RFP - RECRUTEMENT DE BUREAUX D'ÉTUDES POUR L'ÉLABORATION DES ÉTUDES TECHNIQUES ET LA SUPERVISION DES TRAVAUX POUR LE PROJET D'ÉLECTRIFICATION DE 166 CENTRES DE SANTÉ EN CÔTE D’IVOIRE

New clarification added: Question: Veuillez nous confirmer si ‘’ les 7 premiers jours suivant la signature du contrat’’ désigne effectivement jours et non ‘’jours ouvrables’’.Clarification: Pour ce qui est de la documentation à fournir dans les 07 (Sept) premiers jours suivant la signature du contrat, et au vu du délai qui n’est pas flexible, nous demandons de considérer le nombre de jours en jours calendaires.

New clarification added: Question: Qu’en est-il de l’expert qui va s’occuper du livrable ‘’ Etude socio-foncière’’ ? En effet nous estimons très important pour la réussite de la mission d’inclure ce profil dans le reste du personnel avec les exigences et surtout la mesure de ses efforts (homme-mois ou jours) comme le reste des profils.Clarification: Nous confirmons l’importance de cette étude pour la réussite de la mission. Toutefois, compte tenu du contexte rural des sites concernés, cette étude consistera principalement en un recueil d’informations de terrain sur la situation socio-foncière auprès des parties prenantes locales : Directeur Départemental, responsable du centre de santé, chef du village, populations riveraines, etc.Une fiche d’évaluation de la situation socio-foncière sera transmise pour encadrer cette collecte de données. En cas d’absence d’information disponible pour un site, cela devra être mentionné dans le rapport final, avec les éventuels documents justificatifs.Cette tâche sera assurée par l’ingénieur.e civil.e et l’ingénieur.e HSE, postes déjà prévus dans l’équipe projet. Leur intervention est bien intégrée dans la ventilation des coûts, et leur mobilisation est prise en compte en homme-jours ou homme-mois, comme pour les autres profils.Par ailleurs, les Directeurs Départementaux concernés apporteront leur appui actif aux équipes sur le terrain pour faciliter la réalisation de cette tâche auprès des autres parties prenantes locales.Question: Veuillez nous confirmer si ‘’ les 7 premiers jours suivant la signature du contrat’’ désigne effectivement jours et non ‘’jours ouvrables’’.Clarification: Pour ce qui est de la documentation à fournir dans les 07 (Sept) premiers jours suivant la signature du contrat, et au vu du délai qui n’est pas flexible, nous demandons de considérer le nombre de jours en jours calendaires. Question: Dans le même sens nous remarquons que dans le tableur coûts de mobilisation des ressources ‘’Le total en # de mois’’ a été calculé sur une moyenne de 30 jours diffèrent de 22 jours travaillés (facturables) en moyenne. Ce qui suggère une mobilisation totale (7 jours sur 7). Veuillez nous confirmer que c’est bel et bien une mobilisation totale pour que nous tenons en compte les taux des jours non ouvrables.  Nous posons la question parce que la durée par exemple du chef de mission est de 1.5 mois (Tableau de cotation) alors que sur le planning il est supposé être mobilisé sur toute la durée de la mission (2 mois). Clarification: Pour ce qui est de la différence entre le planning (02 mois) et le tableau de cotation (1,5 mois) pour la mobilisation du chef de mission, nous vous demandons de prendre en considération dans la préparation de votre offre, le fait que l’ensemble des prestations pour la phase des études couvre une période de 02 mois. Cependant, la mobilisation de chaque expert ne sera pas de 02 mois.Les études de reconnaissance seront sur une période de 07 jours calendaires vu les exigences du projet. Mais les étapes telles que la revue de conception seront de façon ponctuelle pour procéder à des mises à jour suite aux commentaires de l’équipe de revue de conception. Tel qu’il est mentionné dans les termes de référence du mandat: “L’intervention du bureau d’études sera de répondre aux remarques et commentaires de l’équipe de revue de la conception de l’UNOPS, afin d’obtenir un certificat de conformité. La revue portera sur l’ensemble des livrables cités ci-dessus et en amont de la contribution des bureaux d’études à l’élaboration des dossiers d’appel d’offres. Pour cela, il est essentiel pour le bureau de mobiliser de façon ponctuelle, son personnel ayant participé à l’élaboration des dossiers techniques.”Nous vous demandons de prendre cela en considération lors de l’élaboration de votre dossier. 

