Appel d’offres pour la signature d’accords à long terme (LTA) pour la fourniture et la livraison des fournitures scolaires et de bureaux aux agences du SNU, République de TOGO

ANNEXE 1 :
LE REGLEMENT PARTICULIER DE L’APPEL D’OFFRES
PARTIE I- OBJET DU PRÉSENT APPEL A LA CONCURRENCE
1. CONTEXTE GENERAL
L’UNICEF s’emploie, dans toutes ses actions, à promouvoir les droits et le bien-être de chaque enfant. Avec ses partenaires, il oeuvre dans 190 pays et territoires pour traduire cet engagement en interventions concrètes au bénéfice de tous les enfants du monde, notamment les plus vulnérables et les exclus.
2. APPEL A LA CONCURRENCE
2.1. Cet appel d’offres ouvert, s’adresse UNIQUEMENT aux entreprises enregistrées au TOGO et dont l’activité est en lien direct avec le marché proposé.
L’UNICEF souhaite acquérir les biens dont les quantités et les spécifications sont indiquées dans les pièces jointes au présent Avis d’appel d’offres.
2.2. Le présent Avis d’appel d’offres comporte les éléments suivants :
• Le règlement particulier de l’Appel d’offres qui figure à l’annexe 1 ;
• Le Tableau de cotation qui figure à l’annexe 2 ;
• Le formulaire de soumission qui figure à l’annexe 3 ;
• Les Conditions générales des contrats de l’UNICEF, qui figurent à l’annexe 4.
2.3. Le présent Avis d’appel d’offres constitue une invitation ouverte à soumissionner et ne peut être considéré comme constituant une offre susceptible d’être acceptée ou comme créant un quelconque droit contractuel, légal ou à restitution. Aucun contrat contraignant et, notamment, aucun contrat de procédure ou autre accord ou arrangement n’existe entre le Soumissionnaire et l’UNICEF et la responsabilité de l’UNICEF n’est pas engagée sur le fondement ou au titre du présent Avis d’appel d’offres tant qu’un Bon de commande ou un Contrat n’a pas été signé par l’UNICEF et l’Attributaire.
PARTIE II – PROCÉDURE DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS
1. CALENDRIER DE DEPOT DES SOUMISSIONS
1.1 Questions des Soumissionnaires
Il est demandé aux Soumissionnaires de poser toute question concernant le présent Avis d’appel d’offres par courriel à tgosupply@unicef.org avec copie à kfoly-ehke@unicef.org, kkdouti@unicef.org et ytchini@unicef.org. La date limite de réception des questions est le mercredi 02 Févier 2022 à midi. IMPORTANT : LES SOUMISSIONS NE DOIVENT PAS ÊTRE ADRESSÉES AUX FONCTIONNAIRES VISÉS CI-DESSUS – TOUTE SOUMISSION ADRESSÉE
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 4 de 32
AUXDITS FONCTIONNAIRES EST REJETÉE – UNIQUEMENT A L’ADRESSE SUIVANTE : tgosupply@unicef.org
Les Soumissionnaires doivent veiller à ce que leurs questions soient aussi claires et concises que possible.
Les Soumissionnaires doivent aussi immédiatement signaler à l’UNICEF par écrit toutes les ambiguïtés, erreurs, omissions, contradictions, incohérences ou autres inexactitudes relevées dans toute partie de l’Avis d’appel d’offres, en fournissant toutes précisions s’y rapportant. Ils ne peuvent pas tirer parti de telles ambiguïtés, erreurs, omissions, contradictions, incohérences ou autres inexactitudes.
1.2 Modifications de l’Avis d’appel d’offres
À tout moment avant la date limite de dépôt des Soumissions, l’UNICEF peut, pour quelque raison que ce soit, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissements formulée par un Soumissionnaire potentiel, apporter des modifications à l’Avis d’appel d’offres. Si ce dernier est accessible au public en ligne, les modifications sont également affichées en ligne. En outre, tous les Soumissionnaires potentiels qui ont reçu l’Avis d’appel d’offres directement de l’UNICEF sont informés par écrit de toutes les modifications qui lui sont apportées. Afin de donner aux Soumissionnaires le temps raisonnablement nécessaire pour tenir compte de ces modifications, l’UNICEF peut, à sa seule discrétion, repousser la date limite de dépôt des Soumissions.
1.3 Date limite de dépôt des Soumissions
Votre offre comprendra :
• Une proposition technique ;
• Une proposition financière (tableau de cotation).
Les offres doivent être envoyées exclusivement et uniquement à l’adresse suivante : tgosupply@unicef.org au plus tard le mercredi 09 Février 2022 A 17 H 00. Objet du mail : Offre _ LITB-2022- 9172519 – LTA FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU, REPUBLIQUE DU TOGO.
La date limite de soumission des échantillons sera le mercredi 16 Février 2022 A 17 H 00.
NB : L’offre financière (tableau de cotation) envoyée devra être protégée par un mot de passe (que vous ne transmettrez que sur demande par mail de UNICEF)
La proposition « Offre technique » ne devra contenir aucune référence au montant de la soumission financière sous peine de nullité de l’offre
Les Soumissions reçues par l’UNICEF après cette date et heure seront purement et simplement rejetées.
