve as a training & after-sales provider as per the draft agreement shared. UNOPS answer : UNOPS will cover the costs and procedures for import customs clearance. The local partner will be responsible for providing the training and activities stipulated in the after-sales service contract. Best regards,UNOPS Procurement
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10-Jan-2025 15:08
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New clarification added: Question : Hi - please can you advise whether the payment will be made from UNOPS Madagascar or HQ (Copenhagen)? UNOPS answer : Payment will be made by UNOPS. Any commitment made by a UNOPS office is covered and guaranteed by headquarters. Best regards,UNOPS Procurement
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10-Jan-2025 12:37
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New clarification added: Questions : Bonjour,Les prestations du service après-vente (SAV) seront-elles payées plus tard par le MHE ?Les tarifs des prestations SAV sont-ils donc bien exclus du montant total des offres des soumissionnaires ?Ces tarifs sont-ils seulement présentés à titre indicatif dans le modèle de contrat de SAV ?et donc pourront-ils être négociés ou modifiés ultérieurement selon les besoins du MHE ?Réponse de l'UNOPS Le Ministère de l'Énergie prendra en charge les prestations du service après-vente (SAV).Les tarifs de ces prestations ne doivent pas être inclus dans le prix d'achat des kits solaires. Ils doivent toutefois figurer dans l'annexe du modèle de contrat que vous proposerez.Nous souhaitons avoir un tarif pour les services requis. Si les tarifs proposés ne correspondent pas aux services attendus, des négociations pourront être menées lors de la phase de contractualisation. Cordialement,UNOPS
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10-Jan-2025 12:30
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New clarification added: Questions : Greetings,As we now understand the local Madagascar partner will sign the service contract with the Ministry of Energy and Hydrocarbons ( MEH) of Madagascar;it means that a contractual party with a double AA credit rating (UNOPS) is being substituted by a party with a B- rating (MEH). This is causing unacceptablefinancial risks for the local partner, all the more as in the past the Madagascar Government has frustrated earlier LEAD projects as a result of non-payment andhas an overall bad financial track record.Therefor please confirm (1) if UNOPS is willing to gurantee (timely) payment to us as Vendor for any outstanding amount of our local partner to MEH or(2) that UNOPS will underwrite the contrarct between the local partner and MEH as a guarantor.Thanks for your swift clarification.UNOPS answer : UNOPS guarantees the payment for all kits received. The Ministry of Energy will be responsible for the after-sales service according to the terms of the contract that will be established with the local partner. A budget have been allocated for this purpose.Within this tender, UNOPS facilitates the implementation of this after sales service contract. Best regards,UNOPS Procurement
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10-Jan-2025 12:19
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New clarification added: Questions :Bonjour,le SAV se rend en en région tous les 3 mois, et le délai de remplacement est d'un mois maximum (30 jours max). C'est pourquoi il est important d'avoir un petit stock et des photos des pannes, afin que le SAV puisse décider à distance si le remplacement est couvert par la garantie et activer le code du nouveau kit si besoin.C'est pourquoi, merci de confirmer les points suivants pour le modele de SAV:Pour remplacer rapidement un produit defectueux et réduire les frais de transport; est ce que les agences de distribution ou le point focal du MEH pourraient garder sous leur responsabilité un petit stock minimum de piéces de rechanges sous garantie dans chaque région?Pour determiner si la panne est sous garantie, serait il possible pour ce point focal du MEH d'envoyer une photo du kit défectueux afin que le représentant local puisse valider l'échange sous garantie à distance et, si necessaire , activer un nouveau code?Note explicative: 80% des pannes sont dues à une mauvaise utilisation par les beneficiaires et ne sont pas couvertes par la garantie (par ex. un panneau cassé par le bénéficiare, une lampe cassée.etc.). Dans ce cas la garantie ne s'applique pas. Cependant, le SAV peut vendre la piéce de rechange necessaire à un prix abordable pour permettre au beneficiare de remplacer la piece cassée.En réalité il est trés probable que peu de kits soient defecteux, et envoyer un technicien dans un délai de 30 jours pour ces pannes couterait beaucoup trop cher par rapport à la valeur des kits.par avance, merci pour vos clarificationsRéponse de l'UNOPS : Les modalités de prise en charge d'un stock minimum des kits dans les différentes régions pourront être discutées avec le Ministère lors de la phase contractuelle. A date, cela n'a pas été prévu.Pour la détermination de la panne ( via photo ou autre) sera à discuter et définit notamment dans le canal de communication. Cordialement,UNOPS
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10-Jan-2025 12:10
