Acuerdo a Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) con UNICEF Panamá con empresas especializadas en materiales impresos

ANTECEDENTES

UNICEF se encuentra iniciando un nuevo ciclo de cooperación para el periodo 2021-2025 con nuevas prioridades, en el que requiere de un acompañamiento permanente de la unidad de comunicación y de la elaboración de productos, materiales y acciones de comunicación que contribuyan a los resultados del programa. Asimismo, el

Sistema de Naciones Unidas en Panamá (SNU) cuenta con un nuevo marco de cooperación para el desarrollo sostenible paraguas para la actuación de todas las agencias, fondos y programas. La comunicación y abogacía son facilitadores de las metas de desarrollo que el país ha acordado para 2025.

Para alcanzar estas metas, la oficina de UNICEF y otras del SNU en Panamá requerirán de empresas que brinden asistencia técnica en diversas áreas de la comunicación, publicidad, marketing y organización de eventos que puedan responder a las necesidades que surjan a partir de la fecha de firma de los contratos y por periodo de dos años (2021-2023), de manera ágil, permitiéndoles avanzar en las metas de comunicación, abogacía y movilización que nos hemos propuesto tanto en el trabajo con las autoridades nacionales, autoridades locales, contrapartes de la sociedad civil, aliados del sector privado, universidades y otros.

A través de estos términos de referencia se convoca a empresas dedicadas a la producción de materiales impresos, a que presenten sus propuestas con miras a la firma de un acuerdo a largo plazo (Long Term Agreement –LTA) con UNICEF que también estará disponible para otras agencias del SNU.

Este LTA permitirá no sólo hacer más eficientes los procesos administrativos y de contratación, sino también facilitar y fortalecer el trabajo de los oficiales y especialistas de la unidad de programa, ya que al establecer acuerdos de largo plazo con ciertos proveedores estos aprenden más sobre el trabajo de UNICEF y la ONU acortando la curva de aprendizaje en cada proyecto, permitiendo contar con productos de mejor calidad, de manera más ágil, que responden mejor a las necesidades de las acciones de comunicación y abogacía.

La/s empresa/as seleccionadas deberán poder comprometerse en este acuerdo (LTA) por un período de dos años, y deberá/n tener disponibilidad para entregar los productos o servicios que les serán solicitados, siempre y cuando aparezcan en el listado de productos o servicios a ser solicitados por UNICEF u otra agencia de Naciones Unidas en Panamá.

OBJETIVO(S) DE LA CONSULTORÍA

Establecer un acuerdo de Largo Plazo (long term agreement – LTA) para servicios de materiales impresos.

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A SER COMPLETADAS PARA ALCANZAR EL/LOS OBJETIVO(S)

Ver Anexo A.

• UNICEF en Panamá y otras agencias del Sistema de Naciones Unidas en el país, a través de la/el Oficial de Comunicación, será responsable de la supervisión del contrato y, en coordinación con los Especialistas u Oficiales de Programas, aprobará las actividades, contenidos y productos esperados a través de esta consultoría.

PRODUCTOS ESPERADOS

Lista de productos en el Anexo A.

PERFIL REQUERIDO

• Esta solicitud de propuesta solo es válida para proveedores locales o que tengan representación legal en Panamá.
• Empresa con más de 3 años de experiencia comprobada en la producción materiales impresos similares a los solicitados en el Anexo A. Adjuntar portafolio de la empresa.
• Empresa que cuente con profesionales con buen manejo de diferentes tecnologías para la elaboración de los productos y servicios solicitados a través de estos términos de referencia.
• Empresa que cuente con personal con alto nivel de responsabilidad para entregar los productos y servicios que sean solicitados en los tiempos que han sido acordados entre UNICEF o agencia del SNU y la empresa.
• Se valorará positivamente experiencia previa de trabajo con UNICEF u otra agencia del SNU.
• Adjuntar información de contacto del punto focal e imágenes del trabajo realizado.
• Se valorará un portafolio de productos y servicios sostenibles, con materiales reciclados y no contaminantes, de preferencia sin embalajes en plástico. De ser necesario cualquier embalaje, deberá biodegradable.
• Discreción en el manejo de cuestiones y datos importantes de carácter sensible y confidencial.
• Otros: sentido de responsabilidad y cumplimiento de fechas.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Se deben presentar la propuesta técnica y económica (dos propuestas) por separado, adjuntar en el correo estas dos propuestas, si no vienen por separado o si no están incluidas las propuestas técnica y económica, automáticamente quedan descalificados por no cumplir con los criterios de selección.