Ouverture des plis. Avec le contexte COVID actuel, les offres ne seront pas ouvertes en Public.
2. LANGUE
2.1 La Soumission ainsi que l’ensemble des documents et de la correspondance s’y rapportant échangés entre le Soumissionnaire et l’UNICEF sont rédigés en Français. Les documents justificatifs et les documents imprimés communiqués par le Soumissionnaire peuvent être rédigés
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 5 de 32
dans une autre langue à condition qu’ils soient accompagnés d’une traduction appropriée en Français ou en Anglais. Lors de l’analyse de la Soumission, la version traduite de ces documents justificatifs et documents imprimés prévaut sur la version originale. La responsabilité de la traduction, y compris son exactitude, est exclusivement du ressort du Soumissionnaire.
3. VALIDITE DES SOUMISSIONS ; MODIFICATIONS ET ECLAIRCISSEMENTS ; RETRAIT
3.1 Période de validité. Les Soumissionnaires doivent indiquer la période de validité de leur Soumission. Les Soumissions doivent être valables pour une période d’au moins cent vingt (120) jours après la date limite de dépôt. Une Soumission valable pour une période plus courte n’est pas examinée. L’UNICEF peut demander au Soumissionnaire de proroger la période de validité. Les Soumissions pour lesquelles la prorogation de la période de validité a été refusée par les Soumissionnaires sont disqualifiées.
3.2 Autres modifications. Toutes les modifications apportées à une Soumission doivent être communiquées à l’UNICEF avant la date limite de dépôt. Le Soumissionnaire doit indiquer clairement que la Soumission révisée constitue une version modifiée et remplace la version antérieure, ou indiquer les modifications par rapport à la Soumission initiale.
3.3 Retrait de la Soumission. Une Soumission peut être retirée par le Soumissionnaire sur demande envoyée par courriel à l’UNICEF avant la date limite de dépôt. Une négligence de la part du Soumissionnaire ne confère aucun droit de retrait de la Soumission après son ouverture.
3.4 Éclaircissements demandés par l’UNICEF. Lors de l’évaluation des Soumissions, l’UNICEF peut, à sa seule discrétion, demander des éclaircissements à tout Soumissionnaire afin de bien comprendre sa Soumission et de pouvoir procéder plus efficacement à l’examen, l’évaluation et la comparaison des Soumissions. Il peut demander ces éclaircissements par le biais de communications écrites ou peut organiser un entretien avec tout Soumissionnaire. Aucune modification du prix ou de la substance de la Soumission n’est demandée, proposée ou autorisée, sauf si cela est nécessaire pour permettre la correction d’erreurs de calcul décelées par l’UNICEF.
3.5 Références. L’UNICEF se réserve le droit de contacter la totalité ou une partie des garants cités par le(s) Soumissionnaire(s) et de rechercher des références auprès d’autres sources qu’il juge appropriées.
4. ADMISSIBILITE ; INFORMATION DES CANDIDATS
4.1 Soumissionnaire. Le terme « Soumissionnaire » désigne toute entreprise qui dépose une Soumission sur la base du présent Avis d’appel d’offres et le terme « Soumission » tous les documents fournis par un Soumissionnaire dans sa réponse à cet Avis. Pour être admissible, un Soumissionnaire doit se conformer aux déclarations figurant dans la partie V du présent document, y compris celles concernant les normes déontologiques, notamment les conflits d’intérêts.
4.2 Coentreprise, consortium ou partenariat
a) Si le Soumissionnaire est un groupe d’entités juridiques qui formeront ou ont formé une coentreprise, un consortium ou un partenariat pour le dépôt de la Soumission, ces entités juridiques confirment chacune dans leur Soumission conjointe :
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 6 de 32
i) qu’elles ont désigné une partie pour agir en tant qu’entité chef de file, dûment habilitée à engager juridiquement les membres de la coentreprise conjointement et solidairement, comme en atteste un Contrat de coentreprise conclu entre elles, qui est joint à la Soumission ;
ii) que, si le Bon de commande leur est attribué, l’entité chef de file désignée signe le Bon avec l’UNICEF et agit pour le compte et au nom de toutes les entités composant la coentreprise.
b) Une fois la Soumission déposée auprès de l’UNICEF, l’entité chef de file désignée pour représenter la coentreprise n’est pas changée sans le consentement écrit préalable de l’UNICEF.
c) Si l’Attributaire est une coentreprise, l’UNICEF attribue le Bon de commande à la coentreprise, représentée par son entité chef de file désignée. L’entité chef de file signe le Bon pour le compte et au nom de toutes les autres entités membres.
4.3 Soumissions émanant d’organismes gouvernementaux. L’admissibilité de Soumissionnaires qui appartiennent en tout ou en partie à l’État est subordonnée à une évaluation et à un examen plus approfondis par l’UNICEF de divers éléments tels que le fait d’être enregistrés en tant qu’entité indépendante, l’importance de la participation de l’État, le droit à des subventions, le mandat et l’accès à des informations relatives au présent Avis d’appel d’offres, entre autres facteurs pouvant se traduire par un avantage indu par rapport aux autres Soumissionnaires et entraîner le rejet de la Soumission.
