SERVICES DE TRANSPORT ROUTIER DES INTRANTS DES PROGRAMMES

1. CONTEXTE

Dans le cadre de l’exécution des programmes de coopération entre le Gouvernement du Togo et les Agences du Système des Nations Unies, un appui est apporté aux partenaires pour la réalisation des activités prévues dans ledit programme. En effet les Agences du SNU sont amenées à livrer des intrants à leurs partenaires et bénéficiaires sur les sites des programmes dans les Régions administratives sur toute l’étendue du territoire et vers les pays voisins.

C’est ainsi que le SNU au Togo, à travers sa cellule OMT envisage la signature d’un accord à long terme avec des Transporteurs privés, régulièrement installés au Togo et disposant d’un parc de véhicules en bon état.

 

2.OBJECTIF

L’objectif recherché à travers cet appel d’offre est d’identifier les transporteurs qui respectent les conditions définies dans le présent appel d’offre en vue de la signature de contrats à long terme.

 

1. RESULTATS ATTENDUS

• Les transporteurs en règle et disposant d’un parc respectant les conditions du SNU sont identifiés et retenus
• Les camions requis sont mis à disposition au point de chargement ; 
• L’information est donnée à temps pour le suivi des cargaisons transportées ; 
• Les intrants sont livrés dans le délai indiqué, en bon état et en quantité conforme ;
• Les documents acquittés par les partenaires pour des livraisons reçues sont retournées à temps par le transporteur au bureau UNICEF. 

 

Tâches à accomplir :   

• Mise à disposition du nombre de camions requis et à temps pour les livraisons ;
• Manutention, chargement des intrants aux entrepôts UNICEF/AGENCES SNU ;
• Transport depuis entrepôt UNICEF/AGENCES SNU rendu sur sites de partenaires / bénéficiaires ; 
• Manutention déchargement à destination. 
• Suivi et Partage d’information avec l’UNICEF/AGENCES SNU pour les cargaisons prises en charge pour livraison ;
• Retour des documents signés à UNICEF/AGENCES SNU dans un délai de 3 jours maximum après livraison ; 

• Enlèvements à partir des entrepôts de l’UNICEF pour toutes les destinations indiquées dans le cadre de devis ;
• Mise à disposition dans les 48 heures du/des camions suivant la/les capacités requises après signature de contrat par l’UNICEF ;
• Assurer les divers frais de route lors du convoyage des biens ;

• Faire un rapport par téléphone ou e-mail sur les mouvements des camions tout le long du voyage jusqu’à la destination finale. Ceci comprend, la sortie du camion du magasin, lors des escales, etc.
• Prendre en charge tous les frais liés à la manutention lors des déchargements à la destination par le soumissionnaire ;
• Livraison de la marchandise transportée à l’entrepôt(s) et/ou aux consignataires désignés ;
• L’entreposage temporaire des marchandises dans les propres entrepôts du soumissionnaire en cas de nécessite après chargement.

 

1. CONDITIONS REQUISES
2. Bonne connaissance du circuit de livraison et opérations dans le contexte humanitaire ;
3. Disposer d’un Agrément pour le service de Transport ; 
   • Avoir un parc de camions suffisants.

 

1. AUTRES CONDITIONS REQUISES   

Consolidation des expeditions

• Le véhicule affecté à l’UNICEF sera exclusivement destiné aux fournitures de l’UNICEF ou Agences SNU demandeurs, même s’il n’est pas complètement chargé. Le Contractant ne peut en aucun cas combiner les fournitures de l’UNICEF avec celles des autres clients locaux.   
• Le transporteur ne doit en aucun cas transporter des substances illicites ou illégales dans ses véhicules, tout en transportant des marchandises de l’UNICEF ou toute autre violation entraînera la résiliation immédiate du contrat. 
• L’UNICEF peut charger des fournitures pour plusieurs destinataires dans un seul camion, soit avec la même destination, soit sur un itinéraire de livraison. Dans le cas où le camion est tenu de livrer des fournitures à différents districts d’une province, les frais seront selon les taux indiqués à la première zone de dépôt et dans un rayon de couverture ne dépassant pas 25km à partir du point de livraison. Dépassant ce rayon ils seront calculés comme nouveau point de livraison et sera facturé selon le tarif normal repris sous le tableau en annexe    