New amendment added #2: Amendement no.2Cet amendement est apporté au dossier d'appel d'offres pour les raisons suivantes:Partager les minutes de la réunion de clarification avec les soumissions;Réviser les TDRs pour ajuster la composition du personnel clé requis (augmentation du personnel pour la Tranche Etudes et aussi pour la Tranche Supervision);En conséquence du point 2, ajuster le tableau dévaluation du personnel clé;En conséquence du point 2, ajuster le tableau des coûts;Clarifier le méthode d'évaluation des offres soumises en associtaion (Joint venture) avec d'autres partenaires.En vertu de ces changements, proroger le delai de soumision jusqu'au Lundi 30 JUIN 2025 à 14:00 (Heure d'abidjan)Les modifications opportées aux TDRs et au tabelau des coûts sont surlignées en vert pour une référence rapide. Tous les autres termes et conditions du dossier d'appel d'offres restent einchangés et demeurent en vigueur.Procurement UNITUNOPS Côte d'Ivoire

New clarification added: Question: Pour une plus large participation de toutes les entrprises au processus, le critère de l'éligibilité sur les 5 ans d'existence ne devrait pas être éliminatoire mais pondéré. En effet, une entreprise peut avoir moins de 5 ans d'existence et avoir l'expérience requise, et peut faire le travail correctement. Alors que dans votre système, il s'agit d'un critère éliminatoire. On devrait plus classer l'année d'expérience dans les critères techniques avec par exemple, moins de 5 ans d'expériences (zéro comme note).Sinon cela ferme à plus d'entreprises de participer à cette proposition alors que l'année d'expériences ne dépend de l'entreprise mais du temps qui dépend de l'année de création de l'entreprise.Clarification: Ce critère est un critère de qualification obligatoire. Le minimum requis en termes de nombre d'années d'existence est 5 ans. Si un soumissionnaire n'arrive pas à satisfaire ce critère, il peut envisager de se mettre en association (joint venture) avec un partenaire qui peut satisfaire ce critère de qualification. 

New clarification added: Question: Dans le fichier de l'offre financière, la partie honoraire Supervison 1 et 2, le fichier est vérrouillé à ce niveau et il est impossible de le remplir.Prière nous aider. Clarification:  Merci de faire une copie du fichier. Si le probleme persiste, je vous saurais gré de vous referer au fichier https://docs.google.com/document/d/1E-cxFux6jMOgBC310rtTKp6s_zqa5fNF/edit?usp=sharing&ouid=107216245717494960007&rtpof=true&sd=true Question: Un report de deadline est-il envisageable pour nous permettre de préparer une offre répondant à vos attentes?Clarification:  Un report de 3 oou 4 jours est envisagé et sera entériné par un amendement.Question: Peut-on utiliser un même CV pour plusieurs lots dans la mésure où le consultant soumet une offre pour plusieurs lot?Clarification:  Oui c'est possible dans la mesure où le personnel designé pour au moins deux des lots soit distinct. Car il faut une equipe complète par lot au cas où vous seriez retenu pour deux lots.

New clarification added: Question: Au niveau du formulaire 0.7 déclaration de bonne exécution, est ce que c'est le fournisseur qui remplit et signe ? ou le clientClarification: C'est au fournisseur de remplir et signer ce formulaire. C'est un formulaire de déclaration. Cependant, il importe dápporter les justificatifs des elements déclarés en annexe. Certificat de reception, note du client ou autres.Question: Est ce que le fournisseur légalise les diplômes du personnel clé ou pas ?Clarification: Une légalisation des diplômes n'est pas requise. Merci de bien les véfifier avant de les inclure dans votre offre.

New clarification added: Question: Relativement à la tranche de la supervision des travaux, pourriez-vous nous confirmer qui se chargera du lancement de l’AO ? Quand cela se déroulera-t-il ? Qui évaluera les offres ? Quel délai sera consacré à cette phase ?Clarification: L’appel d'offres sera lancé par l’UNOPS à líssue de la première phase du mandat et la réception des livrables mentionnés dans les TDRs. Le bureau d'études doit être disponible à supporter l'équipe de l’UNOPS en cas de besoin de clarification des éléments de conception durant la phase d'appel d’offres.  Les offres seront évaluées par le personnel désigné par l’UNOPS en accord avec les directives organisationnelles en vigueur.Question: Pour la phase 1 : Supervision des travaux de pré-installation et installation des champs solaires, nous tenons à souligner que le délai de 45 jours proposé ne semble pas tenir compte des contraintes qui pourraient être rencontrées sur le terrain. Pourriez-vous envisager un délai plus réaliste ?Clarification: En raison des contraintes actuelles du projet, aucune marge de flexibilité n'est prévue.Question: La formation est dispensée par les entreprises au personnel local lors des travaux. Est-ce que d’autres formations sont à envisager et à organiser par le consultant ? Clarification: Non, aucune autre formation n'est à envisagéQuestion: Pour les rapports de chantier quotidiens, nous suggérons des rapports hebdomadaires pour une meilleure visibilité de l’avancement.Clarification: Il faudra se conformer aux exigences des TDRs