5. PREPARATION DE LA SOUMISSION
5.1 Il appartient aux Soumissionnaires de rassembler tous les renseignements voulus pour la préparation de leurs Soumissions. À cet égard, ils doivent veiller :
• À examiner l’ensemble des termes, conditions et instructions formelles figurant dans l’Avis d’appel d’offres (y compris la section Instructions aux Soumissionnaires) ;
• À étudier l’Avis d’appel d’offres afin de s’assurer qu’ils possèdent une copie complète de tous les documents ;
• À consulter les Dispositions contractuelles types de l’UNICEF et les Conditions générales des contrats (biens) de l’UNICEF disponibles sur le site Web de l’organisation consacré aux achats : http://www.unicef.org/supply/index_procurement_policies.html ;
• À étudier les politiques de l’UNICEF accessibles au public sur le site de l’organisation consacré aux achats : http://www.unicef.org/supply/index_procurement_policies.html. En particulier, les Soumissionnaires doivent se familiariser avec les obligations imposées aux fournisseurs, à leur personnel et à leurs sous-traitants en vertu de la Politique de lutte contre la fraude et la corruption appliquée par l’UNICEF et de sa Politique de conduite pour la promotion de la protection et de la défense des enfants ;
• À pleinement s’informer des conditions imposées par toute autorité compétente et des lois applicables ou pouvant s’appliquer à l’avenir à la fourniture de biens, et à s’y conformer.
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 7 de 32
5.2 Les Soumissionnaires reconnaissent que l’UNICEF, ses dirigeants, son personnel et ses agents ne confirment ni ne garantissent (expressément ou implicitement) l’exactitude ou l’exhaustivité du présent Avis d’appel d’offres ou de tous les autres renseignements qui leur sont fournis.
5.3 Le Soumissionnaire qui ne satisfait pas à toutes les conditions et instructions énoncées dans l’Avis d’appel d’offres ou qui ne fournit pas tous les renseignements demandés le fait à ses propres risques et peut voir sa Soumission rejetée.
5.4 La Soumission doit être présentée en respectant le format du présent Avis d’appel d’offres. Chaque Soumissionnaire doit se conformer aux demandes ou conditions énoncées par l’UNICEF, indiquer qu’il les comprend et confirmer qu’il les accepte. Il doit préciser toute hypothèse de fond posée lors de la préparation de sa Soumission. Différer une réponse à une question ou à un problème à une étape quelconque de la négociation d’un contrat (le cas échéant) n’est pas acceptable. Tout élément qui n’est pas expressément abordé dans la Soumission est considéré comme accepté par le Soumissionnaire. Les réponses incomplètes ou inadéquates, l’absence de réponse ou les fausses déclarations dans les réponses aux questions ont une incidence sur l’évaluation de la Soumission.
5.5 Les offres techniques comporteront les documents valides et justificatifs suivants :
• Autorisation d’Installation ou carte unique de création d’entreprise ;
• Carte d’opérateur économique ;
• Quitus fiscal en cours de validité ;
• Attestation de la CNSS ;
• Attestation de l’Inspection du Travail et des Lois Sociales ;
• Formulaire de soumission (en annexe 3 dûment complété et signé).
Tout document manquant pourra entrainer l’élimination du processus d’attribution du marché.
5.6 Si des feuilles de réponse sont fournies par l’UNICEF, elles doivent être remplies par le Soumissionnaire.
5.7 Chaque Soumissionnaire reconnaît que sa participation à tout stade de la présente procédure d’appel à la concurrence se fait à ses propres risques et coûts. Les coûts supportés par le Soumissionnaire au titre de la préparation de la Soumission ou de la réponse au présent Avis d’appel d’offres, de la présentation d’échantillons, de la participation à toute réunion préparatoire, d’une inspection des lieux, de réunions ou de présentations orales sont à sa charge, et non à celle de l’UNICEF, quel que soit le déroulement ou le résultat de la procédure.
5.8 La Soumission comprendra les aspects ci-après :
- D’une part l’offre technique
• Les documents demandés au point 5.5 ;
• Disponibilité en stock des articles ;
• Délai de livraison pour les quantités non en stock ;
• Durée de validité de l’offre ;
• Les échantillons pour chaque produit référencé (cf Partie IV, 5- 5.2).
NB : Une liste des articles soumis pour l’échantillonnage doit accompagner la soumission. L’UNICEF tient à prévenir les soumissionnaires que leurs différents articles mis à la disposition de l’organisation seront manipulés et analysés et par conséquent ils peuvent ne plus les retrouver en l’état.
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 8 de 32
- D’autre part
• L’offre financière (tableau de cotation) hors taxe ;
6. DOCUMENTS RELATIFS A L’APPEL D’OFFRES ; CONFIDENTIALITE
6.1 Le présent Avis ainsi que tous les documents relatifs à l’appel d’offres fournis par le Soumissionnaire à l’UNICEF sont considérés comme appartenant à l’UNICEF et ne sont pas restitués au Soumissionnaire.