Produits manquants/endommages

• Le contractant est responsable de l’envoi à partir du point où l’article est prêt à être chargé (défini comme point d’origine) jusqu’au déchargement au point de destination finale.  
• Le Contractant est responsable de l’assurance complète : tierce partie, véhicule(s), fournitures (en transit) et chauffeurs pour couvrir toute réclamation concernant tout accident, blessure, décès, dommage ou perte résultant du transport des fournitures de l’UNICEF.   
• L’UNICEF n’acceptera aucune responsabilité relative au vol, perte ou endommagement de ses intrants par le contractant. Dans le cas échéant, l’Unicef se réserve le droit de réclamation de ses marchandises et une facturation sera faite conformément au prix d’achat des marchandises X nombre d’articles manquants.
• L’UNICEF peut, à sa discrétion, demander au Contractant de remplacer les articles manquants ou endommagés et les articles endommagés resteront la propriété de l’UNICEF.   
• Le Contractant est tenu de signaler immédiatement à l’UNICEF les articles reçus pour expédition qui sont endommagés, manquants ou lorsque la quantité n’est pas conforme à la liste de colisage et/ou à la lettre de transport, le Contractant n’est pas tenu de charger les marchandises endommagées au point d’origine, à moins que l’UNICEF ne le demande expressément par écrit. 

Assurance

Le Contractant doit avoir une assurance juridique qui couvrira tout type de pertes et dommages, qui peuvent survenir sur les marchandises transportées. L'assurance doit être valable pour le transport sur tout le territoire togolais. Il est du devoir du Contractant de s'assurer que la valeur des marchandises transportées est assurée de manière adéquate en tout temps.

•  

Sous-Traitance  

• Le contractant est responsable de tous les travaux et services exécutés par ses employés, agents et sous-traitants.
• Le contractant doit obtenir l’approbation écrite préalable et l’autorisation de l’UNICEF pour sous-traiter tout service de transport. L’entrepreneur doit prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les employés, les agents et les sous-traitants se conforment aux normes les plus élevées de conduite morale, éthique et professionnelle. 

Gestion et liaison avec l’Unicef  

• Le contractant désigne un superviseur/coordonnateur qui sera chargé de la gestion et de la coordination d’ensemble des services de transport des fournitures de l’UNICEF. Le gestionnaire/superviseur doit être capable de lire, d’écrire, de parler et de comprendre le Français. 
• Le contractant doit fournir à la Section des approvisionnements et de la logistique de l’UNICEF une liste des noms, numéros de téléphone et adresses électroniques de tous ses hauts fonctionnaires qui peuvent être contactés pendant le week-end ou les jours fériés pour obtenir des services de transport en cas d’urgence en dehors des heures de bureau. 

Confidentialité

On s’attend à ce que le prestataire de services traite les informations, quelles que soient les fournitures ou les opérations de l’UNICEF/SNU, de manière professionnelle et confidentielle. 

Force Majeure    

En cas de force majeure, le contractant est tenu d’en informer l’UNICEF par écrit avec tous les détails dans les 12 heures. Le contractant doit obtenir un « rapport de police » et en communiquer la copie à l’UNICEF. À la discrétion de l’UNICEF, le contractant et l’UNICEF peuvent organiser une évaluation de la visite sur place pour déterminer la cause de l’incident. En cas de force majeure soutenu par un rapport complet de police et accepté par l’UNICEF, le contractant ne sera pas responsable du remplacement ou de l’indemnisation des articles manquants/endommagés. 

 Résiliation du Contrat  

Si le transporteur ne livre pas l’un quelconque des services  livrables dans le délai spécifié dans le contrat ou ne s’acquitte pas de l’une quelconque des conditions ou obligations du contrat, ou si l’entrepreneur est déclaré en faillite ou séquestre nommé en raison de l’insolvabilité de l’entrepreneur, l’UNICEF peut, sans préjudice de tout autre droit ou recours qu’il pourrait avoir en vertu des termes de la présente condition, résilier immédiatement le contrat,  en tout ou en partie à compter d’un préavis de trente (30) jours au contractant .  

 

1. DROITS DE L’UNICEF

L'UNICEF se réserve le droit d'annuler toute soumission pour les raisons mentionnées ci-dessus et, sauf indication contraire du soumissionnaire, à accepter n'importe quel élément de la soumission.

L'UNICEF se réserve le droit d'annuler toute offre reçue d'un soumissionnaire qui, de l'avis de l'UNICEF, n'est pas en mesure d'exécuter le contrat.

1. COMPORTEMENT CONTRAIRE A L’ETHIQUE

L’UNICEF applique avec rigueur une politique de tolérance zéro concernant les actes contraires à l'éthique, non professionnel ou frauduleux de ses fournisseurs et prestataires.

En conséquence, Au cas où le soumissionnaire est déterminé par une des agences des Nations Unies avoir entrepris des activités immorales, non professionnelles ou frauduleuses, sa soumission sera rejetée et il sera suspendu ou interdit des relations commerciales avec UNICEF.

 

8. PRATIQUES DE CORRUPTION ET FRAUDULEUX

L’UNICEF exige que tous les soumissionnaires à cet appel d’offres observent le plus haut niveau de l'éthique au cours de passation et de l’exécution des services demandes.