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New clarification added: Questions : - Concernant la distribution des kits dans les régions ciblés, est ce que la distribution sera effectué uniquement à "un" endroit bien précis ou devrons nous accompagner le FID pour la distribution partout dans la région?- Concernant la mission de maintenance corrective et préventive des kits solaires / Remplacement/Réparation des éléments défectueux, le point de collecte peut il être le Chef lieu de région. * Comme le certificat de garantie sera au nom du Ministère, est-ce que ce sera les bénéficiaires qui viendront ramener les kits au point de collecte durant la période de mission périodique ou ce sera au ministère de nous faire part des appareils.- Concernant la mise en place et la gestion du mécanisme de verrouillage des kits solaires, devrons nous nous occuper de la génération de codes uniques en permanence durant les 2 ans ou la génération des code unique se fera uniquement une seule fois par appareil?Réponse de l'UNOPSLa distribution sera assurée par le Fonds International de Développement (FID) avec la présence du fournisseur (représentant local) dans les différentes communes des régions sélectionnées.Il est effectivement possible d'établir un point de collecte dans les chefs-lieux de région. La distribution se concentrera principalement dans les régions du Sud (Androy, Anosy, Atsimo Atsinanana...), mais nous aimerions connaître le coût pour les autres régions en cas de modification de la zone d'intervention.Les modalités et procédures de récupération des kits défectueux dans les points de collecte seront définies par le Ministère.La fréquence de collecte sera au maximum de quatre fois par an, et au minimum d'une fois par an, pendant toute la durée du contrat de service après-vente, soit au minimum 2 ans.Cordialement,Unops
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10-Jan-2025 11:40
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New clarification added: Question :We have a product that fully meets the project's parameter requirements and has obtained VeraSol certification. The only difference is that the light has only two brightness levels: high and low. For the project, we will provide samples and bulk goods that meet the three-level brightness requirement and update the VeraSol certification accordingly. Is this acceptable?UNOPS answer :The technical specifications requested must be met. A copy of the VERASOL certificate for the proposed product must be submitted among other documents. Best regards,UNOPS Procurement
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10-Jan-2025 11:17
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New clarification added: Question :Dans l'avenant 4, il est indiqué que "Le prestataire devra mettre en place et gérer le mécanisme de verrouillage des kits solaires et de verrouillage à l’aide des codes distribués via un service SMS ou USSD. Le prestataire sera responsable de la génération des codes uniques pour chacun des kits solaires.". Pourriez-vous svp nous indiquez la fréquence d'envoi de ces SMS ainsi que la durée ?Réponse de l'UNOPS:La fréquence sera au maximum quatre fois par an, et au minimum une fois par an. La durée serait celle correspondant à la durée du contrat SAV soit au minimum 2 ans.Cordialement,
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10-Jan-2025 09:34
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New clarification added: Questions :Question 1: Does our collaboration with the local exclusive partner qualify as a joint bid? Does Form A apply in this case?Question 2: Does the exclusive cooperation agreement signed between both parties need to be uploaded to the platform during the bidding process?Unops answer : It is not mandatory to form a joint venture with your exclusive local partner. To this end, the form I must be completed. The most important thing is to have an exclusive partnership agreement with the local representative. You are also required to submit a copy of the exclusivity agreement with the bidding documents. Regards,UNOPS procurement
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10-Jan-2025 09:16
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New clarification added: Question :Bonjour,Une fois la clôture des soumissions, généralement un email du système UNOPS envoie un avis d'ouverture des offres publiques / le rapport d'ouverture d'appel d'offres public (UN Public Bid Opening Notice). Cet avis contient simplement des informations concernant les offres reçues via le système, et en aucun cas un classement, un score ou un gagnant.Sous combien de temps environ recevons-nous cette note ?Merci beaucoup,Réponse de l'UNOPSL'ouverture publique des offres n'est pas prévue dans le cadre de cet ITBCordialement,UNOPS
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09-Jan-2025 15:44
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New clarification added: Question :Does "5% bank guarantee applies to this tender" mean that the bank guarantee must be issued at the time of bidding, or should it be prepared and submitted after winning the bid?Unops answer : The bank guarantee must be issued by the bid winner once the contract is signed. Regards,Unops procurement
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09-Jan-2025 12:27
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New clarification added: Question :Sauf erreur de ma part, vous semblez indiquer dans votre réponse en date du 06/01 que ni la garantie de soumission ni la garantie de bonne exceution est requise.Or dans votre réponse en date du 08/01, vous indiquez que "La garantie de soumission n'est pas requise. Cependant, une garantie de bonne exécution de 5% sera exigée lors de la signature du contrat".Pourriez-vous svp nous éclaircir sur ce point ?MerciRéponse :Nous confirmons par la présente que la garantie bancaire de 5% est applicable dans cet appel d'offres.Cordialement,UNOPS
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09-Jan-2025 07:06
