GESTIÓN DE RETENCION DE DONANTES INDIVIDUALES

1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia UNICEF, en su calidad de organismo de cooperación internacional, cuenta con programas en América Latina y El Caribe cuyos objetivos son los de acompañar los esfuerzos de cada país para fomentar el cumplimiento universal de los derechos de niñas, niños, adolescentes, jóvenes y sus familias y comunidades, a fin de que los indicadores sociales, y por ende sus vidas, continúen mejorando.

Para la implementación de dichos programas y proyectos, se requiere lograr financiamiento, parte del cual debe lograrse a través de la recaudación de fondos de individuos, entendidos éstos como personas naturales o jurídicas bancarizadas que se comprometen a apoyar la labor de UNICEF a través de un aporte económico mensual automático por medio de su tarjeta de crédito o débito, y si fuera necesario su cuenta bancaria. A este tipo de donantes UNICEF los conoce como Socio (Pledge). Actualmente, en estos países ya desarrollan campañas anuales de captación de socios por varios canales, especialmente Face to Face, Telemarketing y Digital, y tienen sus propias bases de donantes activos, realizando los correspondientes aportes recurrentes con periodicidad mensual a UNICEF para sus programas y proyectos. Ante el crecimiento actual y el previsto para los siguientes meses y años, UNICEF requiere diversificar los proveedores actuales para lo cual necesita contar con acuerdos a largo plazo con empresas que realicen servicios de: Gestión y Retención de Donantes Además, la Oficina Regional para América Latina y El Caribe necesita incorporar proveedores relacionados con la gestión y retención de donantes, es decir, mantenimiento de bases de datos, comunicación y retención de donantes, actualización de donaciones, servicios de análisis y de atención al donante, campañas de fidelización y de maximización del valor de los donantes. La propuesta actual de los proveedores deberá cubrir al menos los siguientes países de la región: Bolivia, Costa Rica, Guatemala, Panamá, Paraguay y República Dominicana- Cualquier otro agregado debe especificarse durante el proceso de aplicación.

Notas preliminares:

• El Proveedor puede presentar sus propuestas y ofertas para las asignaciones de trabajo en uno o varios países.

• En el Reclutamiento de Donantes, el Proveedor puede recibir la asignación de trabajo en cada país.

• El Proveedor deberá cotizar el servicio por única vez, ante un eventual cambio de proveedor, la portabilidad de datos sensibles hacia otro proveedor debiera poder ser realizada sin intervención de Unicef, vale decir, la transferencia debiera ser realizada directamente entre proveedores por cuenta y orden de Unicef

. • El Proveedor deberá cumplir el standard PCI-DSS, envío de AoC, detallando precisamente que el servicio prestado se encuentra enmarcado en dicho AoC. En su defecto, deberá disponer de una tercera parte asociada que si lo cumpla para ofrecer el servicio.

• El Proveedor debe tener el permiso oficial para realizar las asignaciones de trabajo en cada país o debe poder y tener el permiso para realizar la asignación de trabajo de un País a otro.

• Se espera que el Proveedor comience su asignación cuando la oficina de UNICEF en alguno de los países arriba mencionado lo requiera 3. Detalles de la Asignación del Trabajo Gestión y retención de donantes.

• Realizar una serie de actividades bajo el "Programa de Retención de Donantes" (por ejemplo, envíos de correos electrónicos, llamadas telefónicas, SMS, etc.) según lo acordado por UNICEF durante y más allá de los primeros 12 meses (período especificado por UNICEF) después de la captación de donantes (como llamadas de bienvenida a nuevos donantes y distribución de materiales de comunicación de UNICEF), con el objetivo de mantener y generar ingresos sostenibles, así como proporcionar a los donantes una conexión, compromiso y lealtad con UNICEF.

• Establecer un número de teléfono exclusivo y local para brindar servicios de llamadas entrantes y salientes a los donantes.

• Proporcionar llamadas salientes a todos los donantes que hayan sido rechazados por el banco procesador debido a un cambio en el número de tarjeta de crédito o fecha de vencimiento, o tarjeta reportada como perdida/robada. Véase el punto 'e' a continuación.

