EVENT MANAGEMENT AND COORDINATION FOR UNCTAD@60 COMMEMORATION

IN ENGLISH The United Nations Office at Geneva (UNOG), on behalf of the United Nations Conference on Trade and Development (UNCTAD), is seeking expressions of interest from companies specialized in Event Management, for participation in a competitive tendering process for the provision of Event Management and Coordination Services. UNCTAD will be commemorating its 60th Anniversary on 12 and 13 June 2024, at the Palais des Nations, Geneva. The Opening ceremony will be a special session in the afternoon of 12 June 2024, which will be attended by approximately 600 participants. Four (4) subsequent sessions will take place on the 13th of June with approximately 300 expected participants. The celebration will be over two days and will have substantive sessions, cultural events, as well as an entertainment component. The event will include speeches, panel discussions, TED talk/economist forum-style talks, exhibitions, concerts, high-level activations, and VIP events. The service provider is expected to successfully manage the technical and production aspects of the celebration for the two-day event, ensuring smooth coordination of the event programme, including the seamless coordination of the various events. The service provider will have to, among others: - Propose an implementation plan - Set up the sitting arrangement - Print and set up all the visual and branding products - Provide the extra lighting and sound - Design and create the stage layout, - Propose a comfortable, secure and elegant entry - Produce props and other promotional/ advertising items/ materials - Provide support for the stage management - Create graphics and design transitions - Create backdrops/large displays - Provide events lighting inside the conference facility, on the podium as well as outside to suit the various events. - Finalize physical conference venue set up - Produce the floor plan of the venue and arrange the necessary logistics for live streaming including multi-camera set up with control station, display of visual elements, lighting and sound. - Provide a broadcast setting - Ensure full set-up of event stage - Set up of a VIP zone with screens show PGM of the events and sound with the floor - Set up and Production of the Fashion Show Alley The service provider must have at least 5 years of experience in event management and support, including delivery of high-profile international conferences for UN agencies, governments and/or other non-profit or development organizations, or related work of a similar nature. This shall include: - Experience in arranging high-quality virtual and hybrid events through use of live-streaming technologies, creative stage design, use of HD cameras with OB switching systems, management of LED Screens and AV systems; - Experience in managing high-quality video production, graphic design, content production and branding of high-profile events: - Experience with designing and branding of events: - Experience in using the latest technologies in video, event and technical production. N.B. In the event of a difference in meaning between the two languages, English prevails. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EN FRANCAIS L’Office des Nations Unies à Genève (ONUG) souhaite recevoir des manifestations d’intérêt de compagnies spécialisée dans la gestion d’événements, pour un appel d'offres qu'il a l’intention de lancer, pour la fourniture de services de gestion et de coordination d’événements. La Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement (CNUCED) commémorera son 60ème anniversaire les 12 et 13 juin 2024 au Palais des Nations à Genève. La cérémonie d'ouverture sera une session spéciale le 12 juin 2024 après-midi à laquelle assisteront au moins 600 participants. Les quatre sessions suivantes, le 13 juin, seront plus petites que l'ouverture, avec environ 300 participants. La célébration se déroulera sur deux jours et comprendra des sessions de fond, des événements culturels ainsi qu'un volet de divertissement. L'événement comprendra une séance de discours, des tables rondes, des discussions TED/forum d'économistes, des expositions, des concerts, des activations de haut niveau et des événements VIP. Le prestataire de services devra gérer avec succès les aspects techniques et de production de la célébration pendant deux jours, en assurant une coordination fluide du programme de l'événement, y compris la coordination harmonieuse des différents événements. Le prestataire devra entre autres : - Proposer un plan de mise en œuvre - Mettre en place la disposition des sièges - Imprimer et mettre en place tous les produits visuels et de branding - Fournir un éclairage et un son supplémentaires - Concevoir et réaliser la mise en scène - Proposer une entrée confortable, sécurisée et élégante - Produire des accessoires et autres articles/matériels promotionnels/publicitaires - Assurer le support à la régie scénique - Créer des transitions graphiques et de conception - Créer des arrière-plans/grands écrans - Fournir un éclairage événementiel à l'intérieur de la salle de conférence, sur le podium ainsi qu'à l'extérieur pour s'adapter aux différents événements. - Finaliser la mise en place physique du lieu de conférence - Produire le plan d'étage de la salle et organiser la logistique nécessaire à la diffusion en direct, y compris la configuration multi-caméras avec poste de contrôle, l'affichage des éléments visuels, l'éclairage et le son. - Fournir un paramètre de diffusion - Assurer la mise en place complète de la scène événementielle - Mise en place d'une zone VIP avec écrans diffusion PGM des événements et sonorisation au sol - Mise en place et réalisation du Fashion Show Alley Le prestataire de services doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans la gestion et l’appui d'événements, y compris l'organisation de conférences internationales de haut niveau pour les agences des Nations Unies, les gouvernements et/ou d'autres organisations à but non lucratif ou de développement, ou des travaux connexes de nature similaire. Cela comprendra : - Expérience dans l'organisation d'événements virtuels et hybrides de haute qualité grâce à l'utilisation de technologies de diffusion en direct, à une conception de scène créative, à l'utilisation de caméras HD avec des systèmes de commutation OB, à la gestion d'écrans LED et de systèmes audiovisuels ; - Expérience dans la gestion de production vidéo de haute qualité, de conception graphique, de production de contenu et de branding d'événements de grande envergure : - Expérience dans la conception et le branding d'événements : - Expérience dans l'utilisation des dernières technologies en matière de production vidéo, événementielle et technique. N.B. En cas de différence de signification entre les deux langues, l'anglais prévaut.