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New clarification added: Questions :Bonjour, je me permets de revenir sur la question posée ci-dessous :"Lorsque le soumissionnaire est une entreprise locale distribuant des kits solaires à des consommateurs finaux, pourriez-vous svp préciser les informations à fournir à l'annexe G : déclaration de performance du représentant local ?"Vous avez répondu : "Le soumissionnaire pourra inclure dans l'annexe G : "déclaration de performance du représentant local" les renseignements relatifs à son client : nom, adresse, tel... Les factures relatifs à ces ventes feront preuve de justificatifs.".Devons-nous comprendre que si l'entreprise locale gère un portefeuille de 10 000 clients en cours de paiement de leur kit solaire, elle se doit de fournir les informations citées ci-dessus ?MerciRéponse de l'UNOPS : Tel mentionné dans le dossier d'appel d'offres, “le représentant local ne devra justifier qu'au moins deux (02) expériences distinctes au cours des 5 dernières années". Mais vous pouvez lister autant d'expériences que vous voulez, mais nous ne demandons que 2 au moins.Cordialement,UNOPS
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09-Jan-2025 06:58
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New amendment added #4: Avenant N°4 : Le présent avenant a pour objet : - de prolonger la date limite de soumission au 16/01/2025 à 14.00 UTC- de prolonger la date limite de clarification au 13/01/2025 à 10.00 UTC- de rectifier le Contrat de Service après-vente en rajoutant les éléments ci-après : Entités signatairesMinistere de l’Energie et des Hydrocarbures (MEH)Prestataire du Service Après-vente Durée du contratIl est attendu que la durée du contrat si de 2 ans à partir de la distribution des kits solaires (date à confirmer)Obligations et responsabilités du Client (MEH)Surveillance et contrôle des prestationsMettre le prestataire en relation avec les agences de distributionPoint focal principal en cas de problèmePaiement des prestationsSurveillance et contrôle des prestationsUn rapport ( Mensuel ou trimestriel) sera soumis par le prestataire au MEHLe MEH sera responsable de la vérification des informations reçusUne évaluation périodique ( à définir la fréquence) des activitésLe prestataire devra prévoir une mission périodique (trimestrielle) dans chacune des 23 régions pour la collecte, remplacement ou réparation des kits défectueux;Le prestataire devra mettre en place un mécanisme de remplacement/envoi en cas d’urgenceLe prestataire devra mettre en place un canal de communication pour une assistance technique ou demande de la part des bénéficiaires;Le prestataire sera en charge de la maintenance corrective et préventive des kits solaires / Remplacement/Réparation des éléments défectueux;Le prestataire devra mettre en place et gérer le mécanisme de verrouillage des kits solaires et de verrouillage à l’aide des codes distribués via un service SMS ou USSD. Le prestataire sera responsable de la génération des codes uniques pour chacun des kits solaires.Collecte, stockage, et d’autres actions pertinentes pour le traitement des kits solaires en fin de vie. Se référer au manuel de gestion des déchets https://www.esmap.org/Off-Grid-E-Waste-Management ---------------------------------------------------------------------------------------------------Amendment N°4 : The purpose of this amendment is : - to extend the submission deadline to 16/01/2025 at 14.00 UTC- to extend the deadline for clarification to 13.01.2025 at 10.00 UTC- to rectify the After-Sales Service Contract by adding the following items: * Signing entitiesMinistry of Energy and Hydrocarbons (MEH);After-Sales Service Provider* Duration of the contractThe contract is expected to last for 2 years, starting from the distribution of the solar kits (date to be confirmed).* Obligations and Responsibilities of the Client (MEH)Oversight and monitoring of servicesConnect the service provider with distribution agenciesMain point of contact in case of problems Payment for services* Oversight and monitoring of services A report (monthly or quarterly) will be submitted by the service provider to the MEH.The MEH will be responsible for verifying the information received.A periodic evaluation (frequency to be defined) of the activities will be conducted.* Methodology for after-sales serviceThe service provider must set up an emergency replacement/dispatch mechanism.The service provider must set up a communication channel for technical assistance or requests from beneficiaries.The service provider will be in charge of corrective and preventive maintenance of solar kits / Replacement/Repair of defective elements.The service provider must set up and manage the locking mechanism for solar kits and locking using codes distributed via an SMS or USSD service. The service provider will be responsible for generating unique codes for each of the solar kits.Collection, storage, and other relevant actions for the processing of end-of-life solar kits. Refer to the waste management manual.https://www.esmap.org/Off-Grid-E-Waste-Management
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08-Jan-2025 15:33
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New clarification added: Questions :il semble qu'une garantie de bonne execution ne soit pas demandée suite à l'attribution du marché? merci de confirmer svp?Dans le compte-rendu de la séance d'information du 19 Décembre, il est indiqué que la garantie bancaire de 5% est requise. Il s'avère qu'à la section IV- Annexe de soumission- Annexe E, il est indiqué que celle-ci n'est pas applicable. Pourriez-vous SVP préciser si la garantie bancaire est obligatoire spécifiquement pour cet appel d'offres ou pas ? Réponses de l'UNOPS : Le soumissionnaire retenu devra fournir une garantie de bonne exécution s’élevant à 5% de la valeur totale du contrat, conformément au formulaire inclus dans la Section IV : Annexes au contrat, disponible dans la section Documents. Pour minimiser le risque de crédit, UNOPS n'acceptera que les garanties bancaires des banques ou d'autres institutions financières avec une notation minimale de crédit à long terme de BBB- avec Standard and Poor's, une notation minimale de crédit à long terme de Baa3 avec Moody Investor Services ou un minimum à long terme Cote de crédit de BBB- avec Fitch Ratings. Toute garantie bancaire émise par une institution financière ayant une cote de crédit inférieure aux notations de solvabilité décrites nécessitera une validation préalable de l'UNOPS.Cordialement,UNOPS