New clarification added: Question: Pourriez-vous expliquer l’intérêt de dissocier les deux phases de travaux et pourquoi commencer par la phase 2 ? Nous tenons à souligner que si la partie « production » est opérationnelle et que le réseau électrique de distribution n’est pas fiable ou sécurisé, cela pourrait représenter un risque de danger ou de dysfonctionnement.Clarification: La phase 1 est la phase “étude”. La phase des travaux est dissociée car les bâtiments existants doivent être réhabilités et leurs installations électriques doivent être mises aux normes. C‘est seulement après l’obtention des certificats délivrés par les services de contrôle proposés par le bailleur que le raccordement à la centrale sera effectué. Enfin, les sites ciblés ne disposent pas du réseau électrique national; ce sont donc des centrales solaires autonomes pour des sites isolés (du réseau électrique). Question: Est-ce qu'une étude d’impact environnemental et social est requise par site ?Clarification:  Oui, le recueil de données est requis pour chaque site.Question: Nous souhaiterions savoir où sont disponibles les données foncières des centres de santé. Sont-elles disponibles localement ?Clarification:  Concernant les données socio-foncière, il s'agira de procéder au recueil des informations sur la situation socio-foncière des différents sites auprès des parties prenantes locales telles que : le Directeur Départemental, le responsable du centre de santé, le chef du village, les populations riveraines, etc. Si un site ne dispose pas de ces informations, cela devra être mentionné explicitement dans le rapport, accompagné des documents justificatifs, le cas échéant. Une fiche de recueil des informations (fiche d’évaluation de la situation socio-foncière des sites) sera transmise à cet effet.   Voici la fiche socio-foncière ici: Fiche d'evaluation socio-foncière.docxQuestion: En adoptant la puissance de 2 x 10 kWc, certains sites pourraient être surdimensionnés, d'autres sous-dimensionnés. Ce choix répond-il à une volonté de standardisation ? Clarification:  Le maître d’ouvrage a mis à notre disposition des kits de 10 kWc d’une part, et d’autre part la garantie fournisseur porte sur le design du kit de 10kW tel que proposé par lui (le fournisseur). Enfin, la dissociation en kits de 10 kW au lieu de 20 permettra de disposer de 2 sources d'énergie distinctes sur le site.  Le bilan énergétique ayant permis d'évaluer la puissance a été fait à partir d'installations modèles d'un site. Le bilan demandé aux soumissionnaires permettra de proposer au maître d’ouvrage des ajustements si cela s'avère nécessaire. Mais les 2 kits sont largement suffisants pour chaque site. Pour conclure, ce bilan servira de base pour déterminer en termes de quantités et de puissances les appareils (médicaux ou autres) complémentaires à installer dans un futur proche sur ces sites.Question: Concernant le diagnostic du système d’approvisionnement en eau potable, des analyses sont-elles requises pour déterminer la qualité de l’eau ?Clarification: Non, des analyses ne sont pas requises. Il faudra simplement donner un avis succinct sur la qualité de l’eau, basé sur les constats effectués sur le terrain et les informations disponibles. Question: Pour la description de l’état initial de l’environnement - Type de sol, une étude de sol est-elle nécessaire ? L’intervention d’un géologue ou d’un géotechnicien est-elle à prévoir ? Clarification: Pour le type de sol, l’étude de sol et l’intervention d’un géologue ou d’un géotechnicien ne sont  pas nécessaires. Question: Relativement aux études d’ensoleillement, il est mentionné comme livrable attendu un tableau de dimensionnement indicatif (puissance crête, surface PV). Cependant, il était mentionné une puissance de 2 x 10 kWc. Faudra-t-il refaire un dimensionnement pour chacun des sites ? Clarification: non un dimensionnement n’est pas nécessaire. Cependant le bureau d'études devra fournir les éléments nécessaires à la vérification de la puissance des PV pour chaque site. Question: Dans la partie contribution à l’élaboration du dossier d’Appel d’offres DAO, il est mentionné dans les livrables attendus des schémas techniques hydrauliques. Pourriez-vous fournir plus d’explications sur ce point ? Clarification: Il s’agira ici de fournir les plans des lots fluides (plomberie, climatisation).Question: Concernant le profil et la composition de l’équipe - pour les équipes topographiques, il y a 112 sites décrits dans les TDRs. Nous comprenons qu’un seul bureau ne pourra être attributaire de plus de 2 lots. Est-ce que, pour ces 2 lots, tous les relevés et les rapports devront être fournis en une semaine ?Clarification: Oui, les relevés topographiques, les recueils de données ainsi que les rapports correspondants devront être fournis dans un délai de 7 jours, conformément aux exigences fixées dans les TDR. Il est important de préciser que si un bureau d’études est attributaire de deux lots, chaque lot doit être traité de manière indépendante. Cela signifie que la mobilisation des équipes pour un lot ne doit en aucun cas dépendre de l’autre. Les travaux pour tous les lots débuteront à la même date, et le respect du délai de 7 jours s’applique pour chaque lot individuellement. Il appartient donc au bureau d’études de prévoir les moyens humains et logistiques nécessaires pour intervenir simultanément sur les deux lots.