Los criterios de selección están basados en un porcentaje total de 100%, sobre la base de:

• Experiencia y conocimientos especializados: 50%
  • Deberá presentar tres cartas de recomendación o evaluaciones de clientes anteriores o actuales a los que se les haya realizado proyectos similares a los solicitados en el Anexo A.
  • Deberá enviar físicamente a las oficinas de UNICEF al menos tres muestras de los materiales producidos por la empresa que demuestren su experiencia en los servicios solicitados/cotizados. Estos serán devueltos una vez finalizada la selección de proveedores.

o Experiencia mínima de 3 años, aviso de operación

• Pertinencia de la propuesta económica: 50%
  • Pertinencia de los costos por producto (debe adjuntar la tabla de costos por productos del Anexo A).

LUGAR DE TRABAJO

Ciudad de Panamá. El acuerdo es para las oficinas de UNICEF y otras agencias del sistema de Naciones Unidas en Panamá, y la persona jurídica puede ser local o internacional radicada en Panamá.

La/s empresa/s seleccionada/a no deben tener presencia física en las oficinas de UNICEF en Panamá; sin embargo, sí debe/n contar con oficinas en Ciudad de Panamá para poder acompañar físicamente reuniones, actividades u otra gestión que requiera de un acompañamiento local. Asimismo, deben contar con los sistemas y dispositivos que permitan la realización de reuniones virtuales.

COSTOS DE PRODUCTOS Y CONDICIONES DE PAGO

• Pagos contra entrega de producto(s) y a satisfacción del supervisor de UNICEF o la agencia SNU contratante en Panamá.
• Para recibir el pago será necesaria la entrega de factura original de acuerdo con la normativa vigente de Panamá.
• Los pagos se acreditarán en la cuenta del proveedor después de entregada la factura a UNICEF o la agencia SNU contratante en Panamá, de acuerdo con los términos y condiciones generales de pago de UNICEF y cada agencia del SNU.
• El pago al proveedor de acuerdo con el contrato estará sujeto al desempeño cabal y completo de las actividades y productos esperados en virtud del contrato a entera satisfacción de UNICEF o la agencia del SNU contratante en Panamá.

RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

El oferente será una persona jurídica y debe presentar una propuesta que contenga las evidencias de la experiencia y conocimientos técnicos para realizar los productos y servicios enlistados en el Anexo A, así como una propuesta económica que incluya los costos por cada producto solicitado, según las cantidades establecidas, en el Anexo A. Las propuestas deben ser presentadas en español. La propuesta técnica debe estar en archivo separado de la propuesta económica. Las empresas deben enviar firmado el Solicitation Document con los datos de la empresa que se solicitan en el documento.

Las empresas interesadas en aplicar a este proceso, por favor escribir a consultantpanama@unicef.org, para ser invitados a una reunión de homologación.

Las propuestas y documentación requerida deberán ser enviadas al correo electrónico: consultantpanama@unicef.org con referencia al número y nombre de la convocatoria a la cual está aplicando, antes de la fecha de cierre. Para cualquier consulta, contactar a través de ese mismo correo electrónico.

Las empresas preseleccionadas deberán presentar documentación financiera, que puede incluir, pero no se limita a:

1. Copia completa de sus últimos estados financieros auditados con cifras comparativas de los dos años más recientes preferiblemente firmado por la firma de contabilidad / auditor externo certificado de su Compañía.
2. Una copia del certificado de registro legal de su empresa.