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08-Jan-2025 08:30
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New clarification added: Questions : With regard to the PV Kits tender can you please clarify:1. Will each Lot be distributed over all 23 regions?2. It is indicated that the local partner must be present during the distribution of solar kits by the FID in the targeted regions: is this a pure passiverole or is it also active fysical involvement: we need to know to assess the technical level and number of dedicated staff members present during distribution;3. As UNOPS requires delivery of large portions within very short intervals can a downpayment per batch be part of the contractual agreement or/andcan delivery be stretched over more deliveries, or/and will UNOPS commit to pay within 5 banking days after arrival provided invoice has been provided on time?;4. All units will be one-by-one QC-ed during production, having a second QC one by-one by an external party (SGS or similar) is unduable given required deliverytime vs quanties. Please advice if random check one per 200 is acceptable;5. We know by experience that nonwitstanding elaborate explanation of use that over 80% of problems arise due to incorrect use: please advice who accordingto UNOPS will determine if & when a defect can be claimed under warranty, how and when Vendor will be compensated, if warranty will apply what is requiredturn-around-time to have unit repaired or replaced? UNOPS answers : Each batch will be distributed across one or more regions based on the targeting of beneficiaries.Yes, a local representative is required to be available and present during the distribution phases. A more precise schedule will be provided during the project phase.Payment will be made upon receipt of each batch, within a maximum period of 30 days. UNOPS endeavors to pay before this deadline to facilitate the supplier's cash flow.A pre-shipment inspection of the kits by an external entity is required. The inspection procedures will be defined by this entity.The local representative in charge of after-sales service will determine whether the damage is covered by the warranty. As mentioned in the after-sales service contract template, a quarterly tour by the local representative is required for the collection and replacement of defective kits. Compensation will be based on the after-sales service contract that will be signed.Best regards,UNOPS Procurement
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08-Jan-2025 08:16
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New clarification added: Questions :Bonjour, souhaitons clarifier plusieurs points concernant l'appel d'offres : Charge indicateur : Les kits solaires doivent-ils disposer d’un indicateur de charge pour la batterie ? Si oui, quel type est requis (LED, affichage numérique) ?Drop test : Existe-t-il une exigence spécifique concernant la résistance aux chutes (normes à respecter, hauteur de test) ?Couleur et design des lampes : Y a-t-il une préférence pour la couleur, le design ou les matériaux des composants, par exemple pour le boîtier plastique ?Garantie de soumission : Le montant ou le pourcentage exact de la garantie de soumission n’est pas précisé. Quelle en est la valeur exacte ?Échantillons à fournir : Est-il exigé de fournir des échantillons physiques des kits solaires avec l’offre technique ? Si oui, quelles sont les quantités requises et les délais ?Formulaire manquant : Si un soumissionnaire est également fabricant, est-il toujours tenu de présenter le formulaire d’autorisation du fabricant (Annexe F) ?Précisions sur les délais : Les livraisons étant échelonnées (12, 14 et 16 semaines), existe-t-il des pénalités en cas de retard ou des bonus pour des livraisons anticipées ?Conditionnement et marquage : Les exigences de marquage sur les kits solaires mentionnent un logo de l’UNOPS et du projet LEAD. Existe-t-il des spécifications précises pour la conception finale de l’étiquette ?Sites de distribution : Bien que la livraison soit prévue au Port de Tamatave, le prestataire devra-t-il également assister le Fonds d'Intervention pour le Développement (FID) dans le transport des kits vers les régions ?Budget prévisionnel : Le financement du projet étant en partenariat avec la Banque mondiale, y a-t-il des exigences spécifiques concernant les modalités de paiement ?Responsabilité du SAV : Le soumissionaire doit-il être présent physiquement pendant toute la durée de la distribution ou uniquement pour certaines phases critiques ?Budget prévisionnel : Le financement du projet étant en partenariat avec la Banque mondiale, y a-t-il des exigences spécifiques concernant les modalités de paiement ?Fréquence des missions de maintenance : Pour le SAV trimestriel mentionné, faut-il inclure une logistique dédiée pour couvrir toutes les régions simultanément ?Réponse de l'UNOPS : Oui il est requis d'avoir un indicateur de charge. Au minimum un voyant lumineux.Les seules exigences minimales requises sont mentionnés dans les spécifications techniques ( IP20 et IP34)Pas de préférence pour le design et la couleur des lampesLa garantie de soumission n'est pas requise. Cependant, une garantie de bonne exécution de 5% sera exigée lors de la signature du contratUn échantillon pourra être requis mais il est prévu qu'une mission d'inspection auprès du fabricant se fasse endéans les 15 jours suivant la signature du contratSi le soumissionnaire est également le fabricant, l'annexe F n'est pas requise.Des pénalités de retard pourraient être appliqué selon les cas, et délai de retard, à raison de 0.3% du prix total du contrat pour chaque jour de retard jusqu'à une déduction maximale de 10%Marquage/étiquette: pas de spécifications autres que celles mentionnées dans la liste des besoins.Sites de distribution: le transport vers les sites de distribution sera assure par l'UNOPSBudget previsionnel: Les paiements seront effectués endéans les 30 jours suivant la date de facture et réception des lots au lieu de livraisonLe prestataire devra être présent durant les phases de distribution par le FID. Un chronogramme plus précis sera partagé durant la phase de projet. Fréquence des missions: Il n' est pas nécessaire de couvrir toutes les régions simultanément du moment que les rotations se fassent trimestriellement.Cordialement,UNOPS Procurement team