New clarification added: Question: Nous vous prions de bien vouloir envisager un délai supplémentaire d’au moins une semaine pour la remise des offres.Clarification: Un délai supplmentaire a été considéré et sera entériné par un amendement du dossier d'appel d'offres.Question: Pourriez-vous confirmer si tous les lots font partie du même contrat ou s'ils seront répartis entre plusieurs firmes? Clarification: Les contrats seront attribués par lots, avec la possibilité pour un même bureau d’études d’être adjudicataire d’un maximum de deux lots. Si tel est le cas, un contrat unique englobera l'ensemble des deux lots qui lui seront attribués. Question: Si les lots pouvaient être fait un à la suite de l’autre, il y aurait une grande économie d’échelle à faire faire tous les lots par la même firme.Clarification: Cet élément a été évalué mais écarté pour mitiger les risques de retard vu les contraintes du projet.Question: Les lots doivent-ils être réalisés simultanément ou de manière consécutive ?  Clarification: Il est envisagé que les lots soient implémentés simultanément. Toutefois, il reste au soumissionnaire de proposition un plan d'opérations optimal qui permet de satisfaire les exigences des TDR.Question: Dans le cas où l'entrepreneur dépasse le délai prescrit pour la phase des travaux, pourriez-vous préciser comment l'UNOPS envisage de compenser les frais du surveillant ? Clarification: Le délai fixé pour la phase des travaux est incompressible et doit être strictement respecté. Il appartient donc au bureau d’études de prendre toutes les dispositions nécessaires, notamment en anticipant tout risque de retard et de fournir un support proactif aux entreprises pendant la phase de supervision, afin de garantir le respect du planning. L’anticipation des actions est essentielle. Question: Concernant la surveillance, nous notons qu'aucune ressource n'est indiquée pour la coordination. Serait-il possible d'envisager la présence d'un ingénieur durant cette phase de surveillance ? Clarification:  Oui il faudra le prévoir comme un chef de mission par lot ( voir la ventilation des coûts. Cet aspect sera entériné par un amendement des TDR et du tableau ventilation des coûts).Question: Le délai de 7 jours à compter de la date de signature du contrat pour la remise du rapport EIES, des rapports topographiques, du rapport d’étude socio-foncière, et du rapport des études d’ensoleillement nous semble trop court. Pourriez-vous envisager une prolongation ? Faire la visite de plusieurs dizaines de site en plus d’un rapport en 7 jours nous semble très difficile.  Clarification:  En raison des contraintes actuelles du projet, aucune marge de flexibilité n'est prévue.Il ne s'agit pas de produire un rapport d’EIES complet dans ce délai, mais plutôt de fournir les données nécessaires à l’élaboration de l’étude d’impact environnemental et social, à partir des formulaires qui seront transmis par l’UNOPS.Les bureaux d’études devront également formuler des recommandations de mesures d’atténuation en lien avec les constats réalisés sur le terrain.Concernant le rapport d’étude socio-foncière, étant donné que nous sommes en zone rurale, il s'agira de procéder au recueil des informations sur la situation socio-foncière des différents sites auprès des parties prenantes locales telles que : le Directeur Départemental, le responsable du centre de santé, le chef du village, les populations riveraines, etc.Si un site ne dispose pas de ces informations, cela devra être mentionné explicitement dans le rapport, accompagné des documents justificatifs, le cas échéant. Une fiche de recueil des informations (fiche d’évaluation de la situation socio-foncière des sites) sera transmise à cet effet. Voici la fiche socio-foncière ici: Fiche d'evaluation socio-foncière.docxPar ailleurs, les parties prenantes locales seront informées en amont, dans le cadre de missions d’information et de sensibilisation organisées par l’UNOPS, avec le soutien de l’unité de coordination du projet et des acteurs gouvernementaux concernés. Ces actions auront lieu avant le déploiement des bureaux d’études, afin de faciliter leur intervention. La liste des parties prenantes concernées sera également communiquée à l’avance.  Il est donc attendu que les bureaux d’études mobilisent les équipes et les ressources nécessaires, et qu’ils adoptent une méthodologie de travail rigoureuse et bien organisée, afin de fournir l’ensemble des livrables dans les délais impartis.Question: Nous souhaiterions comprendre la raison derrière la puissance proposée pour les générateurs solaires photovoltaïques de 2 x 10 kWc. Pourquoi ne pas avoir opté pour une puissance de 20 kWc ? De plus, pourquoi la puissance est-elle prédéfinie alors qu’un bilan énergétique et un dimensionnement sont demandés pour chaque site ? L’idée est-elle d’avoir des kits standardisés ? Clarification:  Le maître d’ouvrage a mis à notre disposition des kits de 10 kWc d’une part, et d’autre part la garantie fournisseur porte sur le design du kit de 10kW tel que proposé par lui (le fournisseur). Enfin, la dissociation en kits de 10 kW au lieu de 20 permettra de disposer de 2 sources d'énergie distinctes sur le site.  Le bilan énergétique ayant permis d'évaluer la puissance a été fait à partir d'installations modèles d'un site. Le bilan demandé aux soumissionnaires permettra de proposer au maître d’ouvrage des ajustements si cela s'avère nécessaire. Mais les 2 kits sont largement suffisants pour chaque site. Pour conclure, ce bilan servira de base pour déterminer en termes de quantités et de puissances les appareils (médicaux ou autres) complémentaires à installer dans un futur proche sur ces sites.Question: Nous avons constaté qu’il y a 112 sites dans le tableau présenté à la page 4, alors que le texte mentionne 97 sites. Pourriez-vous clarifier cette divergence ?Clarification: Il s'agit d'une erreur dactylographique, Cela sera ajusté par un amendement des TDRs.