6.2 S’agissant des renseignements contenus dans les documents relatifs à l’appel d’offres que le Soumissionnaire considère comme confidentiels, la mention « confidentiel » doit être clairement apposée au regard de la partie pertinente du texte, et l’UNICEF traite ces renseignements en conséquence.
6.3 L’ensemble des renseignements et documents fournis aux Soumissionnaires par l’UNICEF (« Dossier d’appel à la concurrence ») doivent être traités comme confidentiels par les Soumissionnaires. S’il renonce à répondre au présent Avis d’appel d’offres, ou si sa Soumission est rejetée ou n’aboutit pas, le Soumissionnaire restitue sans délai à l’UNICEF toutes les pièces du Dossier d’appel à la concurrence, ou les détruit ou les supprime. Il n’utilise pas ces documents à d’autres fins que la préparation d’une Soumission et ne les divulgue pas à un tiers, sauf : a) avec le consentement écrit préalable de l’UNICEF ; b) lorsque le tiers concerné aide le Soumissionnaire à préparer sa Soumission, à condition que le Soumissionnaire se soit préalablement assuré du respect par ledit tiers de l’obligation de confidentialité ; c) si, au moment du présent Avis d’appel d’offres, le Soumissionnaire est légalement en possession des éléments d’information et documents concernés par l’intermédiaire d’une partie autre que l’UNICEF ; d) si la loi l’exige et à condition que le Soumissionnaire ait préalablement informé l’UNICEF par écrit de son obligation de divulguer le Dossier d’appel à la concurrence ; e) si les éléments d’information et documents concernés sont généralement et publiquement accessibles, autrement qu’en raison d’un manquement au devoir de confidentialité par leur destinataire.
7. SOUMISSIONS MULTIPLES ET SOUMISSIONS PAR DES ORGANISMES LIES
7.1 Les Soumissionnaires ne présentent pas plus d’une Soumission dans le cadre de la présente procédure d’appel à la concurrence.
7.2 Si le Soumissionnaire est un groupe d’entités juridiques qui formeront ou ont formé une coentreprise, un consortium ou un partenariat pour le dépôt de la Soumission, ni l’entité chef de file ni les entités membres de la coentreprise ne peuvent déposer une autre Soumission, soit en leur nom propre, soit en tant qu’entité chef de file, soit en tant qu’entité membre d’une autre coentreprise présentant une autre Soumission.
7.3 L’UNICEF se réserve le droit de rejeter des Soumissions distinctes déposées par deux Soumissionnaires ou plus si les Soumissionnaires sont des organismes liés et s’ils présentent l’une des caractéristiques suivantes :
a) ils ont au moins un associé majoritaire, un administrateur ou un actionnaire en commun ;
b) l’un d’eux reçoit ou a reçu une subvention directe ou indirecte de l’autre ou des autres ;
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 9 de 32
c) ils ont une relation l’un avec l’autre, qui donne à un ou plusieurs d’entre eux accès à des informations confidentielles concernant l’(les) autre(s) Soumission(s), ou qui a une incidence sur l’(les) autre(s) Soumission(s) ;
d) ils sont chacun sous-traitant pour la Soumission de l’autre, ou, en tant que sous-traitant pour une Soumission, l’un d’entre eux présente aussi une autre Soumission en son nom en tant que Soumissionnaire chef de file ;
e) un expert proposé pour faire partie de l’équipe d’un Soumissionnaire participe à plus d’une Soumission dans le cadre de la présente procédure d’appel à la concurrence.
PARTIE III – ADJUDICATION
1. ADJUDICATION
1.1 Évaluation. L’évaluation est effectuée par l’UNICEF conformément à ses règlements, règles et pratiques et toutes les décisions sont prises à la seule discrétion de l’organisation.
Après l’ouverture des plis, l’UNICEF suit les étapes suivantes dans l’ordre indiqué :
• Premièrement, chaque Soumission est évaluée pour déterminer sa conformité avec les dispositions obligatoires du présent Avis d’appel d’offres (se référer au point 5.5 et 5.8). Les Soumissions jugées non conformes à toutes les dispositions obligatoires sont rejetées à cette étape sans autre examen. Le manque de conformité avec l’une ou l’autre des conditions énoncées dans le présent Avis d’appel d’offres, notamment la non-communication de tous les renseignements requis, peut entraîner le rejet d’une Soumission sans examen ultérieur.
• Deuxièmement, l’UNICEF évalue chaque Soumission (échantillon) pour déterminer si les produits proposés sont commercialement et techniquement acceptables et s’ils sont de la qualité requise.
L’UNICEF attribue le Bon de commande/ LTA au Soumissionnaire offrant la combinaison des prix les plus bas acceptables, pour les échantillons validés par l’UNICEF, les quantités déjà en stock et des délais de livraison les plus courts. Pour les quantités déjà en stock, l’UNICEF procèdera à une visite de vérification avant l’adjudication.
1.2 Attribution limitée. Lors d’une adjudication, les Soumissionnaires n’ayant pas encore reçu de Bons de commande de l’UNICEF peuvent se voir attribuer une commande pour une quantité limitée jusqu’à ce qu’il soit établi que leur performance est satisfaisante.