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08-Jan-2025 08:06
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New clarification added: Questions : Kindly Clarify following :- Our solar kit has VERASOL certificate but to add PAYGO hardware and the Required Logo we should increase size of the Outer box of the solar kit ( dimensions (L, W, H) without any other changes of the solar kit Specifications So is acceptable to use VERASOL certificateof solar kit for same product after increase size of the Outer box of the solar kit without the need to issue a new certificate ???- The price Should include after sales services (2 years) and the necessary software to manage these PAYGO ? Or after-sales service provider Will Quote later ??- We request you for time extensions ( maximum 7 days more )UNOPS answers : The VeraSol certificate provided must conform to the product presented. Any modification of the product must be reflected in the VeraSol certificate providedYes the quote should include the requested services including the softwareBest regards,Procurement team
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08-Jan-2025 07:48
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New clarification added: Qestion :Pour les lots 3 et 4, le delai de livraison est de 6 semaines et 8 semaines pour 20 000kits. si ce délai est CIF madagascar, puisque entre la chine et madagascar, le transport est de 4 semaines. cela ne laisse que 2 semaines pour produire 20 000 kits. cela n'est pas suffisant. 4 ou 5 semaines c'est suffisant. est ce que pour les lots 3 et 4, le délai de livraison demandé peut etre FCA? merciRéponse de l'UNOPS : Le délai requis pour les lots 3, 4 reste inchangé et l'incoterm est CIF (jusqu'au port de Tamatave)Cordialement,UNOPS
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08-Jan-2025 07:43
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New amendment added #3: Avenant N°3 : Le présent avenant a pour objet d'ajouter : - un document drive en anglais sous la section "document"- un questionnaire fournisseur en anglais sous la section "questionnaire"- les titres des annexes en anglais sous la section "Liste de contrôle"---------------------------------------------------------------------------------------------------Amendment N°3: The purpose of this amendment is to add : - a drive document in English under the "document" section- a supplier questionnaire in English under the "questionnaires" section- the titles of the appendices in English under the “Checklist” section
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07-Jan-2025 10:43
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New clarification added: Question : Please advice as a amtter of urgency when the following Tender docs will be available for completion :1. Questionaires;2. Supplier Forms;3. Documents Checklist.The three headings are in English but all actual underlying documents are in French only which is a problem for some of our Consortium members.Thank you for addressing this issue swiftly.UNOPS answer : An amendment will be published shortly to add all these elements in English.Best regards,UNOPS procurement
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06-Jan-2025 15:34
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New clarification added: Questions :Les acteurs locaux à madagascar du solaire conforme aux exigences demandées, souhaite s'occuper de la formation mais ne ne souhaitent pas forecement s'occuper du SAV pour ce projet. dans ce cas, est il possible pour nous , en tant que fabricant, de creer immediatement une nouvelles société à Madagascar pour le SAV et d'embaucher plusieurs personnels techniciens electriciens et dans la solaire avec chacun les experiences et les diplome conformes aux exigences ci -dessous. et avec chacun au moins 2 experiences distinctes dans des projets similaires tel que demandé ici. cette solution non seulement permet de garantir un bon SAV mais il permet de developper le marché dans ce secteur à Madagascar au benefice du pays."Le représentant local devra justifier sonexpérience professionnelle d'au moins cinq (05)ans dans la fourniture des biens ou servicessimilaires (kits solaires, équipements électriques,etc.), le service après-vente de produits similairesou liés aux énergies renouvelables, attestée par aumoins deux (02) expériences distinctes. Lespreuves des projets similaires doivent être jointes(attestation de service rendu ou copie de contrat);Le personnel clé du représentant local sont conformes Exigences techniques minimales de l’UNOPS établies dans la section III Liste des besoins :- Au minimum 2 (Deux) techniciens en électricité générale titulaire d’un diplôme(Bac+2) et ayant au moins 3 ansd'expérience dans l’installation etmaintenance d'équipements électriques- Au minimum 1 (Un) technicien spécialiséen energie solaire, titulaire d'un diplôme(Bac+ 3) et ayant au moins 5 ansd'expérience dans l’installation,maintenance des systèmesphotovoltaïques"Réponse de l'UNOPS : Dans ce cas, le représentant local ne sera pas conforme aux exigences, à savoir : justifier d'au moins cinq (05) ans dans la fourniture des biens ou services similaires (kits solaires, équipements électriques,etc.)Cordialement,UNOPS
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06-Jan-2025 15:04