(a)  Rejettera la soumission du soumissionnaire, qui selon lui, s’est livré à des pratiques malhonnêtes ou frauduleuses lors de la compétition pour le contrat en question ;

(b) Exclura le soumissionnaire, indéfiniment ou pour une période déterminée, de toute attribution de contrat financé par UNICEF à tout moment si elle juge qu'il s'est engagé dans des pratiques frauduleuses en vue de l'obtention ou de l'exécution de contrat financé UNICEF.

Aux fins de la présente disposition l’UNICEF adopte les définitions suivantes :

(i)  "Corruption" quiconque offre, donne, sollicite ou accepte un quelconque avantage qui vise d’influencer l'action d'un agent public dans le processus de passation ou de l'exécution d'un contrat, et

(ii) « Manœuvres frauduleuses » déformation des faits afin d'influencer l'attribution ou l'exécution d'un contrat au détriment du client, et inclut des pratiques collusoires entre soumissionnaires (avant ou après la soumission des offres) visant à fixer les prix des offres à des niveaux artificiels non compétitifs et à priver le client des avantages de la concurrence libre et ouverte ;

9. NON BENEFICE AUX FONCTIONNAIRES

Le soumissionnaire garantit qu'aucun fonctionnaire de l’UNICEF a reçu ou recevra un avantage direct ou indirect découlant de cet appel d’offres ou de tout contrat qui en résultera.

10. DIRECTIVES CONCERNANT LES DONS ET HOSPITALITES

Les soumissionnaires ne doivent pas offrir de cadeaux ou des gratifications aux membres du personnel de l’UNICEF, aux consultants ou à d'autres conseillers. Sont également interdits les voyages de loisirs pour des événements sportifs ou culturels, parcs d’attractions et des offres de séjours ; les transports, ou des invitations à des déjeuners ou des dîners extravagants sont également interdits.

11. DIVULGATION DES SANCTIONS Y COMPRIS SUSPENSION TEMPORAIRE

Le soumissionnaire doit divulguer dans la proposition s’il a fait l'objet de sanction, y compris la suspension temporaire, imposées par le Groupe de la Banque mondiale ou de toute autre organisation internationale intergouvernementale ou agence des Nations Unies. L'UNICEF se réserve le droit d'invalider une proposition d'un soumissionnaire qui fait l'objet d'une telle sanction.

12. NOTIFICATION DE L’ATTRIBUTION

Les proposants seront informés individuellement des résultats de l'attribution. 

 

13. ADJUDICATION DU CONTRAT

La soumission répondant le mieux aux intérêts de l’UNICEF sera celle qui aura présenté les documents généraux, techniques et financiers demandés, conformes avec les termes de référence.

 

14.  ANNULATION DE L’ADJUDICATION

Au cas où l’adjudicataire manquerait de présenter la documentation requise suite à l’évaluation de son offre et/ou de signer le contrat dans un délai de 10 (dix) jours calendaires suivant la notification officielle d’adjudication, cette adjudication pourra être annulée sans aucun droit de recours de la part de l’Adjudicataire. Dans ce cas, l’UNICEF pourra adjuger le contrat au soumissionnaire le mieux disant ou pourra lancer un nouvel appel d’offres.  

 

1. PROCESSUS ET METHODE D’EVALUATION  

Après l’ouverture des soumissions, l’UNICEF suit les étapes suivantes dans l’ordre indiqué : 

• Premièrement, chaque soumission est évaluée pour déterminer sa conformité avec les dispositions obligatoires de la présente demande de proposition pour la fourniture de services. Les soumissions jugées non conformes à toutes les dispositions obligatoires sont rejetées à cette étape sans autre examen. Le manque de conformité avec l’une ou l’autre des conditions énoncées dans la présente demande de devis, notamment la non-communication de tous les renseignements requis, peut entraîner le rejet d’une soumission sans examen ultérieur ; 
• Deuxièmement, l’UNICEF évalue les soumissions pour déterminer la conformité avec les prescriptions techniques énoncées dans les critères d’évaluation technique à l’annexe 1 pour la fourniture de ces services. 
• Troisièmement, l’UNICEF procède à une évaluation commerciale de la Proposition financière pour les Propositions jugées conformes sur le plan technique (note >=70 points/100).  

 

1. Evaluation technique (100 points) :   

 L’évaluation technique repose dans un premier temps sur le document technique fournis par le soumissionnaire et sur ses réponses rédigées sur le « Annexe A_ Critères Evaluation Technique ». Elle sera ensuite complétée par une visite de vérification des réponses fournies dans l’offre.