1.3 Accords multiples. L’UNICEF se réserve le droit de recourir à des accords multiples pour tout article lorsqu’il estime qu’il est dans son intérêt de le faire.
1.4 Avis d’adjudication. L’UNICEF n’informe que le(s) Soumissionnaire(s) à qui le(s) Bon(s) de commande a (ont) été attribué(s) à l’issue de la procédure d’appel à la concurrence ; il peut, même s’il n’est pas tenu de le faire, en informer aussi les autres Soumissionnaires.
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 10 de 32
2. CONDITIONS GENERALES DES CONTRATS (BIENS)
2.1 Les Conditions générales des contrats (biens) de l’UNICEF qui figurent à l’annexe 4 du présent Avis d’appel d’offres s’appliquent à tous les Bons de commande attribués dans le cadre de la procédure. En signant le Formulaire de soumission, chaque Soumissionnaire est réputé avoir confirmé son acceptation de ces Conditions générales. Le Soumissionnaire est conscient du fait que s’il propose des modifications ou ajoute des conditions aux Conditions générales, ces modifications ou additions doivent être clairement détaillées dans la Soumission et peuvent avoir une incidence négative sur l’évaluation de celle-ci.
3. INSPECTION
3.1 Chaque Soumissionnaire fait en sorte que soit l’UNICEF lui-même, soit une entité représentative désignée puisse avoir accès aux installations où les produits offerts sont fabriqués, à tout moment raisonnable pour inspecter le site de fabrication et les modalités de production, de contrôle de la qualité, d’assurance qualité et de conditionnement des produits. Le Soumissionnaire fournit une aide raisonnable aux représentants de l’organisation pour mener à bien cette évaluation, y compris en leur remettant des copies de tout document (notamment les résultats d’essais ou les rapports de contrôle de la qualité), selon les besoins. L’inspection peut être effectuée en collaboration avec l’autorité nationale compétente. L’impossibilité de réaliser une telle inspection peut entraîner le rejet de la Soumission.
4. DROITS DE L’UNICEF
4.1 L’UNICEF se réserve les droits suivants :
a) accepter toute Soumission, en tout ou en partie ; rejeter l’une ou toutes les Soumissions ; ou annuler la procédure d’appel à la concurrence dans son intégralité ;
b) vérifier tous les renseignements contenus dans la réponse du Soumissionnaire (celui-ci apportant à l’UNICEF un concours raisonnable pour cette vérification) ;
c) invalider toute offre reçue d’un Soumissionnaire qui, de l’avis exclusif de l’UNICEF, a déjà montré son incapacité d’exécuter de manière satisfaisante ou complète les contrats ou les Bons de commande dans les délais impartis, ou qui, selon l’UNICEF, n’est pas en mesure d’exécuter le Bon de commande ;
d) invalider toute Soumission qui, de l’avis exclusif de l’UNICEF, ne satisfait pas aux conditions et instructions énoncées dans le présent Avis d’appel d’offres ;
e) retirer un Bon de commande attribué à un Soumissionnaire à tout moment avant la signature avec lui d’un tel Bon. L’UNICEF n’est pas tenu de fournir de justification, mais il donne un préavis avant tout retrait de ce type.
4.2 L’UNICEF n’est pas redevable envers un Soumissionnaire des frais et dépenses encourus ou des pertes subies par ce dernier comme suite au présent Avis ou à la présente procédure d’appel à la concurrence, notamment les frais, dépenses ou pertes résultant de l’exercice par l’UNICEF des
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 11 de 32
droits énoncés au paragraphe 4.1 ci-dessus.
PARTIE IV – CONDITIONS
1. PRIX ET REMISES
1.1 Prix. Les prix comprennent le coût de l’emballage et du conditionnement des biens conformément aux conditions énoncées sur le site Web de l’UNICEF consacré aux achats http://www.unicef.org/supply/index_41950.html. Ils comprennent également le coût de la livraison conformément à l’INCOTERM applicable.
1.2 Modalités de règlement. Les factures ne peuvent être adressées à l’UNICEF qu’une fois que les conditions de livraison prévues dans le Bon de commande ont été remplies. Le délai de règlement type est de 30 jours francs, après réception de la facture. Le règlement est effectué par virement bancaire dans la devise du Bon de commande.
1.3 Devise
a) Les Soumissionnaires sont priés de libeller les prix unitaires en XOF
L’UNICEF rejette toute Soumission libellée dans une autre devise.
1.4 Remises. Les Soumissionnaires sont priés de donner des indications au sujet :
a) des remises de quantité/volume, accordées sous forme de réductions des prix en cas d’achats en grandes quantités/gros volumes et d’échelles de prix (c.-à-d. des prix variables en fonction des différentes quantités achetées) ;
b) des rabais pour règlement anticipé, c’est-à-dire un règlement dans un délai plus rapide que le délai de règlement type de l’UNICEF, à savoir 30 jours francs ;
c) des remises commerciales ;
d) de toute autre remise non conditionnelle.