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New clarification added: Questions : Bonjour,Est-ce que ces compétences sont vraiment indispensables et obligatoires ?Personnel clé (CV et diplôme/brevet à fournir) :○ Au minimum 2 (Deux) techniciens en électricité générale titulaire d’un diplôme (Bac+2) et ayant au moins 3 ans d'expérience dans l’installation et maintenance d'équipements électriques○ Au minimum 1 (Un) technicien spécialisé en energie solaire, titulaire d'un diplôme (Bac+ 3) et ayant au moins 5 ans d'expérience dans l’installation, maintenance des systèmes photovoltaïquesRéponse de l'UNOPS : Oui, sous peine de rejet, l'équipe proposée doit répondre à ces critères. Cordialement,UNOPS
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06-Jan-2025 14:38
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New clarification added: Questions :- bonjour, pour simplifier ma question : Est-ce qu’une société soumissionnaire peut être en charge du service après-vente (SAV) d'un autre soumissionnaire ?à priori les produits étant de 2 fabricants differents et à des prix differents, je crois comprendre que rien ne l'interdit mais merci svp de le confirmer?- si lereprésentant local qui en charge excusif du SAV de nos produits à Madagascar, répond egalement à cet appel d'offre avec un autre fabricant. pouvons nous tout de même répondre avec nos produits sachant que nous avons notre représentant local exclusif. dans ce cas on pourrait etre dans la situation ou nous gagnons un lot avec nos produits en SAV avec notre représenant local exclusif, et un autre lot pourrait etre gagné par notre représentant local offrant d'autres produits d'un autre fabricant. cela ne semble pas poser de problemes. mais merci de le confirmer svp?Réponse de l'UNOPS:Une société qui soumet une offre dans le cadre de cet ITB ne peut pas être en charge des services après ventes sur une autre offre. Ceci représente un conflit d'intérêt et son offre sera rejetée au stade de l'évaluation des critères formels et d'éligibilité (Cela veut dire que cette société a un double intérêt dans le cadre de cet ITB)Cordialement,UNOPS
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06-Jan-2025 14:05
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New clarification added: Question :Dear Employer,In order to participate in all 4 lots do we need to have 4 seprate local partners, 1 for each Lot? UNOPS answer : you can propose only 1 local partners for the 4 lots, as long as he can meet the requirementsRegards,UNOPS procurement
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06-Jan-2025 13:32
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New clarification added: Question :Bonjour,Pouvez-vous svp nous eclaircir sur le point ci-après :"Un même soumissionnaire ne pourra remporter qu'un seul lot maximum, conformément aux critères d'évaluation détaillés dans l'appel d'offres, pour minimiser les risques de livraison tenant compte des contraintes de durée limitée du projet et des capacités de production et livraison des entreprises.Pour ce faire, UNOPS se réserve le droit d’attribuer le contrat à un lot spécifique à un soumissionnaire ayant présenté des offres moins disant conformes pour l’essentiel à plus d’un lot ou à tous les 4 lots."Est-ce que cela veut dire que l'UNOPS va designer le lot à attribuer au soumissionnaire ayant été moins disant sur plusieurs lots ou même sur les 4 lots et ne lui attribuer q'un seul et unique lot ?Réponse de l'UNOPS : Chaque lot sera attribué au fournisseur ayant présenté l'offre la moins disante et conforme pour l’essentiel. Toutefois, un fournisseur ne pourra pas être adjucataire de plus d'un lot. Cordialement,UNOPS
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06-Jan-2025 13:22
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New clarification added: Questions :- il semble qu'une garantie de bonne execution ne soit pas demandée suite à l'attribution du marché? merci de confirmer svp?- Dans le compte-rendu de la séance d'information du 19 Décembre, il est indiqué que la garantie bancaire de 5% est requise. Il s'avère qu'à la section IV- Annexe de soumission- Annexe E, il est indiqué que celle-ci n'est pas applicable. Pourriez-vous SVP préciser si la garantie bancaire est obligatoire spécifiquement pour cet appel d'offres ou pas ? Réponse de l'UNOPS : La garantie de bonne execution ainsi que la garantie bancaire de 5% ne sont pas applicables dans le cadre de cet appel d'offres.Cordialement,UNOPS Procurement
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06-Jan-2025 12:48
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New clarification added: Qestions :Bonjour,Pouvez-vous svp nous indiquer le lien vers le document "Section I : Détails de la sollicitation" car nous n'arrivons pas à le trouver.D'avance merci.Réponse de l'UNOPS:Les documents de sollicitation sont visibles dans la section document sur UNGM ou sur la plateforme esourcing de l'UNOPS : https://www.ungm.org/Public/Notice/255355Cordialement,
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06-Jan-2025 12:35
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New clarification added: Questions :Bonjour,Dans le document ITB_2024_53838_Section_III_ListedesBesoins, dans la section "Certification" il est indiqué que le certificat VERASOL est demandé. Mais, dans la section "Technologie de verrouillage/ déverrouillage à distance", il est indiqué "Si le matériel PAYGO proposé n’est pas certifié VeraSol", ce qui laisse entendre qu'un produit non certifié par VERASOL est aussi acceptable.Pourriez-vous donc s'il vous plait clarifier si la certification VERASOL est obligatoire ou non?Merci,Bien cordialementRéponse de l'UNOPS:Le Kit solaire doit être certifié selon la norme IEC TS 62257-9-8, qui est alignée avec les Normes Malagasy (NMG) validées par l'Office des Normes à Madagascar. La certification doit être délivrée par l'organisme VERASOL. Il est essentiel que le certificat VERASOL reste valide pendant toute la durée d'exécution du contrat.Mais la Technologie de verrouillage/déverrouillage à distance pour le kit solaire, peut ne pas être certifié VeraSol, dans ce cas il doit répondre aux conditions requis dans l'appel d'offres. Cordialement,UNOPS