• Realizar una 'Llamada de actualización' a todos los donantes activos una vez que hayan estado donando a UNICEF durante un período de tiempo determinado (dependiendo del plan de comunicación de cada país). El cronograma está sujeto a cambios según la solicitud de UNICEF, y la tarea debe realizarse de forma continua, no en campañas por lotes.

• Proporcionar servicios de llamadas entrantes y salientes a todos los donantes con respecto a saludos/llamadas de cumpleaños, reactivación, etc. según lo especificado y acordado con UNICEF.

• Preparar informes y análisis de desgaste (retención) y presentarlos a UNICEF mensualmente, previo establecimiento de los indicadores básicos a reportar.

• Preparar informes sobre las actividades de comunicación de los donantes (donor journey), p. informe de envío, informes de actualización/cancelación/reducción de categoría e informe de tasa de apertura de correo electrónico cuando corresponda, y envíelo a UNICEF mensualmente.

• Guardar y en acuerdo con UNICEF reactivar a los donantes que hayan perdido pagos o hayan sido dados de baja respectivamente

. • Alojamiento y mantenimiento de la base de datos: Administrar y mantener la integridad de la base de datos de donantes en un entorno seguro (PCI Complience) y proporcionar un acceso web a UNICEF (sin información de tarjeta de crédito por razones de seguridad).

• Enviar, en caso de diferentes Proveedores, la información relativa a los procesos de retención al Proveedor encargado de los Cobros y Pagos cuando sea necesario y acordado.

• Preparar informes y análisis en una plantilla según lo acordado con UNICEF y enviar semanal y mensualmente. Notas Especiales: UNICEF se reserva el derecho de ajustar el alcance de las asignaciones de trabajo según lo considere apropiado:

• Se llevará a cabo una reunión con el Proveedor después de 6 meses de la asignación para revisar el progeso de las metas conjuntas acordadas. Si el Proveedor no ha alcanzado el 50 % del objetivo a los 6 meses, el proveedor debe indicar claramente: A) que confía en que el objetivo original de 1 año todavía se puede lograr y demostrar a UNICEF su plan para los próximos 6 meses para lograrlo o B) indicar que no alcanzarán el objetivo mínimo original. En el caso de B), UNICEF se reserva el derecho en este punto de contratar a un Proveedor adicional para permitir que UNICEF alcance el objetivo original acordado.

• Además del punto anterior, se realizará una revisión con el Proveedor al final del primer año del LTA. Si el proveedor no ha podido alcanzar los objetivos acordados establecidos para el año y/o no puede acordar el objetivo mínimo comprometidos para el año 2, UNICEF se reserva el derecho de contratar a un proveedor adicional en el año 2 con el fin de alcanzar los objetivos mínimos del segundo año para el número de donantes comprometidos.

• De acuerdo con la disponibilidad presupuestaria, UNICEF puede adjudicar contratos a múltiples Proveedores calificados en el mismo País.

• •UNICEF puede probar Proveedores calificados frente al Proveedor ganador por un valor no superior al 20% del presupuesto disponible y mover el presupuesto en función del desempeño.

• Se permite la subcontratación a un tercero para ambas asignaciones, siempre que el Proveedor aclare en la propuesta de licitación e informe a UNICEF con anticipación.

• El Proveedor debe declarar o notificar a UNICEF en la propuesta de licitación (y también por adelantado en el caso de un plan futuro) si actualmente realiza o planea realizar una tarea de fundraising similar para ONG internacionales relacionadas con los niños, por ejemplo: Save the Children, SOS Children 's Village, World Vision, Plan International, Christian Children 's Fund (incluidas sus filiales nacionales) en los países a los que presta servicios.

• El Proveedor debe aclarar en la propuesta de licitación en detalle las áreas en las que no puede cumplir con los requisitos técnicos de UNICEF que se enumeran en esta Solicitud de propuesta y el Contrato estándar de servicios de UNICEF que se adjuntan al final de esta Solicitud de propuesta.