1.5 Impôts.
La section 7 de l’article II de la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies dispose, entre autres, que l’Organisation des Nations Unies, y compris l’UNICEF en tant qu’organe subsidiaire, est exonérée de tout impôt direct, à l’exception de la rémunération des services d’utilité publique, et est exonérée de tous droits de douane et prohibitions et restrictions d’importation ou d’exportation à l’égard d’objets importés ou exportés pour son usage officiel. Tous les prix/taux indiqués dans la Soumission doivent être nets de tout impôt direct et de tous autres taxes et droits, sauf indication contraire dans le présent Avis d’appel d’offres.
2. EXECUTION
2.1 Sous-traitants. Les Soumissionnaires doivent identifier dans leur Soumission tous les produits qui peuvent être proposés par eux, mais qui proviennent d’un autre fournisseur et/ou pays. Tous
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 12 de 32
les accords de sous-traitance sont pris en compte par l’UNICEF dans son évaluation de la Soumission.
2.2 Coentreprises. La description de l’organisation de la coentreprise/du consortium/du partenariat doit mettre clairement en évidence le rôle que chacune des entités de la coentreprise est appelée à jouer pour satisfaire aux conditions du présent Avis d’appel d’offres, à la fois dans la Soumission et dans le Contrat de coentreprise. Toutes les entités qui composent la coentreprise sont soumises par l’UNICEF à une évaluation pour déterminer si elles répondent aux conditions d’admissibilité et si elles ont les qualifications requises.
Lorsqu’une coentreprise fait état de ses antécédents et de son expérience dans des activités similaires à celles visées dans le présent Avis d’appel d’offres, elle doit présenter des informations :
a) sur les activités qu’elle a menées conjointement ;
b) sur les activités qui ont été menées par ses différentes entités appelées à intervenir dans l’exécution des activités définies dans le présent Avis d’appel d’offres.
De précédents contrats ou commandes exécutés par des experts intervenant à titre privé mais qui, de manière permanente ou temporaire, ont été associés à l’un quelconque des membres de la coentreprise ne peuvent pas attester de l’expérience de la coentreprise ou de celle de ses membres et ne peuvent être invoqués que par les experts eux-mêmes dans la présentation de leurs qualifications individuelles.
3. LIVRAISON
3.1 Incoterms. Les Soumissionnaires sont invités à établir les devis sur la base des modalités de livraison ci-après (INCOTERMS 2020) :
DAP – MAGASIN, de l’UNICEF sise au quartier Cacaveli dans l’enceinte de la SAFER.
Le non-respect des INCOTERMS demandés pour l’établissement des devis peut entraîner l’invalidation de la Soumission.
3.2 Les livraisons sont effectuées conformément aux instructions figurant dans les Bons de commande de l’UNICEF. Les Soumissionnaires indiquent le délai de livraison réaliste pour chaque lot proposé (en fonction des quantités). L’expression « délai de livraison » désigne la période comprise entre la date de réception d’un Bon de commande par le fournisseur et la date de son intention de livraison des biens conformément au délai de livraison applicable et aux instructions spécifiées dans le Bon de commande pertinent et comprend la période de fabrication et d’emballage des produits, toute éventuelle inspection avant livraison, l’obtention des autorisations ou des licences nécessaires, l’expédition et la fourniture de toute la documentation requise dans le cadre de ladite livraison.
3.3 L’UNICEF contrôle et évalue le respect par l’Attributaire du délai de livraison réaliste indiqué dans sa Soumission.
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 13 de 32
4. DUREE DE CONSERVATION ET GARANTIE
4.1 Durée de conservation et durée de vie utile. Le Soumissionnaire indique clairement la durée de conservation minimale au moment de l’expédition de tous les produits pharmaceutiques ou autres denrées périssables. Pour tous les autres produits, il indique clairement (le cas échéant) la durée de vie utile (c.-à-d. la période d’utilisation recommandée).
4.2 Conditionnement, emballage et étiquetage. Toutes les marchandises doivent satisfaire aux conditions relatives au conditionnement, à l’emballage, à la liste de colisage et à l’étiquetage des biens figurant sur le site Web de l’UNICEF consacré aux achats (http://www.unicef.org/supply/index_41950.html) ainsi qu’aux conditions supplémentaires (le cas échéant) concernant le conditionnement, l’emballage, la liste de colisage et l’étiquetage énoncées dans le présent Avis d’appel d’offres.
4.3 Garantie. La garantie par le Soumissionnaire des biens (y compris l’emballage) proposés dans sa Soumission répond à chacun des critères minimaux suivants :
a) La qualité, la quantité et les spécifications des biens sont conformes à celles indiquées dans le Bon de commande (y compris la durée de conservation, dans le cas des produits périssables ou pharmaceutiques, la durée de conservation précisée dans le Bon de commande) ;
b) Les biens sont conformes à tous égards à la documentation technique les concernant communiquée par le Soumissionnaire et, si des échantillons ont été fournis à l’UNICEF avant l’émission du bon de commande, ils sont identiques et comparables à tous égards à ces échantillons ;
c) Les biens sont propres à l’usage auquel ils sont habituellement destinés et adaptés à toutes les fins que l’UNICEF a expressément portées à la connaissance du Soumissionnaire ;
d) Les biens sont de qualité constante et exempts de défauts, de vices de conception, de fabrication et de matériaux ou de malfaçons ;
e) Les biens sont exempts de toute sûreté, charge ou autre réclamation émanant d’une tierce partie ;
f Les biens sont conditionnés ou emballés conformément aux normes d’emballage d’exportation applicables aux types et quantités de biens spécifiés dans le Bon de commande et aux modes de transport spécifiés dans le Bon de commande (notamment pour leur assurer une protection adéquate dans lesdits modes de transport), et ils sont marqués de manière appropriée conformément aux instructions stipulées dans le Bon de commande et à la législation applicable.