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31-Dec-2024 08:08
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New clarification added: Question : In documents No. 3 and No. 4, the delivery time requirements are as follows:Lot 1: 12, 14, 16 weeksLot 2: 10, 12, 14 weeksLot 3: 8, 10, 12 weeksLot 4: 6, 8, 10 weeksHowever, in Form D, the delivery time for all 4 lots is stated as 12, 14, 16 weeks.Could you please clarify which delivery schedule should be followed for the 4 lots respectively ?Merci UNOPS answer : as mentioned in Form D, for Lot 4, the delivery schedule is the following: 6,8,10 weeks.Regards,Procurement team
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31-Dec-2024 07:55
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New clarification added: Question : Lorsque le soumissionnaire est une entreprise locale distribuant des kits solaires à des consommateurs finaux, pourriez-vous svp préciser les informations à fournir à l'annexe G : déclaration de performance du représentant local ?Réponse de l'UNOPS : Le soumissionnaire pourra inclure dans l'annexe G : "déclaration de performance du représentant local" les renseignements relatifs à son client : nom, adresse, tel... Les factures relatifs à ces ventes feront preuve de justificatifs.Cordialement,UNOPS
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30-Dec-2024 14:08
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New clarification added: Question : La méthodologie adoptée pour le service après-vente doit-elle figurer dans le contrat de SAV ou doit-elle faire l’objet d’un document à part entière ?Réponse de l'UNOPS : la méthodologie adoptée pour le service après-vente doit figurer dans le contrat SAV ainsi qu'une estimation des coûts des services y afférents.Cordialement,UNOPS
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30-Dec-2024 13:51
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New clarification added: Questions : Il est indiqué que dans l’appel d’offres que “Le représentant local devra justifier son expérience professionnelle d'au moins cinq (05) ans dans la vente de produits solaires ou en mise en œuvre de projets d'énergies renouvelables à Madagascar,attestée par au moins deux (02) expériences distinctes. Les preuves des projets similaires doivent être jointes (attestation de service rendu ou copie de contrat)” : pourriez-vous svp apporter plus de précisions (exemples) sur les preuves demandées ? Chaque preuve doit-elle être datée, au plus récent, de janvier 2020 ?Réponse de l'UNOPS : Afin de justifier de son expérience, le soumissionnaire doit présenter au moins deux (2) contrats ou bon de commande ou attestation de bonnes fins, justifiant la vente de produits solaires ou en mise en œuvre de projets d'énergies renouvelables à Madagascar au cours des 5 dernières années (2020 à 2024). Cordialement,UNOPS
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30-Dec-2024 13:39
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New clarification added: Question : La certfication Verasol des produits est-elle une condition sinequanone ?Réponse de l'UNOPS : Oui la certification VERASOL est obligatoireCordialement,UNOPS
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30-Dec-2024 13:10
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New clarification added: Question : Faudrait-il fournir un certificat de garantie au Ministère en plus du contrat de SAV ou le contrat de SAV pourrait suffire s'il précise les modalités d'application de la garantie ?Réponse de l'UNOPS : Un certificat de garantie au nom du Ministère est requis, même si celui-ci est mentionné dans le contrat de service après-vente (SAV). Les modalités de la garantie peuvent figurer uniquement dans le contrat SAVCordialement,UNOPS
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30-Dec-2024 13:01
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New clarification added: Qestion :Pour l'étiquette special sur l'unité centrale (batterie, PAYGO, USB..); l'étiquette est demandé pour une dimension de 10 x 4 cm . comme notre boitier fait 12 x 6 cm, il ya de la place. mais comme il est obligatoire d'ajouter les caracteristiques techniques du boitier sur l'étiquette du boitier (étiquette technique), l'étiquette speciale UNOPS ne laisse pas de place pour ajouter une autre étiquette (étiquette technique). en revanche il y'a de la place sur l'étiquette UNOPS pour y ajouter les caractéristiques techniques obligatoires. etes vous d'accord?Réponse de l'UNOPS : La taille de l'étiquette est indicative et peut être ajustée en fonction des dimensions du kit. Cependant, il est impératif que chaque kit livré porte cette étiquette. Il faudra donc trouver une solution pour apposer l'étiquette LEAD sur chaque kit.Cordialement,UNOPS
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30-Dec-2024 12:56
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New clarification added: Questions : Nous souhaiterions clarifier 3 points:- Le flux lumineux de 85lm par lampe, est bien la valeur en mode "Elevé", il sera donc reduit en mode "Moyen" et "Faible". Est-ce correct?- Le "Cable de recharge d’appareil" doit avoir au moins les embouts de types A, C et mini-USB. Est-ce que le type A est l'embout "d'entrée" à connecter au boitier et les types C et mini-USB les embouts de sortie? Ou est-ce qu'il faut 3 embouts de sortie (A + C + mini-USB) en plus d'une entrée (peu importe le type) ?- La durée de livraison pour les Lot 3 et 4 semble très difficile à accomplir. Est-il possible d'aligner ces délais à ceux des Lot 1 et 2 ?Réponse de l'UNOPS:Flux lumineux: Correct. Les 85 lm représentent la valeur en mode élève.L'embout A est l'embout d'entrée à connecter. Pour les embouts de sortie, il est requis au moins les types A+C+Mini USBDurée de livraison: Les délais indiqués pour chaque lot sont des estimations attendues dans le cadre de ce projet.Cordialement,