New clarification added: Q3. Merci pour le document révisé. Comme celui-ci vient tout juste de nous être partagé, est-ce que nous pourrions avoir une prolongation du délai de remise svp. 2 semaines seraient très utile.R3. Compte tenu de la contrainte de temps à laquelle nous sommes confrontés, une extension du delai de sollicitation n'est pas envisageable à cet étape. Une réunion de clarification est prévue dans les détails de l'avis d'AO. Je partage avec vous encore ici le lien d'accès à la réunion: Date: Mardi 17 Juin 2025Heure : 10h00 (heure d'Abidjan, Cote d'Ivoire)Lieu : en ligne suivant ce lien G-meet :  https://meet.google.com/whz-mhse-zbh

New amendment added #1: Amendement no. 1Cet amendement est apporté au dossier d'appel à propositions pour redistribuer une version accesible des termes de reference.Tous les autres termes et conditions restent inchangés et demeurent en vigueur.Procurement UnitUNOPS Côte d'Ivoire

New clarification added: Q2. Nous n'arrivons pas à télécharger les documents : 57899 - Termes_Référence_BE-Solaire_ Cote_d ivoire Rv1.pdf.R2. Nous prennons note de l'erreur à l'ouverure du document, une version accessible sera postée sans delai dans la section "Documents". 

New clarification added: Q1. Le document "57899 - Termes_Référence_BE-Solaire_ Cote_d ivoire Rv1" n'est pas accessible et une erreur dans l'ouverture du fichier ne permet pas d'avoir accès aux informations. Pourriez-vous redistribuer le document. R. Nous prennons note de l'erreur à l'ouverure du document, une version accessible sera posté sans delai dans la section "Documents".