4.4 Période de garantie. Le Soumissionnaire indique clairement la période de validité de la garantie, y compris la date de début de cette période.
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 14 de 32
4.5 Cession des garanties du fabricant. Si le Soumissionnaire n’est pas le fabricant initial des biens ou d’une partie des biens, il doit céder à l’UNICEF (ou, sur instruction de l’UNICEF, au gouvernement ou à toute autre entité qui reçoit les biens) toutes les garanties du fabricant en plus de toute autre garantie spécifiée dans le Bon de commande.
4.6 Extension de la garantie aux partenaires. Le Soumissionnaire doit noter que les garanties doivent être données à l’UNICEF et étendues à a) chaque entité apportant une contribution financière directe à l’UNICEF pour l’acquisition des biens ; b) chaque gouvernement ou autre entité recevant les biens.
5. AUTRES CONDITIONS APPLICABLES AUX BIENS
5.1 Pays d’origine. Pour les articles produits dans des pays autres que celui du Soumissionnaire, le pays d’origine doit être indiqué. Les Soumissionnaires peuvent être tenus de présenter un certificat d’origine des marchandises délivré par la Chambre de commerce ou une autre autorité équivalente.
5.2 Échantillons. Pour cet appel d’offres, l’UNICEF demande des échantillons gratuits et qui seront restitués, sur demande, une fois la facture payée. Tout échantillon non demandé pendant une période d’un mois à compter du paiement de la facture ne sera pas restituée.
Toute soumission n’est acceptable que si elle est accompagnée des échantillons concernés :
• Ils doivent correspondre à 100 % au(x) produit(s) proposé(s).
• Les échantillons doivent faire apparaître l’emballage et l’étiquetage du fabricant (chaque échantillon doit porter un numéro et les initiales de la société).
• En cas d’attribution, des échantillons sont conservés par l’UNICEF à des fins de comparaison avec les livraisons effectuées ultérieurement.
• Les échantillons doivent être étiquetés avec indication du numéro de l’Avis d’appel d’offres de l’UNICEF, des spécifications des produits telles que détaillées dans le présent document, de la référence attribuée au produit par le Soumissionnaire et du nom et de l’adresse du Soumissionnaire. L’UNICEF se réserve le droit de rejeter les échantillons qui ne sont pas étiquetés comme demandé.
• L’absence d’échantillons répondant aux conditions définies dans le présent paragraphe 5.2 peut entraîner l’invalidation de la Soumission.
5.3 Produits de remplacement. Si vous avez d’autres produits qui remplissent la même fonction ou qui offrent un meilleur rendement en termes de qualité, de rentabilité, d’impact environnemental, etc., veuillez les inclure dans votre Soumission en plus des produits proposés conformément à ceux demandés dans les pièces jointes au présent Avis d’appel d’offres. Veuillez noter que si l’UNICEF estime que ces produits de remplacement constituent une solution de rechange viable à ceux spécifiés dans les pièces jointes au présent Avis d’appel d’offres, il peut alors, en attendant l’évaluation technique, lancer un appel à la concurrence distinct afin de conclure des accords pour ces produits.
IMPORTANT : Si vous avez un (des) produit(s) de remplacement à proposer, veuillez indiquer clairement son (leurs) avantage(s) par rapport à ceux spécifiés dans les pièces jointes au présent Avis d’appel d’offres. Ne pas envoyer une Soumission uniquement pour un produit de remplacement, l’offre pour un produit de remplacement devant être incluse dans une partie
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 15 de 32
distincte de la Soumission concernant les biens demandés dans le présent Avis d’appel d’offres. N’envoyez pas d’échantillons pour les produits de remplacement.
5.4 Instructions concernant le conditionnement, l’emballage, la liste de colisage, l’étiquetage et le transport de marchandises dangereuses. Le Soumissionnaire se conforme aux dispositions relatives au conditionnement, à l’emballage, à la liste de colisage et à l’étiquetage des produits figurant sur le site Web de l’UNICEF consacré aux achats (http://www.unicef.org/supply/index_41950.html) ainsi qu’aux dispositions supplémentaires (le cas échéant) concernant le conditionnement, l’emballage, la liste de colisage et l’étiquetage énoncées ci-dessous dans le présent Avis d’appel d’offres. Parmi celles-ci figurent les dispositions applicables aux marchandises dangereuses. La classification des biens (y compris les emballages) comme « marchandises dangereuses » relève de la responsabilité du fournisseur et doit être signalée à l’UNICEF lors du dépôt de la Soumission. Pour tous les biens (y compris les emballages) classés comme marchandises dangereuses, les Soumissionnaires doivent, au moment du dépôt de leur Soumission, présenter toutes les fiches signalétiques pertinentes de sécurité du matériau indiquant la classification exacte aux fins des prescriptions de transport, d’entreposage, d’étiquetage et d’expédition.