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30-Dec-2024 12:50
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New clarification added: Question : Please let us know if the requested units in LOT 1 is 100 units and total of 400 units for 4 lots.UNOPS answer : It requested 100,000 kits per lot. The total order consists of 4 lots, with a total of 400,000 kitsRegards,Procurement team
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30-Dec-2024 12:45
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New clarification added: Question : Of the 6 training locations, 4 are not included in the targeted distribution areas for the 400k units (Antananarivo, Fianarantsoa, Mahajanga & Tamatave). Is this any indication of where these units will ultimately be distributed, or only for training purposes? UNOPS answer : We would like to obtain cost estimates for training programs in each of these cities, as the needs may evolve over time. Regards,Procurement team
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30-Dec-2024 12:40
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New clarification added: Questions : we are EUROSOLAR and able to provide a solarkit that is in full complaint with Tender specifications as well do we have theproduction capacity to meet the quantitiies within the time free as indicated. We have produced solarkits before for other UN agencies and currentt have a FA for same in Syria.There is one issue we would like to see clarified: Our product is already integrated with PayGo technology, but is it correct to understand that it be integrated with local mobile money & 3rd party software platform? Who is supposed to provide the software for that, will it be the local platform and how will UNOPS operate this? This crucial to know because of the this software for operating the PayGo is not local available it has to be made whihc is not only costly byt also time consuming.Response from UNOPS : It doesn't require integration with local mobile money platforms, it does need to connect with the local phone network. This connection enables the system to send activation codes via SMS or USSD. Crucially, the after-sales service provider must possess the necessary software to manage these PAYGO codes effectively.RegardsProcurement team
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30-Dec-2024 12:35
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New amendment added #2: Avenant N°2 : Le présent avenant a pour objet d'ajouter le compte rendu de la réunion préliminaire du 19 décembre 2024. ---------------------------------------------------------------------------------------------------Amendment N°2: The purpose of this amendment is to add the minutes of the preliminary meeting held on December 19, 2024.
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20-Dec-2024 17:31
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New clarification added: Question : Please can you also advise that the expected delivery schedules of 12 / 14 / 16 weeks to complete the entire 100,000 kits order is FOB, and not CIF. Sailing time to Tamatave from China / India is typically 5-6 weeks itself (assuming no delays). UNOPS answer : Due to project urgency and deadlines, the delivery timelines specified in the requirements for all lots will be calculated based on CIF Incoterm.Best regards,The procurement team
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18-Dec-2024 17:11
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New clarification added: Question : regarding payment terms, can you please clarify whether it will be 30 days from date of goods handed over to the forwarder be accepted, i.e. against submission of BL and other shipping docs (invoice, packing list etc)?OR will it be 30 days after goods are delivered CIF Tamatave? If it is 30 days after CIF, then it will be quite challenging given the volumes, delivery schedule & potential $$ value of the contract. UNOPS answer : Payment for each batch delivered to the port of destination (CIF) will be initiated within a maximum period of 30 days. However, suppliers may receive payment sooner, potentially within a few weeks, once the invoice is received.Best regards,The procurement team
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18-Dec-2024 16:58
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New clarification added: Question : Can you advise if a solution without PAYGO will also be acceptable?UNOPS answer : Only the PAYGO solution will be accepted. No other option will be considered compliant.Best regards, The procurement team
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18-Dec-2024 16:49
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New amendment added #1: Avenant N°1 : Le présent avenant a pour objet d'ajouter la langue anglaise comme deuxième langue de cet appel d'offres. En conséquence, les documents de sollicitation seront désormais disponibles en anglais et en français.---------------------------------------------------------------------------------------------------Amendment N°1: This amendment is to add the English language as a second language to this tender. Consequently, the solicitation documents will now be available in both English and French.
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13-Dec-2024 09:37
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New clarification added: Dear Bidders,Please be advised that an amendment will be issued in the coming days to include English translations of the tender documents.Thank you for your understanding.Best regards,Procurement Team
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11-Dec-2024 09:47
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