L’offre technique en plus du questionnaire « Annexe A_ Critères Evaluation Technique » devra contenir les informations minimums suivantes, étant entendu que le soumissionnaire est toutefois libre de fournir toutes autres informations additionnelles qu’il juge utile et nécessaire à l’appui de sa proposition.

 

Section-1 : Profil de l’Entreprise

Informations Générales :

Chaque soumissionnaire devra fournir les informations clés sur son entreprise y compris la date de commencement des activités de l’entreprise ainsi que les divers domaines d’expertise, y compris la structure organisationnelle et le mode de fonctionnement, sa capacité à fournir le type de prestations attendues et une description sommaire des fonctions et compétences de son personnel clé.

Equipements et Matériels :

Les informations spécifiques sur la taille du parc d’équipements et matériels opérationnels utilisés et leurs types devront être fournies (nombre et type de camions, nombre et types d’équipement de manutention etc.).

Locaux/Bureaux et Entrepôts :

Les soumissionnaires devront fournir les détails sur leurs bureaux et sur les entrepôts éventuels utilisés dans le cadre de leur fonction première.

Potentiels et Capacités :

Les informations sur la disponibilité de systèmes informatiques, de logiciels de gestion comptables et de suivi de mouvement de la flotte devront être fournies (personnel de support informatique par exemple). 

 Situation Financière :

Fournir les états financiers ou les relevés bancaires des deux dernières années qui démontrent la situation et la capacité financière de l’entreprise.

Section-2 : Expérience du Soumissionnaire

Liste des services pouvant être fournis :

Le soumissionnaire devra décrire de façon compréhensive les différents services transport qu’il est en mesure de fournir, et cela en rapport avec les termes de référence du présent Appels à Propositions et suivant les types d’activités menées par l’UNICEF.

 

Références :

Une liste des clients actuels devra être fournie, y compris les Organisations humanitaires internationales et les Agences des Nations-Unies, avec lesquelles le soumissionnaire a été en partenariat pour la prestation de services similaires à ceux demandés par la présente de demande a propositions. L’UNICEF pourrait à sa seule discrétion contacter tout client dont le soumissionnaire aura fourni les détails.

Volumes de marchandises transportées :

Le soumissionnaire devra fournir les détails sur volume et valeur de marchandises transportées durant les deux années précédentes. 

 

Section 3 : Capacite Opérationnelle et le Personnel

Capacité Opérationnelle :

Pour les services décrits dans les Termes de Références, le soumissionnaire devra fournir dans les détails tout ce dont il dispose comme équipements et engins pour répondre aux besoins de l’UNICEF et comment il compte opérer et conduire techniquement les affaires.

 

Organisation et personnel dédié.

Le soumissionnaire devra présenter la structure et la composition de l’équipe qui sera dédiée à la mise en œuvre de ces services. Le soumissionnaire devra présenter les différentes fonctions dont l’équipe sera chargée ainsi que les attributions des membres/experts clés responsables dans le cadre du contrat envisagé.

 

N.B : Le questionnaire « Annexe A_ Critères Evaluation Technique» dûment rempli par le soumissionnaire incluant des commentaires détaillés sur la méthodologie (s’il y a lieu) qu’envisage le soumissionnaire pour fournir les services proposés. Tous les services supplémentaires offerts devraient être décrits en détail. Tout service non inclus sera considéré comme « non-conforme » pendant l’évaluation.

 

Seules les propositions qui auront une note au moins égale à 70 sur les 100 possibles (Résultat de l’annexe B), qui respectent la présentation de la documentation générale, la documentation légale et financière demandées seront préqualifiées pour la visite dès l’évaluation.

 Une commission technique mise en place par UNICEF vérifiera la validité et la conformité de la documentation fournie par le soumissionnaire selon la grille d’évaluation. 

 

1. Evaluation des offres Financières (30 Points)

Dans le cadre de la seconde étape, seules les soumissions financières des soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale de 70 points seront ouvertes aux fins d’évaluation, de comparaison et d’examen. Les enveloppes de soumission financière correspondant aux soumissions n’ayant pas obtenu la note technique minimale ne seront pas prises en considération.

L’indice de prix de l’offre économiquement la moins chère recevra un score financier (SF) de 30 points.

Le score financier (SF) des autres offres sera calculé selon la formule suivante :

Notation de la Soumission Financière (SF) :

Notation de la SF = (prix offert le plus bas / prix de la soumission examinée) x 30

 

La meilleure offre financière sera celle qui sera l’offre la moins disante. Toutes les offres des soumissionnaires techniquement qualifiés seront ouvertes et classées par ordre suivant la grille d’évaluation technique de l’Annexe A ci-jointe. L’accord (LTA) sera signé avec les transporteurs qui seront qualifiés techniquement avec les offres financières acceptables.

NB : L’UNICEF se réserve le droit d’adjudication a une ou plusieurs soumissionnaire(s)