• El Vendedor deberá especificar si está en condiciones de facturar en Moneda Local, también en USD; y en qué País o si pueden facturar de un País a otro especificando cuál.

•Se recomienda a los proveedores que tomen nota de los productos finales requeridos para asegurarse de haber incluido todos los elementos en sus propuestas de licitación

2. REQUERIMIENTO

2.1 El propósito de esta solicitud de propuesta de servicios (“RFPS”, en sus siglas en inglés) es invitar a presentar propuestas para el “ACUERDO A LARGO PLAZO (LONG TERM AGEEMENT) CON EMPRESAS PARA LA GESTIÓN DE COBROS DE DONACIONES DE INDIVIDUOS”[en las condiciones que se detallan en los Términos de Referencia/Descripción del Trabajo, adjunto en el Anexo B

. 2.2 Este documento de Licitación RFPS será compuesto por lo siguiente:

• Este documento • Los Términos y Condiciones Generales de Contratación (Servicios) del UNICEF, que figuran en el Anexo A

• Los Términos de Referencia/Descripción del Trabajo, adjunto en el Anexo B

• El formato Propuesta de Precio de Servicios de Cobro como Anexo C

• El formato Propuesta de Precio de Servicios de Retencion y Gestión de Donantes como Anexo D

• El template de registro de proveedor (MDM Vendor Template) como Anexo E • Registro en linea en el UNGM -United Nations Global Market – link: https://www.ungm.org/Account/Registration

2.3 El presente Documento de Licitación RFPS es una invitación y no debe interpretarse como una oferta que pueda ser aceptada o interpretada con algunos derechos contractuales o legales. No conformará contrato, incluyendo un contrato de proceso u otro entendimiento o arreglo, entre el Proponente y UNICEF en relación con este Documento de Licitación RFPS y no habrá nada en este Documento de Licitación RFPS o en relación con el mismo que resulte en obligación alguna por parte de UNICEF, a menos que y hasta que se firme un contrato por UNICEF y la parte licitadora que resulte elegida.

PARTE II – PROCESO DE ENTREGA DE PROPUESTAS

1. CALENDARIO DE ENVÍO DE PROPUESTAS PROCESO CONTRACTUAL El calendario de este proceso es como se indica a continuación

: • Fecha de publicación en sitio UNGM y por correo: 24-06-2022

• Fecha límite para periodo de preguntas y respuestas: 30-06-2022 antes de las 23:59hrs de Panamá pueden ser enviadas a la plataforma de UNGM al correo lacro-ops@unicef.org

• Publicación de respuestas en UNGM: 04-07-2022

• Fecha de cierre / fecha límite para la presentación de la propuesta completa y final: 11-07.2022 antes de las 23:59 pm. (Hora de Panamá)

• Fecha de apertura de propuesta: 12.07.2022

• Periodo de evaluación / revisión de las propuestas: 13.07.2022 al 18.07.2022 aproximadamente

• Aviso de adjudicación por correo y en UNGM: 28-07-2022 aproximadamente

• Periodo de preparación de contrato: del 29-07-2022 al 05-07-2022 aproximadamente • Fecha estimada inicio de contrato: 15-08-2022 aproximadamente

1.1 Reconocimiento de entrega de Documento de Licitación. Los Proponentes están requeridos a informar al UNICEF tan pronto posible a través de la plataforma de UNGM o a traves del correo electrónico lacro-ops@unicef.org notificando que han recibido este Documento de Licitación.

1.2 Preguntas de los proponentes. Los Proponentes tienen que informar a UNICEF mediante de la plataforma de UNGM o a traves del correo electrónico lacro-ops@unicef.org si tienen cualquiera pregunta relacionada con este Documento de Licitación de referencia LRPS-2022-9175999 LTA GESTIÓN DE RETENCION DE DONANTES INDIVIDUALES.

1.3 La fecha límite para recibir cualquier pregunta es 30 de junio 2022 antes de las 23:59 Hora de PANAMA.