Le colisage se fera par article, marqué comme tel avec la désignation de l’article, le numéro du carton, la quantité par carton.
6. DOMMAGES-INTERETS LIBERATOIRES
6.1 Tout Bon de commande attribué comme suite au présent Avis d’appel d’offres comprend la clause suivante sur les dommages-intérêts libératoires :
« En complément, et sans préjudice, de tous ses autres droits et recours, notamment ceux énoncés dans les Conditions générales des contrats (biens), l’UNICEF peut, si le Fournisseur ne livre pas les biens prévus dans le présent Bon de commande dans les délais de livraison indiqués, ou s’il exerce son droit de refuser les biens qui ne sont pas conformes aux prescriptions du présent Bon de commande, réclamer des dommages-intérêts libératoires au Fournisseur et, à sa discrétion, soit demander le paiement de ces dommages-intérêts, soit les déduire de la (des) facture(s) du Fournisseur. Ces dommages-intérêts sont calculés comme suit : la moitié d’un pour cent (0,5 %) du prix des biens concernés pour chaque jour de retard, jusqu’à la livraison de biens conformes, à concurrence d’un maximum de dix pour cent (10 %) de la valeur du présent Bon de commande. Le paiement ou la déduction de ces dommages-intérêts ne libère pas le Fournisseur de ses autres obligations ou responsabilités aux termes du présent Bon de commande. »
PARTIE V – DÉCLARATIONS DU SOUMISSIONNAIRE
1. PRIX – CLIENT LE PLUS FAVORISE
1.1 Le Soumissionnaire confirme que les prix indiqués pour les biens visés par la Soumission correspondent aux prix les plus avantageux offerts à tout client du Soumissionnaire (ou de toutes les sociétés qui lui sont affiliées).
1.2 Si, à tout moment pendant la durée de validité d’un Bon de commande émis sur la base de la Soumission, un autre client du Soumissionnaire (ou de toute société affiliée à ce dernier) obtient
LITB-2022- 9172519 –LTA FOURNITURE ET LIVRAISON DES FOURNITURES SCOLAIRES ET DE BUREAUX AUX AGENCES DU SNU,
REPUBLIQUE DU TOGO
Page 16 de 32
des conditions tarifaires plus avantageuses que celles offertes à l’UNICEF, le Soumissionnaire ajuste rétroactivement les prix et les conditions tarifaires correspondantes prévues dans le Bon de commande pour s’aligner sur les conditions plus avantageuses et verse rapidement à l’UNICEF toute somme due à ce dernier par suite de cette révision rétroactive des prix.
2. DECLARATIONS GENERALES
En déposant sa Soumission en réponse au présent Avis d’appel d’offres, le Soumissionnaire confirme à l’UNICEF qu’à la date limite de dépôt des Soumissions :
2.1 Il a) est pleinement autorisé et habilité à déposer la Soumission et à exécuter le Bon de commande en résultant, et b) dispose de tous les droits, licences, prérogatives et ressources nécessaires, selon le cas, pour mettre au point, se procurer, fabriquer et fournir les biens et pour exécuter ses autres obligations en vertu de tout Bon de commande. Le Soumissionnaire n’a pas conclu et ne conclura pas d’accord ou d’arrangement qui restreigne ou limite les droits de toute personne d’utiliser, de vendre et d’aliéner les biens ou d’en disposer de toute autre manière.
2.2 Tous les renseignements qu’il a fournis à l’UNICEF concernant les biens et lui-même sont avérés, exacts, précis et dénués de tromperie.
2.3 Le Soumissionnaire est financièrement solvable et est en mesure de fournir les biens à l’UNICEF conformément aux conditions énoncées dans le présent Avis d’appel d’offres.
2.4 L’utilisation ou la fourniture des biens ne viole et ne violera aucun brevet, dessin, dénomination commerciale ou marque de commerce.
2.5 La mise au point, la fabrication et la fourniture des biens ont été, sont et seront conformes à toutes les lois, règles et réglementations applicables.
2.6 Le Soumissionnaire s’acquitte de ses engagements en tenant pleinement compte des intérêts de l’UNICEF et s’abstient de toute action pouvant nuire à l’UNICEF ou à l’Organisation des Nations Unies.
2.7 Il dispose du personnel, de l’expérience, des qualifications, des installations, des ressources financières et de toutes les autres compétences et ressources voulus pour s’acquitter de ses obligations en vertu de tout Bon de commande.
2.8 Le Soumissionnaire accepte d’être lié par les décisions de l’UNICEF, notamment celles concernant la question de savoir si sa Soumission répond aux conditions et instructions énoncées dans le présent Avis d’appel d’offres, ainsi que par les résultats de l’évaluation.
3. NORMES DEONTOLOGIQUES
L’UNICEF exige